Il riversamento dei documenti analogici e digitali

Prima di analizzare dettagliatamente il processo di riversamento dei documenti, è opportuno riassumere le attività che lo precedono, ossia, quelle relative alla conservazione sostitutiva. A tale proposito, le regole tecniche, per la riproduzione e conservazione, sono contenute nella deliberazione Cnipa (Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione) n. 11 del 19 febbraio 2004 (di seguito delibera), che sostituisce integralmente la precedente deliberazione Aipa (Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione) n. 42 del 13 dicembre 2001.

Per quanto concerne il processo di conservazione sostitutiva, la delibera prevede che:

• la conservazione sostitutiva dei documenti informatici avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica degli stessi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione
• la conservazione sostitutiva dei documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine (ottenuta solitamente attraverso un processo di acquisizione tramite scanner) su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica degli stessi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione.

L'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione si rende necessaria per attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione.

I documenti conservati su supporti di memorizzazione idonei a garantire la conformità agli originali possono essere riprodotti mediante due procedure di riversamento: diretto e sostitutivo.
Per quanto riguarda le modalità operative del processo di riversamento, non essendo le stesse disciplinate dal Dm 23 gennaio 2004, occorre far riferimento alle disposizioni contenute agli articoli 1, lettere n) e o), 3, comma 2, e 4, comma 4, della delibera.

Riversamento diretto

Il riversamento diretto può essere realizzato liberamente dal responsabile della conservazione, in quanto la delibera non prevede, al riguardo, specifiche prescrizioni formali. Esso consiste nel trasferimento di uno o più documenti conservati da un supporto di memorizzazione a un altro, senza modificare la loro rappresentazione informatica.
Si tratta, ad esempio, della generazione di copie di sicurezza da parte del responsabile della conservazione, come disposto dall'articolo 5, comma 1, della delibera. Con il riversamento diretto viene effettuata quella che in termini tecnici viene definita clonazione del supporto, ossia, viene generato un supporto identico sia nel contenuto che nella rappresentazione dei file.



Riversamento sostitutivo

A differenza del riversamento diretto, il riversamento sostitutivo è espressamente disciplinato dalla delibera, con l'articolo 3, comma 2, per quanto riguarda i documenti informatici, e con l'articolo 4, comma 4, per quanto concerne i documenti analogici.
Il riversamento sostitutivo, nel trasferimento di uno o più documenti conservati da un supporto di memorizzazione a un altro, modifica la rappresentazione informatica del suo contenuto. Si tratta, in questo caso, di un aggiornamento tecnologico dell'archivio informatico, in quanto non è più conveniente mantenere nel tempo il formato di rappresentazione digitale dei documenti originariamente conservati. Il processo si conclude con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione.

Qualora il riversamento riguardi documenti analogici originali unici (documenti dei quali non è possibile risalire al contenuto degli stessi attraverso altre scritture di cui sia obbligatoria la conservazione), il processo si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale.
Si precisa che dal 1° gennaio 2006 le disposizioni in materia di documento informatico sottoscritto ai sensi dell'articolo 10 del Dpr 445/2000 sono state abrogate dal Dlgs 82/2005 "Codice dell'Amministrazione digitale", di conseguenza la definizione di documento informatico si ricava dalle disposizioni recate dall'articolo 20 del sopra citato codice. Pertanto, essendo i documenti informatici assimilati a quelli digitali generati da documenti analogici originali unici, il processo di riversamento sostitutivo di tali documenti si perfeziona con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale.
Si evidenzia, infine, che il documento informatico sottoscritto con firma digitale ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 cc, ovvero fa piena prova, fino a querela di falso.



Il pubblico ufficiale

La funzione del pubblico ufficiale consiste nell'attestare la conformità di quanto memorizzato al documento di origine. Si ritiene, viste le operazioni da porre in essere, qualora sia necessaria la presenza del pubblico ufficiale, che lo stesso partecipi attivamente al processo di conservazione o a quello di riversamento. Oltre al notaio, per pubblico ufficiale si intendono anche il cancelliere, il segretario comunale e il funzionario incaricato dal sindaco che provvede ad autenticare le copie dei documenti. Mentre, per quanto riguarda le pubbliche amministrazioni, il ruolo del pubblico ufficiale è svolto da un soggetto della stessa amministrazione, a esclusione del dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti.

di Gaetano Silipigni
FiscoOggi.it