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Gestire la corrispondenza in ufficio con un DB (2° parte)

Arrivano ogni giorno lettere, fax, buste e pacchi? Niente paura, ti spieghiamo come creare un DB Access con cui tenere traccia e gestire con semplicità ogni foglio che entra o esce dalla tua azienda

di Francesco Forestiero | 29 ottobre 2008

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Creare un database Dopo aver avviato Microsoft Access 2007 fare clic su Database vuoto nella sezione Nuovo database vuoto. In basso sulla destra digitare un nome significativo, ad esempio dbGestioneCorrispondenza, quindi scegliere la destinazione del salvataggio dalla piccola icona gialla a destra del nome e fare clic su Crea.	La prima tabella Creato il database il programma genera una prima tabella, che può essere sfruttata per registrare la posta in entrata. La prima cosa da fare è definirne i campi. Per cui fare clic destro su Tabella1 e selezionare Visualizzazione Struttura; alla richiesta di salvare la tabella con nome digitare TabPostaInEntrata.
Campo identificativo Il primo campo è ID, di tipo contatore con proprietà Intero lungo, Incremento e Si (Duplicati non ammessi): questo per identificare univocamente il documento. Tale campo deve essere anche chiave primaria. Per impostarlo tale fare clic su Chiave primaria nel ribbon Strumenti della scheda Progettazione.	Data, mittente, oggetto Per una corrispondenza è necessario conoscere data di ricezione, mittente e oggetto. Per cui inserire un campo chiamato Data di tipo Data/ora, un campo Mittente di tipo Testo e un campo Oggetto. Si possono poi aggiungere altri campi più delle descrizioni per ricordarsi a cosa ogni campo si riferisce.
La seconda tabella Creare ora la tabella TabPostaInUscita. Dalla scheda Crea fare clic sul pulsante Tabella. Tale tabella deve avere più o meno gli stessi campi della prima tabella, con in più un campo Copia di tipo Collegamento ipertestuale che riporta il link alla cartella che contiene la copia digitale del documento.	Creazione maschera Per inserire record nelle tabelle create si sfruttano delle maschere di inserimento. Per crearne una in modo semplice e veloce si ricorre alla creazione guidata. Per avviare tale wizard dal gruppo Maschere della scheda Crea fare clic su Altre maschere quindi selezionare Creazione guidata Maschera.
Passaggi del wizard Al primo passaggio selezionare la tabella dalla casella Tabelle/query quindi i campi da visualizzare, in questo caso tutti tranne ID che è auto incrementale e non deve essere inserito dall’utente. Successivamente scegliere un layout, per esempio A colonne, e uno stile. Infine assegnare un nome alla maschera.	Altre maschere Allo stesso modo creare una maschera per la posta in uscita. Occorre poi una maschera di partenza che indirizzi verso una delle precedenti. Per cui dal gruppo Maschere della scheda Crea fare clic su Maschera vuota quindi nella scheda Formato cliccare su Visualizza e scegliere Visualizzazione Struttura.
Aggiunta di pulsanti Dal gruppo Controlli selezionare un pulsante e aggiungerlo nella maschera: si apre un wizard. Selezionare Operazioni su maschere in Categorie quindi Apri maschera in Azioni. Associare la maschera della posta in ingresso, un testo e un nome per il comando. Stessa cosa per il pulsante della posta in uscita.	Maschera di avvio A questo punto salvare la maschera con il nome Avvio e impostarla coma maschera di avvio dell’applicazione. Per fare ciò cliccare sul pulsante di Office e scegliere Opzioni di Access. Cliccare su Database corrente e scegliere Avvio dalla casella Visualizza Maschera. Fare clic su OK per terminare.
Collegare le maschere Fra le due maschere di protocollo non c’è un modo per passare da una all’altra direttamente. Per ovviare a questo problema aprire una delle due maschere e passare alla visualizzazione Struttura quindi aggiungere un pulsante con apertura dell’altra maschera come azione associata. Stessa cosa per l’altra maschera.	Uso dell’applicazione L’uso del programma è semplice: un pannello con due pulsanti e la possibilità di scegliere se protocollare la posta in entrata o quella in uscita. Effettuata la scelta si apre la maschera di inserimento corrispondente; nella stessa c’è un altro pulsante che permette di passare all’altra opzione in qualsiasi momento.

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microsoft, office, software,

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