Meno costi e più produttività? Incominciamo a ridurre i viaggi non indispensabili. E' anche il modo più diretto per "essere green": meno spostamenti, meno carburante, meno usura di mezzi, meno aerei, meno tempo "sprecato" negli aeroporti, più sicurezza standosene in ufficio e non in giro. E via di questo passo. L'alternativa migliore e che sempre più si sta affermando è la videoconferenza che permette di ridurre le trasferte e i costi relativi fino al 30%, senza far perdere in efficacia le riunioni a distanza.
Ne parliamo con Michele Dalmazzoni, country manager di Tandberg Italia, azienda specializzata in soluzioni di telepresenza e videoconferenza.

"Le principali organizzazioni pro-ambiente sottolineano come il video rappresenti un’efficace tecnologia “green” per ridurre il riscaldamento globale. The Natural Conservancy ad esempio cita la video conferenza fra “Le cose facili che puoi fare per aiutare il nostro clima”, mentre il WWF ha pubblicato due report che dimostrano come il video abbia significativamente ridotto le emissioni di anidride carbonica. Oltre ai benefici relativi al clima, la videoconferenza permette di ottenere risultati misurabili per aiutare la propria azienda a fare di più con meno. TNT, il principale spedizioniere in Europa, ha implementato il video come parte del suo programma Planet Me. Oltre ai vantaggi ambientali, l’azienda stima di ridurre i viaggi del 20% e di risparmiare 11 milioni di euro in quattro anni. Questi risultati sono alla portata di tutte le aziende".

E dunque che cosa conviene fare?

Dalmazzoni ha giusto pronti 10 suggerimenti utili per ottenere vantaggi nel business e ridurre l'impatto ambientale grazie proprio alla telepresenza e alla videoconferenza:

1 - Telelavoro – Permettere ai dipendenti di lavorare da casa pur rimanendo completamente integrati nell’ambiente di lavoro con una connessione faccia a faccia. In questo modo è possibile risparmiare sui costi immobiliari e operativi, aumentando al contempo la produttività e il morale dei dipendenti che non devono trascorrere ore ed ore nel traffico.

2 - Accesso alla competenza di esperti remoti – Mettere in comunicazione video clienti e dipendenti con esperti e consulenti indipendentemente dalla propria posizione geografica permette di risparmiare tempo e denaro, riduce le emissioni di anidride carbonica, e migliora la soddisfazione e la fidelizzazione della clientela.

3 - Meeting internazionali – Sia che si tratti di riunioni al vertice o di meeting aziendali, non è necessario prendere un aereo. Basta entrare in sala riunioni o effettuare una rapida videochiamata dal proprio desktop per un incontro ‘di persona’.

4 - Briefing Center - La comunicazione video riunisce responsabili dell’ufficio acquisti, clienti, forza vendita e tecnici in tempo reale e senza la necessità di viaggiare per facilitare la collaborazione e il processo decisionale.

5 - Equilibrio vita privata/lavorativa – I dipendenti che passano molto tempo in viaggio sono spesso più soggetti a stress e a cali di produttività e di soddisfazione. Il video elimina tutto ciò.

6 - Formazione a distanza – Quando scuole e strutture di formazione si mettono in comunicazione video con istituzioni remote migliorano le opportunità di formazione e riducono i costi.

7 - R&D – Progettisti e ricercatori in tutto il mondo possono intrattenere video-discussioni sul design dei prodotti e sulle variazioni da apportare ad un componente, ottimizzando così i tempi di sviluppo.

8 - Team building – Sedi multiple non vuol dire necessariamente gruppi di lavoro isolati. Il video permette ai membri di uno stesso team di vedersi con la stessa frequenza che si verificherebbe se dividessero lo stesso ufficio, cementando così lo spirito di gruppo.

9 - Recruiting – I video colloqui di candidati fuorisede riducono i costi e le emissioni inquinanti, permettendo ai responsabili delle risorse umane di interpretare anche le espressioni facciali dei candidati.

10 - Collaborazione in tempo reale – Le organizzazioni possono gestire grandi quantità di dati e collaborare in tempo reale da diverse location grazie alle funzionalità visive e multimediali offerte dalla videoconferenza, invece di perdere in produttività recandosi di persona in loco.