Dematerializzare i documenti è più facile con Keylan

Kelyan ed InfoCamere hanno siglato un accordo che ha portato alla realizzazione di una soluzione innovativa integrata per la dematerializzazione dei documenti delle PMI, della PA e degli Studi professionali nel pieno rispetto della normativa vigente. Questo grazie all'integrazione delle rispettive soluzioni di Document Management K-Files e di Conservazione Sostitutiva a norma LegalDoc.

K-Files nasce dall'esperienza ventennale nelle problematiche dei processi aziendali e dell'archiviazione documentale. Una delle sue caratteristiche salienti è infatti la forte integrazione con i sistemi ERP.
L'architettura del prodotto fa sì che tutti i documenti vengano memorizzati in una struttura centralizzata, resi disponibili a più stazioni di lavoro e visualizzati o modificati solo dagli utenti autorizzati. La struttura del software permette l'archiviazione elettronica dei documenti provenienti da sistemi ERP nazionali e internazionali, evitando la scansione dei documenti cartacei e riducendo drasticamente i tempi e le incombenze del personale.

LegalDoc di InfoCamere è il sistema di conservazione a norma di legge dei documenti che permette di mantenere e garantire nel tempo l'integrità, l’autenticità e la disponibilità di un documento informatico.

Grazie all’integrazione tra le due applicazioni, tutti i documenti memorizzati in K-Files possono essere conservati a norma di legge, con la massima semplicità, utilizzando le funzionalità e le garanzie di LegalDoc.

I vantaggi ed i benefici in termini economici ed organizzativi apportati dall’adozione della soluzione integrata K-Files/Legaldoc sono immediatamente percepibili dall’utente in termini di:

• Aumento dell’efficienza: la produttività è aumentata riducendo drasticamente i tempi di ricerca, localizzazione e consultazione dei documenti che vengono riprodotti, smistati, spediti e collegati alle procedure gestionali senza movimentazione cartacea
• Abbattimento dei costi: la gestione completamente elettronica dei documenti permette l'abbattimento dei costi percepiti e non (stampa, fotocopie, toner delle stampanti, classificatori, etichette, ecc.), tipici della conservazione cartacea.
• Riduzione degli spazi ed aumento della sicurezza: la conservazione elettronica dei documenti permette sensibili risparmi in termini di spazio fisico e costituisce una garanzia contro il degrado negli anni dei documenti.
• Conservazione a norma nel tempo dei documenti informatici all'origine: LegalDoc permette di conservare a norma un documento digitale, gestendo tutte le problematiche connesse alla sua validità nel tempo (gestione della firma e della marca temporale).

Importante punto di forza della soluzione proposta è la delega completa delle responsabilità della conservazione: InfoCamere, in qualità di Responsabile della conservazione, si impegna infatti a conservare i documenti inviati da K-Files a LegalDoc secondo le procedure prescritte dalla delibera CNIPA 11/2004. Viene quindi meno l’esigenza di nominare e formare un responsabile interno della conservazione che si dovrebbe accollare tutte le responsabilità connesse.
Le disposizioni legislative in materia di conservazione sostitutiva dei documenti comporteranno considerevoli risparmi per le imprese che le sapranno adottare.