Access, addio ai moduli cartacei

C’è bisogno di raccogliere dati dai vari dipendenti come ad esempio, richieste permessi o ferie? Niente paura con poca fatica potremo distribuire moduli e raccogliere i dati in Access

Redazione PMI-dome | 22 luglio 2010

La raccolta delle informazioni all’interno delle aziende assume un ruolo fondamentale, potremo citare ad esempio le richieste di permessi dei vari dipendenti oppure ancora la compilazione delle schede di manutenzione e tanto altro ancora. In molte realtà, simili procedure vengono ancora svolte “alla vecchia maniera” ovvero mediante l’ausilio di moduli cartacei, puntualmente compilati e consegnati a mano al responsabile di turno. Vediamo dunque come utilizzare gli strumenti messi a disposizione dalla suite Office per rendere automatica la procedura di compilazione ed inoltro dei moduli, per farlo ci affideremo all’uso congiunto di due applicazioni MS Infopath e MS Access. InfoPath appartiene al gruppo delle applicazioni della suite Office specificatamente indirizzate agli utenti aziendali e, infatti, è inclusa nelle versioni Ultimate, Professional Plus ed Enterprise di Office 2007. L’ applicazione è dedicata alla creazione ed all’uso di moduli elettronici. Pertanto diviene indispensabile per soddisfare le esigenze che si presentano in ambienti lavorativi che richiedono la raccolta di dati tramite canali eterogenei per una successiva organizzazione e rielaborazione.

La struttura di InfoPath
InfoPath è un’applicazione che offre due modalità di lavoro. La prima modalità è dedicata alla progettazione dei moduli elettronici. Utilizzando l’ambiente di sviluppo di InfoPath è possibile specificare e pubblicare il modulo di interesse decidendone l’aspetto grafico, i dati richiesti durante la compilazione, il tipo di controlli utilizzati dall’interfaccia, l’eventuale collegamento ad un database o ad un’altra fonte dati locale o remota. La seconda modalità è dedicata alla compilazione dei moduli, ossia all’inserimento finale dei dati al loro interno. Tale operazione si può concludere con l’invio immediato ad un’applicazione di raccolta ed elaborazione dei dati oppure con l’esportazione delle informazioni verso altri programmi o il salvataggio in locae. Grazie a tale possibilità i moduli InfoPath possono anche essere utilizzati offline dagli utenti che dispongono di un accesso discontinuo o limitato alle risorse di rete e che inviano i dati ai sistemi aziendali quando viene ristabilita la connessione.

Il “motore” dell’applicazione
A differenza di altre applicazioni, come Access, che dispongono di funzionalità analoghe a quelle dei moduli elettronici attraverso lo strumento delle maschere, InfoPath non si focalizza tanto sulla memorizzazione ed elaborazione dei dati quanto piuttosto sulla loro raccolta. Tale vocazione è evidente nella scelta dello standard XML come formato nativo di memorizzazione delle informazioni. Poter disporre dei dati in formato XML offre, infatti, il grande vantaggio di disporre di un file di tipo testuale, con una disposizione dei dati nota e verificabile ed un’organizzazione queryche facilità l’elaborazione automatica delle informazioni. Grazie a tale scelta, quindi, i moduli di InfoPath oltre ad essere facilmente integrabili con le applicazioni di gestione di database (come Access e SQL Server), sono utilizzabili come interfaccia utente da qualsiasi altro sistema aziendale che supporta il formato XML. Le informazioni possono dunque fluire dalla basi di dati, ai messaggi di posta elettronica, agli elaboratori di testo senza trasformazioni e perdite imputabili a problemi di conversione dei formati essendo solo oggetto di combinazioni ed aggregazioni dettate dalle specifiche esigenze di ogni utilizzatore.

Lavoro di squadra
InfoPath è un prodotto pensato per la creazione e la compilazione di moduli per la raccolta di dati e non sostituisce le funzionalità proprie di una base di dati come Access. Se l’applicazione da implementare è una semplice attività di automazione moduli InfoPath è sufficiente per generare automaticamente una struttura di dati XML basata sulla struttura del modulo da scambiare tra due o più utenti. Se invece l’obiettivo è l’implementazione di un’applicazione più complessa dove più utenti accedono ai dati con differenti esigenze in termini di visualizzazione ed elaborazione, allora è preferibile adottare una soluzione che unisca i vantaggi di Access e InfoPath. In particolare ad InfoPath sono demandate le funzioni di interfaccia con l’utente per l’immissione e la raccolta dei dati mentre Access garantisce la memorizzazione dei dati in un database relazionale e mette a disposizione, in particolare, le funzionalità di reportistica e di creazione di query personalizzate. La creazione di report è un’esigenza fondamentale in molte applicazioni in cui è necessario disporre di una visione sintetica e sempre aggiornata dei dati memorizzati. Access permette di progettare facilmente report anche molto complessi che comprendono ordinamenti e raggruppamenti dei dati nonché la personalizzazione dell’aspetto grafico di ogni elemento. La possibilità di definire ed eseguire query personalizzate è, invece, di grande valore per l’analisi approfondita dei dati, specie se questi sono contenuti in più tabelle in relazione tra loro o si desidera operare solo su una parte di essi. Mentre InfoPath consente di eseguire semplici query fornendo i valori dei campi di ricerca ed impostando i filtri sull’uguaglianza con essi, Access offre sia un ambiente grafico di progettazione di query più sofisticato, sia il linguaggio SQL che permette agli utenti più esperti di definire rapidamente specifiche interrogazioni. L’esempio L’idea dell’unione dei vantaggi di InfoPath e Access sta alla base dell’applicazione per la gestione delle richieste di ferie e permessi scelta come esempio. Tale applicazione prevede la memorizzazione delle informazioni in un semplice database Access il cui schema è costituito da due tabelle che contengono i dati dei dipendenti e le richieste di ferie e permessi inoltrate. Inoltre all’interno di Access è definito un report grazie al quale un addetto alla gestione del personale può vedere in qualsiasi momento la quantità di ferie e permessi richiesta da ogni dipendente. Lo schema e la reportistica sono volutamente minimali per esigenze esplicative ma entrambe le sezioni sono facilmente estendibili per soddisfare esigenze più complesse. A questo database Access è, infine, collegato un modello di InfoPath, che permette agli utenti di aggiornare e consultare i dati presenti nel database agendo semplicemente su un modulo elettronico contenente controlli e modalità di interazione noti anche agli utenti meno esperti.

Il database di partenza
La gestione dei permessi attraverso moduli di InfoPath si basa sulla disponibilità di un database in grado di raccogliere e mantenere le informazioni in modo persistente. La prima operazione è quindi la creazione delle tabelle e delle relazioni necessarie per rappresentare le entità coinvolte nell’applicazione. Nel semplice esempio che trattiamo lo schema è ridotto a due sole tabelle, quella che contiene i dati dei dipendenti e quella che contiene le richieste di ferie e permessi, in relazione tra loro affinché ogni richiesta sia riconducibile ad uno specifico impiegato. Il procedimento illustrato è comunque facilmente estendibile a situazioni più complesse in cui lo schema del database dovesse prevedere la presenza di entità e relazioni aggiuntive per mantenere informazioni addizionali.

Le tabelle



Per creare una nuova tabella basta attivare la scheda Crea, selezionare sul ribbon il comando Tabella e, nella nuova scheda che si attiva, impostare la modalità struttura. Tale operazione attiva l’interfaccia a griglia attraverso la quale è possibile specificare nome e tipo dei campi dei record per le due tabelle Dipendenti e Richieste


La relazione



Dopo aver creato le tabelle, la voce Relazioni nella scheda Strumenti del Database attiva l’interfaccia di definizione delle relazioni tra esse. Visualizzando le tabelle attraverso il menu contestuale, si definisce la relazione trascinando il campo ID della tabella Dipendenti sul campo IDDipendente della tabella Richieste.


Scarica i file d'esempio
Database
RichiestaFerieEPermessi