Fatture con Excel a prova d'errore

Compila in maniera veloce i tuoi documenti contabili ed evita gli errori
grazie agli elenchi a discesa del foglio di calcolo

Redazione PMI-dome | 26 luglio 2010

Quando si compilano dei documenti elettronici, per esempio un modulo di registrazione ad un sito, molti dei dati che l’utente deve inserire sono selezionabili dai cosiddetti elenchi a discesa.
Si tratta cioè di elenchi predefiniti che mettono a disposizione un numero fisso di valori, tipicamente solo quelli validi nel contesto in cui si opera. Esempio: se si deve inserire il mese di nascita, i valori possibili sono solo 12.
Gli elenchi a discesa, o caselle combinate, non sono però solo prerogativa dei database e degli applicativi come Access che con essi lavorano.
La loro creazione è possibile anche in Microsoft Excel e non richiede un eccessivo sforzo. L’utilità di tale strumento è doppia.
Il primo è che si riducono i tempi della fase di inserimento dati e si evita di incorrere in errori di digitazione; il secondo è che si offre un aiuto all’utente indicando i valori specifici da inserire evitando, di conseguenza, il cattivo funzionamento di prospetti complessi.
L’elenco dei valori possibili non necessariamente deve risiedere nello stesso foglio di calcolo.
Possono stare in uno differente da quello in cui si usano, purché nella stessa cartella di lavoro. In tal senso è anche molto utile la funzione di definizione di nomi per un intervallo di celle.
In pratica si definisce una parola che rappresenta una cella o un intervallo di celle: l’uso di una parola dal chiaro significato aiuta a rendere più comprensibili intervalli che altrimenti sarebbero di difficile interpretazione.


Foglio di esempio



Si immagini di avere a disposizione un modello di fattura elettronica realizzata su un foglio di calcolo. L’obiettivo è fare in modo che l’inserimento dei codici dei prodotti venduti e del cliente destinatario avvenga in modo automatico e non manuale, in modo da evitare possibili errori di digitazione e incongruenze.


Creazione elenchi



In un nuovo foglio della stessa cartella digitare in una colonna l’elenco dei prodotti e in quelle a fianco codici, prezzi e unità di misura. Con la stessa logica digitare l’elenco dei clienti e dei relativi dati in un terzo foglio. Organizzare i dati nell’ordine in cui devono essere visualizzati nell’elenco a discesa.


Definire un nome



Selezionare l’intervallo di celle che si desidera denominare. Fare clic sulla casella Nome in alto a sinistra della barra della formula, quindi digitare il nome da assegnare alle celle e premere [INVIO]. Per esempio nel foglio di lavoro Clienti selezionare le celle A1:A20 e digitare il nome clienti selezionare le celle A1:A20 e digitare il nome clienti.


Assegnare altri nomi



Assegnare ora altri tre nomi che tornano utili per lo scopo dell’esempio. Nel foglio di lavoro Clienti selezionare l’intervallo A1:F20 e chiamarlo elenco. Nel foglio di lavoro Prodotti selezionare prima l’intervallo A1:A20 e chiamarlo prodotti e poi l’intervallo A1:F20 e chiamarlo proprietaProdotti.


Convalida dati



Selezionare la cella dove inserire un elenco a discesa, nell’esempio F5 nel foglio Fattura. Nel gruppo Strumenti dati della scheda Dati fare clic su Convalida dati. Quindi nella finestra di dialogo Convalida dati fare clic sulla scheda Impostazioni e selezionare Elenco dalla casella Consenti.


Specificare l’elenco



Per specificare la posizione dell’elenco delle voci valide, che si trovano in un foglio differente, basta immettere il nome definito per l’elenco nella casella Origine. Tale nome deve essere preceduto dal segno di uguale. Per cui, trattandosi della casella dei clienti digitare in Origine la stringa =clienti.