Social networking in ufficio: grazie ma … no grazie?

Milioni di persone in tutto il mondo con possibilità di accesso a Internet sono iscritte a una o più “reti sociali”. Questi individui hanno una presenza costante online ove creano profili, condividono fotografie e pensieri con amici e trascorrono ore curiosando su ciò che le loro centinaia di amici stanno facendo nella vita.

Se si offre l’accesso a Internet, la maggior parte della gente passerà l’ora successiva a controllare la propria email, il profilo di Facebook, la pagina su MySpace, aggiornando il proprio account Twitter e/o quello di LinkedIn. Trattasi di vera e propria dipendenza, salvo – occasionalmente - rivelarsi un divertente passatempo o un’opportunità per riagganciare numerosi contatti persi.

Ma, aspetti positivi a parte, se si gestisce un’azienda si vuole davvero che i dipendenti siano così appassionati di social network da passare periodi di tempo eccessivamente lunghi online o a chattare? Probabilmente no. E mentre la maggior parte dei datori di lavoro è disposta a chiudere un occhio per una saltuaria “scorsa veloce” o aggiornamento, lo è decisamente meno nei confronti di coloro che abusano del sistema.

Questo ci porta alla domanda più importante: cosa occorre fare?

Soppesare i pro e i contro dei social network sul luogo di lavoro può aiutare a raggiungere una decisione che per prima cosa salvaguardi gli interessi dell’azienda, ma nel contempo tenga in considerazione anche le “necessità” e le abitudini/hobby dei dipendenti di oggi.

I Pro:

• Utilizzati sapientemente e diligentemente, i siti di social network possono essere utili ad estendere il raggio d’azione a nuovi mercati, ampliare la cerchia dei contatti business, creare una piattaforma di comunicazione con i propri clienti e farsi pubblicità gratuitamente.

• Possono facilitare il contatto con i clienti e sfruttare l’effetto valanga per commercializzare servizi o prodotti.

• Una presenza positiva online può aumentare la reputazione di un’azienda e consolidarne il nome in nuove aree prima di accedervi “fisicamente”.

• Il social network è una fonte gratuita di marketing e pubblicità. L’unico costo per l’azienda è il tempo e lo sforzo necessari per manutenere la rete e il sito ufficiale.

I Contro

• Le maggiori preoccupazioni per le aziende non sono i siti di social network di per sé, ma le persone che li utilizzano. I networker sociali rappresentano l’anello più debole della catena e i loro comportamenti in questo senso possono creare problemi. Le azioni degli utenti di computer scaturiscono spesso da un impulso piuttosto che da una vera e propria consapevolezza di ciò che stanno realmente facendo.

• Produttività. Uno dei motivi per cui i siti di social network vengono visti con diffidenza è il fatto che i dipendenti vi trascorrano un tempo eccessivamente lungo. Se in una azienda di 50 dipendenti, ognuno di essi dedicasse 30 minuti al giorno per navigare nei siti di social network, la perdita totale di produttività sarebbe pari a 6.500 ore in un anno. Se si valuta il costo di ciascuna ora in relazione agli stipendi, si ottiene un quadro più chiaro e convincente. Va inoltre considerato l’effetto sul clima aziendale. Mentre è concessa una “sbirciata” al proprio profilo durante il giorno, la maggior parte dei dipendenti sarebbe indispettita nei confronti di quelli il cui profilo di social network è aperto tutto il giorno. E il morale ne risentirebbe maggiormente in assenza di un intervento.

• Nonostante gli aggiornamenti ai siti di social network non richiedano enormi quantità di banda, la disponibilità di link a video sul sito stesso (o collegati che ti portano su siti come YouTube) crea problemi agli amministratori IT. La navigazione in Internet ha un costo, in particolare quando sono necessari livelli elevati di larghezza di banda.

• La minaccia di virus e malware provenienti dal web viene spesso sottovalutata dalle aziende. Gli hacker sono attratti dai siti di social network perché intravedono la possibilità di commettere frodi e lanciare spam e attacchi malware.

• Esistono decine di migliaia di applicazioni disponibili per Facebook e, mentre quest’ultima può compiere ogni sforzo per fornire protezione contro i malware, queste applicazioni di terze parti potrebbero non essere del tutto sicure. Alcune potrebbero essere utilizzate per infettare i computer con codice dannoso e raccogliere i dati dal sito dell’utente. La messaggistica sui siti di social network è anch’esso un fenomeno preoccupante di cui il worm Koobface è solo un esempio di come i messaggi vengano utilizzati per diffondere codici maligni e worm. Una infezione worm è l’ultima cosa con cui un amministratore vorrebbe avere a che fare! Se si desidera capire come proteggersi da queste minacce, leggete l’articolo di Brad Dinerman Microsoft MVP
  

• L’ingegneria sociale è un’arte e molte persone per cascano in truffe online apparentemente innocenti. Lo scopo è quello di raccogliere informazioni dagli utenti utilizzando metodi subdoli. Ad esempio, un quiz che pone 20 domande personali su stile di vita e abitudini, potrebbe fornire le risposte necessarie ai fini della verifica dell’identità su altri siti. Dire a tutti il nome del proprio animale preferito può essere innocuo, ma può anche essere utilizzato come domanda segreta su un sito per ricordare la password. Semplice e intelligente.

• La gente ha l’abitudine di postare dati personali nei profili di social network e ciò risulta quantomeno curioso. Infatti, mentre non si è affatto disposti a fornire certe informazioni quando si incontra qualcuno per la prima volta, non ci si vede nulla di male a pubblicarle online nel proprio profilo, blog personale o altro account social network, a disposizione – quindi - di chiunque.

• Le persone hanno anche l’abitudine di postare messaggi senza pensare bene a ciò che hanno scritto. Un messaggio apparentemente innocuo come “questo fine settimana lavoro perché abbiamo riscontrato un problema nel nostro prodotto di front-end” potrebbe destare preoccupazione tra i clienti di quel sistema, soprattutto se l’azienda in questione gestisce dati riservati o finanziari.

• Pur non essendosi finora verificate cause legali in cui erano coinvolti elementi di prova provenienti da siti di social network, occorre che le aziende siano particolarmente attente nei confronti dei dipendenti che potrebbero commentare pubblicamente sul proprio datore di lavoro. Inoltre, se un dipendente utilizza questi siti e clicca sui link per visualizzare contenuti discutibili, illeciti oppure offensivi, incorre in gravi conseguenze legali. Un datore di lavoro può essere ritenuto responsabile per non aver protetto i dipendenti dalla visualizzazione di tale materiale. Oltre a spese legali e multe, i danni alla reputazione dell’azienda potrebbero essere ingenti.

Grazie, ma no, grazie!

Le aziende devono dunque fare il punto della situazione e decidere se il rischio di consentire alle persone di utilizzare i siti di social network sul luogo di lavoro sia accettabile o meno.

Esse hanno tre opzioni.

1. Non fare niente.
2. Bloccare tutto (e quindi anche Internet)
3. Permettere ai dipendenti di collegarsi a Internet ... ma solo quando l’azienda lo desidera.

Oggi la maggior parte delle aziende opta per la numero 3 perché è quella più sensata in termini di business. E’ ormai assodato che i dipendenti abbiano bisogno di Internet per lavorare. Bloccare l’accesso in realtà non è un’opzione. Per contro, offrire la possibilità di accesso totale e di fare ciò che si vuole online significa accordare una fiducia eccessiva. La possibilità di bloccare o consentire l’accesso ai siti in base alle esigenze del business è invece una soluzione possibile e valida.

Occorre un equilibrio

Nel mondo della rete è impossibile isolare un’azienda a causa dei siti di social network. Nonostante le preoccupazioni, ci sono misure che un’azienda può adottare per consentire la frequentazione dei social network in ufficio e mantenere al tempo stesso un buon livello di controllo.

Ecco alcune indicazioni:

• Limitare l’accesso. Consentire l’accesso durante la pausa pranzo, prima dell’inizio e dopo il lavoro. Questo può essere facilmente realizzato utilizzando un software di monitoraggio e di filtraggio Internet (oltre a una miriade di altre cose).

• Educare e formare il personale. La maggior parte dei dipendenti non è a conoscenza del tempo trascorso su Facebook o del fatto che ciò che viene eseguito online possa causare problemi di sicurezza. E’ necessario quindi informarli in un linguaggio comprensibile che un semplice click su un link o il download di un’applicazione possono comportare l’immissione di un malware e infettare i computer e la rete. Occorre inoltre dire loro di non cliccare su link sospetti e prestare attenzione nel fornire dati personali online.

• Impostare policy di sicurezza e utilizzo. Verificare che tutti i dipendenti abbiano sottoscritto le policy connesse con l’utilizzo di Internet sul posto di lavoro, con l’accesso ai siti di social network e siano consapevoli di ciò che sono autorizzati a dire o fare durante l’orario di lavoro. Il monitoraggio di tutte le attività web è importante e i dipendenti devono essere consapevoli che le loro azioni vengono registrate e che il mancato rispetto delle policy aziendali può comportare provvedimenti disciplinari e/o il licenziamento.