Budget IT, cinque consigli per ottimizzarlo

Informatica Corporation ha reso noto un report di Ventana Research che delinea cinque importanti opportunità che aiutano i dipartimenti IT a ridurre significativamente il budget necessario all’operatività dell’azienda, attraverso una gestione efficiente dei dati e, di conseguenza, di disporre di fondi che possono essere investiti in attività IT più strategiche.

Secondo il white paper dal titolo Reducing the Cost of Keeping the Lights On: Golden Rules for Optimizing the KTLO Budget, se si riescono a sfruttare alcune di queste opportunità è possibile conseguire risparmi annuali che vanno da centinaia di migliaia di dollari fino a decine di milioni, massimizzando la capacità della funzione IT di offrire valore all’azienda.

In base al report è fondamentale che le organizzazioni IT non valutino semplicemente i sistemi per capire dove poter risparmiare attraverso attività di consolidamento e altri provvedimenti. L’IT dovrebbe piuttosto iniziare a valutare i propri processi legati ai dati per ottimizzarli, dal momento che la loro ottimizzazione può offrire risparmi altrettanto preziosi e ridurre ancor più rapidamente il budget per l’operatività. Il report sostiene quanto sia importante per le aziende focalizzarsi sulle cinque seguenti opportunità al fine di ottenere il massimo risultato nel minor tempo possibile.

1. Ridurre i costi attraverso l’archiviazione dei dati tra i sistemi - Un processo efficiente ed accurato di archiviazione dei dati aziendali è un presupposto fondamentale per garantire sia la conformità alle diverse normative legislative sia le prestazioni applicative richieste. Per questa ragione, si suggerisce di fare “dell’archiviazione dei dati un’attività IT fondamentale che viene automatizzata utilizzando le tecnologie di integrazione dei dati”. Ciò fa sì che i processi di archiviazione siano coerenti all’interno dei sistemi e delle applicazioni, con il vantaggio di non dover più affrontare i costi legati alla manutenzione sia dei processi di archiviazione specializzati sia delle interfacce personalizzate. Inoltre, il report afferma che, eliminando semplicemente sei interfacce personalizzate, l’azienda può ridurre la sua dipendenza da personale specializzato e risparmiare fino a un milione di dollari all'anno. 
2. Automatizzare le interfacce dei dati e delle applicazioni per ottimizzare l’IT - Secondo il report, garantire dati coerenti, di alta qualità e immediatamente disponibili è determinante per una gestione efficace delle informazioni. Molte aziende non riescono ad accedere con facilità ai dati provenienti da vari sistemi e processi di business, a causa della presenza di molteplici interfacce custom per l'integrazione dei dati e per via dell’implementazione di processi di data quality a compartimenti stagni. In questo modo, le stesse rischiano di perdere il controllo sui costi di manutenzione e di sviluppo, compromettendo l’efficacia delle iniziative di business intelligence. Ventana Research ritiene pertanto che “utilizzando un processo e una tecnologia comune si è in grado di disporre di dati aziendali di qualità, soddisfacendo appieno le esigenze di integrazione e riducendo i costi operativi dell’IT.” 
3. Eliminare le applicazioni obsolete grazie all’Information Lifecycle Management - Sebbene ci siano validi motivi per eliminare un’applicazione obsoleta, troppo spesso invece si continua a supportarla in termini di assistenza, data l'importanza dei dati che contiene. Per un'applicazione di grandi dimensioni, quest'approccio può arrivare a costare milioni di dollari l'anno. Al contrario, un approccio di tipo Information Lifecycle Management (ILM) assicura che i dati presenti nei sistemi che l’azienda ha eliminato vengano elaborati, archiviati e resi accessibili ad altri utenti e applicazioni secondo le diverse esigenze. Infatti secondo Ventana Research “l’IT dovrebbe adottare una soluzione di Information Lifecycle Management focalizzata sulle applicazioni beneficiando in questo modo di una riduzione significativa dei costi e di una maggiore efficienza operativa.”
4. Valorizzare e integrare i sistemi legacy in modo efficiente - In base al report, “nella maggior parte delle aziende di più grandi dimensioni, i sistemi con oltre dieci anni” eseguono oltre un terzo dei processi di business fondamentali. I costi per mantenere i collegamenti dei sistemi point-to-point con questi processi sono davvero considerevoli. Se prendiamo come riferimento un’organizzazione che supporta sei sistemi legacy, ciascuno con una risorsa dedicata, Ventana Research sostiene che “standardizzando l’integrazione dei dati sui sistemi legacy, l’organizzazione potrà ridurre il numero di tecnici a due nel primo anno e a un solo tecnico l’anno seguente, risparmiando 800.000 dollari il primo anno e un milione di dollari il secondo anno.”
5. Semplificare l’IT e ridurre le attività di codifica grazie alla data integration - Le aziende spesso implementano routine proprietarie con codici personalizzati per replicare e sincronizzare i dati sui sistemi e supportano queste routine molto costose con processi per lo più manuali. Secondo Ventana Research, molte di queste operazioni possono essere automatizzate e gestite da un unico strumento. Il report evidenzia che “stabilendo un metodo comune per integrare i dati sulle applicazioni aziendali è possibile ridurre i costi operativi di questi sistemi, senza ricorrere a risorse dedicate specializzate nel supporto dell’integrazione dati per ogni applicazione, database e programma personalizzato”.