Alcuni consigli per una newsletter professionale

Per l’invio di newsletter periodiche deve innanzitutto esserci un piano editoriale di base che va programmato e che abbia degli obiettivi misurabili in termini di traffico ottenuto e di risposta commerciale. Infatti, con una pianificazione precisa dei contenuti in funzione degli obiettivi di marketing e di vendita, si aumenta notevolmente l'efficacia della newsletter.

Riassumiamo qui di seguito le caratteristiche della comunicazione via e-mail sul piano dei contenuti e dell’organizzazione:

• Comunicazione breve e d’impatto: sintetizzare un concetto e dare la possibilità di ulteriori approfondimenti sulla singola notizia tramite un link.
• Attirare l’attenzione: inserire novità e informazioni che siano di reale interesse per l’utente
• Dare informazioni corrette e mai ingannevoli
• Forma del testo: bisogna fare attenzione agli errori di battitura, se presenti sono segno si scarsa serietà. Una volta aperta la newsletter, i destinatari la leggeranno con maggiore o minore attenzione a seconda di come è scritta, di come sono distribuite le notizie, di quanto sia chiara la comunicazione.
• Uniformità di stile: deve esserci sempre coerenza nel modo di rapportarsi all’utente: se ci si rivolge dando del tu, se si usa uno stile colloquiale o formale, se si utilizza un tono “strillato” o più pacato, eccetera.
• Rispettare la periodicità: la cadenza settimanale o mensile va sempre rispettata e, inoltre, se ci sono invii speciali fatte per occasioni particolari (ad esempio le festività), deve essere segnalato, così come se ad esempio per il periodo estivo la comunicazione verrà interrotta. I risultati di una newsletter aumentano se la comunicazione avviene a intervalli di tempo regolari, in modo che i destinatari si abituino a ricevere informazioni via email da quel mittente.
• Dare importanza al momento dell’invio: le persone leggono le e-mail prevalentemente in determinati giorni e orari, per cui, a parità di condizioni, il momento dell'invio influenza i risultati e varia in funzione del target.
• Inserire contenuti aggiornati: a questo scopo è utile indicare sempre la data d’invio.
• Facilitare l’interazione con il sito di riferimento: sono in questi casi utili i link a specifiche pagine in cui viene approfondita la news o dove si può direttamente fare l’acquisto del prodotto in promozione.
• Oggetto coerente ed accattivante: l’oggetto è la prima cosa che i destinatari delle newsletter vedono e in base ad esso decidono se aprirla e leggerla, oppure cancellarla.
• Privacy: rispettare sempre la legge sulla privacy e fornire la possibilità di disabilitazione al servizio riportando un’apposita dicitura in fondo all’e-mail. La legge sulla Privacy prevede che il destinatario possa in ogni momento cancellarsi dalle newsletter, e la procedura è utile che sia semplice, intuitiva e possibilmente automatica. Se l'utente non riesce a cancellarsi, a causa della procedura poco chiara o non funzionante, può fare una denuncia al Garante della Privacy.
• Informazioni sul sito: aggiungere sempre indirizzo Web e contatti e-mail. I vari destinatari, sia che siano clienti che potenziali clienti, hanno una conoscenza non omogenea dell'azienda che spedisce la Newsletter, e una sezione 'chi siamo' in fondo al testo, con dei link alle principali sezioni del sito, contribuisce ogni volta a ricordare di cosa si occupa l'azienda e al cross selling e up selling di prodotti e servizi.
• Gli allegati: per approfondire determinati argomenti della Newsletter, è spesso utile e talvolta indispensabile fornire anche file allegati, quali, ad esempio, Acrobat PDF, Word, Excel e Power Point, senza però appesantire troppo, in termini di occupazione di spazio, la dimensione dell'email.
• Inserimento dei link in funzione all’obiettivo: i destinatari decidono in pochi secondi dall'apertura della Newsletter su quali link al suo interno cliccare, per approfondire gli argomenti di loro interesse. Di conseguenza, la scelta dei vari link da inserire e del dove posizionarli, va fatta con molta attenzione, di volta in volta in funzione degli obiettivi di comunicazione, di marketing e di vendita.
• Formato testo o Html: ciascuna delle due alternative ha dei vantaggi e degli svantaggi; la scelta dipende sia dal target che dall'obiettivo della comunicazione. Una volta scelto il formato, è utile conoscerne in dettaglio le caratteristiche, conoscendo gli errori da evitare e come usarlo in modo ottimale.

Laura Francesconi

Laura Francesconi lavora presso Hoplo ed è Responsabile Marketing della piattaforma di email marketing Infomail. Opera da anni nel settore internet in Italia.

Hoplo nasce dalla decisione di un team collaudato di mettere a frutto ed a beneficio della propria clientela un know-how esclusivo nel settore delle soluzioni web-based. Hoplo è un team di lavoro specializzato nell'ottimizzazione di processi operativi e di comunicazione di aziende, enti e istituzioni. L'uso di tecnologie allo stato dell'arte garantisce ai nostri clienti l'ottenimento di vantaggi competitivi oggettivi ed il conseguimento di risultati tangibili e misurabili. Sostenere le imprese, gli enti e le istituzioni clienti nel conseguimento degli obiettivi di ottimizzazione e razionalizzazione delle loro attività e delle loro funzioni operative, attraverso la creazione di soluzioni e servizi tecnologici web-based.