CNIPA e la gestione documentale

Circa 60 milioni di Euro l’anno potrebbero essere risparmiati nelle spese di affrancatura postale dei 100 milioni di documenti scambiati tra le amministrazioni pubbliche centrali se ci fosse un uso diffuso e generale del protocollo informatico. Il dato è emerso in un convegno promosso dal CNIPA-Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica amministrazione, nel corso del quale è stato presentato un rapporto sulla diffusione del protocollo informatico nella Pubblica Amministrazione.

L’utilizzo della posta elettronica certificata per veicolare documenti da e verso i privati consente un ulteriore sensibile risparmio economico. Inoltre permette di spedire e ricevere un documento informatico in una qualsiasi data e ora dell’anno da una qualunque postazione collegata ad una rete telematica.
Il rapporto del CNIPA ha inoltre messo in evidenza che

• il 42% delle amministrazioni pubbliche (+9% sul 2004) ha progetti di protocollo informatico già conclusi o in corso di completamento
• ma la digitalizzazione delle procedure di protocollo ha riguardato poco meno del 40% della totalità dei documenti
• percentuale che scende al 23% se si considerano i documenti archiviati in modalità elettronica

Insomma, è ancora lunga la strada per il raggiungimento del traguardo. Così che il 98% della documentazione trattata dalle amministrazioni centrali, ossia circa 160 milioni di documenti, è ancora cartacea e gli scambi di documentazione avvengono con strumenti tradizionali.
I benefici si consolideranno ulteriormente andando a determinare risparmi dal 40 al 70% rispetto ai costi attuali di gestione del protocollo tradizionale, con la sua progressiva estensione a tutte le amministrazioni pubbliche, comprese quelle locali ed in particolari quelle di piccole dimensioni, che attualmente ripartiscono gli oneri del protocollo tradizionale su una platea più contenuta di abitanti e, quindi, con costi percentuali maggiori.
La rilevazione del CNIPA relativa al 2005 ha interessato tutte le amministrazioni centrali (il 61% in più sul 2004) ed oltre 650 mila dipendenti (+97%), raggiungendo così il 92% del personale complessivo della Pubblica amministrazione centrale.