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Oggigiorno, l’importanza delle e-mail in ambito comunicativo è enorme, sia dal punto di vista strategico sia da quello d’immagine. Può definirsi: “il trait d’union che collega l’impresa al consumatore finale”, e permette l’invio di informazioni mirate, in grado di fare la differenza in un ambito che è sempre più competitivo.

Tale strumento, però, porta con sé caratteristiche specifiche che rendono il suo impiego delicato, nonché sottoposto a un preciso processo di valutazione per un suo utilizzo consapevole.
La normativa che disciplina le informazioni commerciali inviate tramite mail è abbastanza severa, e vieta l’utilizzo di quella pratica definita spamming, cioè l’invio di email non richieste.
Ma, l’esperienza comune indica come la presenza di questa normativa non impedisca alle nostre caselle di posta di essere giornalmente invase da e-mail spazzatura.
E, sicuramente, non è un buon motivo per esporre la nostra azienda ai danni d’immagine che lo spam provoca: l’e-mail marketing deve essere uno strumento che offre un servizio aggiuntivo e non un mezzo di disturbo!

I notiziari, o come vengono chiamati in gergo anglosassone, le newsletter possono definirsi un prodotto comunicativo inviato periodicamente tramite e-mail a scopo promozionale. Questi, possono essere utilizzati proficuamente per trasformare potenziali clienti in clienti effettivi o per fidelizzare quelli attuali.

Un sistema di newsletter può essere efficacemente adottato, non solo per le comunicazioni dell’azienda verso l’esterno, ma anche per la divulgazione di informazioni ai propri dipendenti. In questo caso, la newsletter assume la funzionalità di favorire le relazioni tra gli uffici, informare il personale sulle strategie e gli obiettivi dell’azienda e motivare i singoli elementi alla collaborazione interna.

Se sottoposto ad una progettazione diligente, l’invio di notiziari tramite posta elettronica ha una sua ottima valenza: le statistiche, infatti, dicono che tale modalità comunicativa è di dieci volte più efficace di un banner, e permette di raggiungere un pubblico molto più esteso.
C’è da far presente, comunque, che tale mezzo informativo, ultimamente, sta perdendo un po’ della sua efficacia, a causa dell’imperversare dello spam, e per la conseguente difficoltà di fare apparire il proprio messaggio come interessante per l’utente finale.
Inoltre, la presenza di motori antispam installati presso i server che smistano la posta, fa sì che diventi sempre più difficile raggiungere il destinatario finale della comunicazione.

L’utilizzo di un programma per la gestione della posta elettronica per l’invio della nostra newsletter è il passo fondamentale per raggiungere tutti i destinatari se non si vuole utilizzare un servizio web-based. Microsoft Office Outlook mette a disposizione un componente aggiuntivo, il Business Contact Manager che offre potenti funzionalità di gestione dei clienti e dei contatti per migliorare le attività di vendita e marketing ed offrire un servizio clienti migliore, e grazie al quale è possibile valutare il tipo di interesse creato da una campagna di marketing per posta elettronica. Se ne può fare il download da www.edmaster.it/url/117. Per il semplice invio di una newsletter periodica, comunque, è possibile anche ricorrere alla sola creazione di una lista di distribuzione. Vediamo come fare.
Una nuova voce La prima cosa da fare è creare l’elenco dei contatti da inserire nella lista. Facciamo clic su Strumenti/Rubrica. Selezioniamo la voce File/Nuova voce, scegliendo poi, nella finestra di dialogo che appare, la voce Nuova lista di distribuzione. Salviamo la lista appena creata. Premiamo OK per confermare le nostre scelte.	I contatti e l’invio Possiamo prelevare i contatti preesistenti nella rubrica facendo clic su Selezione membri. L’invio deve essere fatto inserendo il nome del gruppo come CCN. Se tale campo non è visibile, nel gruppo Campi della scheda Opzioni messaggio, facciamo clic su Mostra Ccn.