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Dieci, cento, mille indirizzi... (2° parte)


Quando si deve stampare più volte lo stesso documento modificando solo i dati del destinatario, farlo manualmente diventa monotono e stancante. A volte impossibile! Ma un’alternativa c’è: la Stampa unione
di Francesco Forestiero | 29 ottobre 2008
Aprire un doc



Si supponga di voler comunicare tramite posta elettronica i giorni di chiusura aziendale a tutti i propri dipendenti. Si sfrutta la stampa unione di Word 2007 collegandola all’origine dati rappresentata dalla rubrica di Outlook 2007, contenente gli indirizzi necessari. Aprire un nuovo documento avviando Word.
 Iniziare la stampa unione



Aperto il documento occorre avviare la stampa unione. Pertanto nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere fare clic su Inizia stampa unione. Il modo più semplice di iniziare è ricorrere alla procedura guidata. Quindi tra le varie opzioni disponibili fare clic su Creazione guidata Stampa unione.
Tipo di documento



La creazione guidata apre una finestra di supporto sulla destra del documento. Per il caso in esempio al primo passaggio scegliere Messaggi di posta elettronica quindi fare clic su Successivo in basso a destra. Al secondo passaggio decidere se iniziare dal documento corrente o da uno esistente oppure da un modello.		 Elenco destinatari



L'elenco dei destinatari può essere selezionato da un elenco esistente, può essere creato al momento o, come in questo caso, importato dalla rubrica di Outlook. Per cui selezionare Seleziona dai contatti di Outlook e fare clic su Scegli cartella Contatti. Nella finestra che si apre scegliere la cartella.
Composizione messaggio



I contatti della cartella scelta possono essere filtrati, ordinati o esclusi. Successivamente si passa alla composizione del messaggio. Scrivere pertanto quanto occorre comunicare, quindi posizionare il cursore all’inizio e cliccare a destra su Formula di apertura. Scegliere la formula desiderata e cliccare su OK.		 Anteprima risultati



La formula di apertura è contenuta in un campo che è personalizzato per ogni messaggio in base al destinatario, come è possibile notare nell’anteprima al passaggio cinque. A questo punto è ancora possibile modificare l’elenco cliccando su Modifica elenco destinatari. Ancora possono essere filtrati, ordinati o esclusi.
Completamento



A questo punto si è pronti per completare il processo di stampa unione. Nell’ultimo passaggio fare clic su Posta elettronica. Nella finestra che si apre inserire l’oggetto del messaggio di posta elettronica quindi fare clic su OK per terminare. Il messaggio è a tal punto spedito a tutti i contatti selezionati.		 Un altro esempio



Vediamo ora come realizzare una stampa unione senza ricorrere alla procedura guidata. Supponiamo di voler stampare degli inviti per un colloquio lavorativo. Per prima cosa creare il documento principale, lasciando vuoti degli spazi per i campi variabili come ad esempio i dati personali e l’orario del colloquio.
Creazione elenco



Scritto l’invito nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere fare clic su Inizia stampa unione e scegliere Lettere. Successivamente nello stesso gruppo fare clic su Seleziona destinatari e scegliere Crea nuovo elenco: nel caso in esempio è lecito pensare di non disporre già di un elenco destinatari.		 Personalizzazione campi
Nella finestra che si apre per prima cosa fare clic su Personalizza campi. Successivamente tramite i pulsanti Aggiungi e Rimuovi rimuovere ed aggiungere i campi che ci interessano. Per esempio i campi NomeSocietà, Città e Numero civico non servono; aggiungere invece campi Mansione, Orario, Giorno.
Inserimento destinatari



Scelti i campi non resta che inserire, in base alle colonne selezionate, i dati relativi ad ogni singolo destinatario cliccando ripetutamente su Nuova voce. Una volta terminato è richiesto si salvare l’elenco appena creato, che è salvato come una tabella di database di Access e resta disponibile per nuovi utilizzi.		 Ultimi passaggi
Posizionarsi con il cursore nei punti della lettera lasciati vuoti e cliccando su Inserisci campi unione inserire i campi definiti. Questi sono visualizzati con un’etichetta generica e sono poi personalizzati con i dati di ogni singolo destinatario. In ultimo cliccare su Finalizza e unisci e stampare il documento.

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