Videoconferenza, un vantaggio se le aziende sono pronte a coglierlo

Alcuni degli ostacoli evidenziati da chi non sta adottando tecnologie di videoconferenza comprendono la mancanza del contatto umano e il costo elevato della tecnologia.

• Circa un quarto delle aziende intervistate ha espresso dubbi sul fatto che le videoconferenze siano troppo impersonali per effettuare riunioni confortevoli e proficue.
  
• Inoltre, più di un quarto delle imprese è preoccupata dei costi iniziali per adottare la tecnologia o dei tempi e dei costi necessari per migrare i propri sistemi a soluzioni di videoconferenza più avanzate.

Denis Planat, Chief Operating Officer di Easynet Global Services, è convinto che "il risparmio di denaro e il miglioramento dell'efficienza sono obiettivi comuni alle imprese di tutto il mondo, ma il potenziale della videoconferenza nel supportarli è stato spesso trascurato. Storicamente le preoccupazioni per il costo, la complessità e la qualità di queste soluzioni hanno rappresentato un freno rispetto agli incontri virtuali, ma la tecnologia oggi disponibile è in grado di superare queste sfide e di trasformare il nostro modo di lavorare."

Il sondaggio evidenzia inoltre come molte delle imprese che hanno già adottato la tecnologia non la stanno utilizzando al meglio, con il 21% che ritiene le videoconferenze troppo complicate.
Planat aggiunge: "Noi vediamo che molte aziende non sono in grado di sfruttare al massimo le potenzialità della tecnologia, dal momento che alcune persone trovano che sia ancora troppo difficile impostare e gestire una videoconferenza. D’altra parte molte aziende stanno abbandonando la gestione dei propri sistemi di videoconferenza per rivolgersi a fornitori di servizi gestiti, affinché i dipendenti possano concentrarsi sulla realizzazione di una riunione produttiva, anziché sulla tecnologia."

Tra i vantaggi indicati da parte delle aziende che stanno attualmente utilizzando o che considerano di adottare una soluzione di videoconferenza in futuro vi sono la riduzione dei costi, tempi di risposta e processi decisionali più rapidi, oltre a benefici per l’ambiente.

Oltre il 60% delle aziende europee, e il 59% di quelle italiane, considera che durante questo frangente di crisi economica la possibilità di tagliare le spese relative ai viaggi è stata la ragione principale per adottare tecnologie di videoconferenza. Easynet stessa dopo aver implementato la soluzione di videoconferenza ha visto calare i costi dei viaggi del 20% con un ritorno dell’investimento (ROI) in meno di 12 mesi.

Oltre alla riduzione dei costi di viaggio, il potenziale risparmio del tempo perso nelle trasferte è una prospettiva allettante per il 59% delle aziende Europee intervistate, che in Italia arriva al 64%, oltre alla possibilità di pianificare riunioni con un breve preavviso, cosa gradita in particolare da quanti hanno risposto di essere interessati ad aumentare la produttività nell’utilizzo del loro tempo.

Relativamente alla propensione nei confronti delle tecnologie virtuali, l’impatto sull’ambiente dei viaggi di lavoro è un altro fattore importante, secondo il 31% delle aziende, sottolineando il fatto che la riduzione delle emissioni di CO² è un vantaggio estremamente significativo di questo servizio. 

La ricerca “Face to Phase: The convergence of business travel and virtual meetings“ raccoglie ed esamina i risultati di un’indagine online effettuata da Easynet Global Services in collaborazione con Toluna. Nei mesi di ottobre e novembre 2008 sono stati intervistati manager aziendali sulle loro opinioni a proposito dei viaggi di lavoro e delle soluzioni di videoconferenza. 716 intervistati hanno preso parte alla ricerca in Germania, Regno Unito, Francia, Italia, Spagna, Paesi Bassi, Belgio e Svizzera. La ricerca è stata condotta nelle rispettive lingue locali.