La fatturazione elettronica nella PA è possibile, e può contagiare anche le imprese

(segue dall'articolo Fatturazione elettronica obbligatoria per le forniture alla Pubblica Amministrazione)

Se la proposta di legge sarà approvata, l'Italia sarà il secondo paese dopo la Danimarca ad imporre l'uso della fatturazione elettronica per le transazioni con la pubblica amministrazione.

Le fatture elettroniche “B2G” rappresentano un po’ meno del 10% del totale, una massa critica sufficiente per farne esplodere l’uso – finora assai limitato – anche fra le imprese.

In Danimarca l’esperimento, pur positivo, ha deluso le aspettative. Il traguardo del 100% di fatture elettroniche verso la PA è stato superato oltre un anno, ma la percentuale di fatture elettroniche scambiate fra privati è ancora inferiore al 10%.

In Italia l’obiettivo è di fare molto meglio e molto prima.

Anche in termini di tempistica la proposta di legge italiana è molto più ambiziosa della legge danese, che lasciò oltre due anni per il passaggio. L’obiettivo è luglio 2008.

In questo caso dare troppo tempo al tempo non serve a nulla, anzi farebbe danno. La deadline, insieme alla legittima aspettativa che anche le altre aziende si stanno attrezzando per inviare e per ricevere fatture elettroniche agisce come sprone indispensabile per accelerare il processo.

Sei mesi sono più che sufficienti per attrezzarsi ad inviare fatture elettroniche. In buona parte dei casi, con gli strumenti giusti, probabilmente bastano 60 minuti.

Sei mesi possono invece essere pochi per implementare i sistemi necessari per trattare automaticamente le fatture elettroniche ricevute e sfruttarne appieno il potenziale di risparmio.

Per questo è necessario prevedere modalità multiformato che permettano al ricevente di continuare a trattare le fatture ricevute in formato elettronico esattamente allo stesso modo di come oggi tratta le fatture cartacee ricevute per posta.

Uno dei motivi del parziale insuccesso dell’esperimento danese è stata la scelta imporre la fatturazione elettronica “monoformato”. In Danimarca le fatture elettroniche devono essere trasmesse in un unico formato, l´XML.

Un file XML è fatto per essere letto da una macchina, non da un umano. L’umano preferisce un pdf.

Il risultato del dictat danese è stato che ricevere fatture elettroniche è cosa tendenzialmente “sgradita” a tutte le aziende – tantissime - il cui sistema gestionale non è in grado di ricevere in input fatture passive XML. Questi signori, per poterle visualizzare e trattare come fatture cartacee, dovrebbero utilizzare uno strumento (lo stylesheet) ostico alla maggior parte degli utenti.

Anche la decisione del governo danese di imporre una fattura elettronica monostandard non ha aiutato la diffusione della fatturazione elettronica fuori dal mondo B2G.

Per monostandard ci si riferisce al fatto che in Danimarca le fatture XML devono essere inviate in uno standard XML “danese”, l´OIOXML.

In principio, sarebbe certamente meglio se tutte le aziende utilizzassero uno standard XML comune.

Visto che ci siamo, tanto vale puntare ad uno standard europeo, se non mondiale, che “copra” anche le transazioni crossborder.

Non per nulla la Commissione Europea anche con il supporto dell'ACBI - Associazione per il Corporate  Banking Interbancario, associazione costituita in ABI -  ha promosso l´elaborazione di uno standard internazionale ISO che dovrebbe essere perfezionato nei prossimi diciotto mesi.

Nel frattempo però, a detta degli stessi esperti ISO, l´unico approccio possibile è il cosidetto “any-format-in&any-format-out”. Quindi invece di imporre a tutte le aziende di “imparare” un particolare standard XML, lasciarle libere di utilizzare il formato di input e di output a loro più adatto e mettere un pezzo software in mezzo a fare da traduttore.

È evidente, in proposito, che il “formato out” più pratico per moltissime aziende non potrà essere altro che il file di stampa delle loro fatture.

La terza caratteristica, da non copiare, dell’esperimento danese è stata la “multicanalità” di strade per inviare le fatture elettroniche alla PA.

Per “multicanalità” si intende la possibilità di inviare fatture elettroniche alla PA non solo direttamente dal proprio gestionale, ma anche passando attraverso servizi esterni di scanning, che provvedono a trasformare le fatture cartacee in fatture XML ed a inviarle al destinatario.

Per chi invia, il modo più pratico di “dematerializzare” le proprie fatture B2G è stamparle e inviarle per posta ad un servizio di scanning esterno che oltretutto è gratuito e sovvenzionato dallo stato.

Non c’è grande incentivo ad installare un modulo software sul proprio gestionale che permetterebbe di generare e inviare direttamente fatture in formato elettronico a tutti i clienti, ma richiederebbe una spesa ed un impegno molto maggiore.

Per chi riceve, vale il contrario. Una fattura elettronica prodotta tramite scannerizzazione contiene generalmente fra il 5 e il 10% di errori di interpretazione che devono essere individuati e corretti manualmente.

Se così non fosse, nessuno parlerebbe più di fatturazione elettronica, e tutti avrebbero installato un bello scanner intelligente per interpretare le proprie fatture passive. Sfortunatamente nessuno scanner è intelligente a sufficienza per gestire l´infinita variabilità delle fatture cartacee.

Tutto ciò è chiaro oggi, ma lo era molto meno nel 2004 quanto la Danimarca ha avviato il suo esperimento. Alcune start-up scandinave hanno sfruttato questi anni per mettere a punto prodotti che consentono di superare i problemi descritti.

Si tratta di software “plug-in” che si installano con molta facilità senza toccare il gestionale. Questi prodotti vanno a catturare i dati della fattura direttamente nello spool di stampa. Poiché si “cattura”, non si “interpreta” il carattere, il dato trasmesso è “error free”. 

Questi prodotti permettono al ricevente di decidere sia il formato che lo standard nel quale vuole ricevere la fattura, rendendo molto più facile la transizione fra gestione manuale e gestione automatizzata del ciclo passivo.

Il passaggio dei documenti elettronici generati da tali pacchetti attraverso un operatore terzo di fiducia che gestisce tutti gli aspetti legati alla firma elettronica e alla conservazione sostitutiva risolve il problema della compliance legale nel modo più semplice ed efficace.

Chi invia fatture si sgrava di tutta la complessa problematica legata al rispetto della normativa in tema di fatturazione elettronica. L’amministrazione pubblica ha il vantaggio di ricevere le proprie fatture elettroniche passive attraverso un numero limitato di controparti fidate, e ha la certezza che quanto ricevuto è nel formato corretto.

Insomma l’infrastruttura è pronta, e i prodotti esistono. Luglio non sembra poi così impossibile…

Fabio Annovazzi Optiinvoice.it