Creare lettere commerciali con Word

Dalla formattazione dei font ai rientri alle spaziature di titoli e paragrafi: ecco come realizzare stili personalizzati per ogni tipologia di documento

Redazione PMI-dome | 16 luglio 2010

Ogni giorno ci si trova a dover fare i conti con lettere di diversa natura.
Dall’evasione degli ordini di magazzino, alle lettere commerciali per clienti e contatti d’affari.
Destreggiarsi fra i vari modelli che differenziano i singoli documenti, comporta spesso una perdita di temo. Specie considerando che per ogni tipologia, dobbiamo applicare rientri, spaziature e quant’altro, ogni volta diversi. Per semplificarci il lavoro, ed avere un controllo totale della formattazione di un qualsiasi documento Word, occorre prevedere l’uso attento degli stili. Attraverso questi strumenti, infatti, possiamo decidere esattamente come debba essere formattato un titolo o un paragrafo. Ricordiamo che un paragrafo, in MS Word, rappresenta la porzione di testo compresa tra due accapo.
Definire uno stile, significa dunque impostare la formattazione di font, interlinea, rientro del testo, nonché lo spazio che intercorre tra un paragrafo e l’altro. Nell’articolo vedremo come applicare gli stili ad un esempio concreto, relativo una lettera commerciale. In pratica realizzeremo un semplice ordine merce per un’azienda. La lettera conterrà in alto a sinistra l’indirizzo del mittente, più in basso a destra l’indirizzo del destinatario e la data. Il corpo prevederà un paragrafo con la richiesta ed un elenco di merci da ordinare. A chiudere, in basso a destra, la firma del responsabile.



La stesura documento



Apriamo un nuovo documento e inseriamo il testo della lettera con indirizzi ecc. (senza preoccuparci della formattazione). Inseriamo un accapo dopo ogni blocco. Per renderci conto della formattazione iniziale, usiamo il file Solo_testo.docx, attivando i segni di paragrafo con il pulsante a forma di pi greco della scheda Home.


Attenzione ai margini



Terminata la stesura del testo, definiamo i margini del documento. Per farlo, facciamo clic sulla scheda Layout di pagina e quindi selezioniamo il pulsante Margini. Dal menu che si apre, facciamo clic sulla voce Margini personalizzati ed impostiamo margini sinistro e destro a 3 cm, lasciando invariati gli altri valori.


Formattazione destinatario



L’indirizzo del destinatario dovrà rientrare da sinistra di uno spazio appropriato, per compiere tale operazione definiamo uno stile andando a specificare esattamente tutti i parametri. Dalla scheda Home visualizziamo la scheda Stili, con un clic sul pulsante a forma di freccia situato in basso a destra.


Un nuovo stile



Nel menu laterale che appare, inseriamo un segno di spunta sulla casella Visualizza anteprima. Così facendo avremo un maggiore controllo visivo sugli stili. Facciamo ora clic sul pulsante Nuovo stile. Nella schermata che appare, inseriamo un nome esplicativo per lo stile che stiamo realizzando.


Il formato corretto



Più in basso definiamo il tipo di carattere e la sua dimensione. Proseguiamo con un clic sul pulsante Formato, dall’elenco che appare scegliamo la voce paragrafo. Nella schermata visualizzata possiamo gestire i rientri del testo. Nel caso del destinatario impostiamo un valore di 8 cm in corrispondenza della casella Sinistra


Applicare lo stile



Per applicare lo stile creato selezioniamo il testo relativo all’indirizzo del destinatario e facciamo clic sullo stile Destinatario (che appare nell’elenco della finestra Stili). Qualora questo venisse applicato all’intero testo, e non solo all’elemento, basta associare agli altri elementi non interessati lo stile Normale.


Scarica gli esempi
Solo_testo.docx
Lettera_finale.docx
Lettera_commerciale.dotx