Word stampa in fronte retro, fascicola e crea libri ed opuscoli

La guida per affrontare tutti i problemi che fino ad oggi credevi "insormontabili": dalla stampa dei modelli fronte/retro alla selezione del formato giusto e alla grammatura

Redazione PMI-dome | 10 settembre 2010

Nonostante la stampante sia una periferica di uso comune sia negli uffici che nelle case di chiunque abbia un computer, resta ancora alto il numero di persone che la considera uno strumento per la semplice stampa di fogli in formato standard (A4) e su una singola facciata. Basta richiedere un documento redatto in fronte/ retro e su differenti formati di carta, per mandare in tilt la maggior parte delle persone. Per molti, pensare che la comune stampante possa supportare ad esempio buste di varie dimensioni, creare filigranature, o prevedere la stampa professionale di un libro, risulta quasi impossibile. Proprio per questo, il più delle volte, si è portati ad aggirare il problema scegliendo di rivolgersi a tipografie o a fornitori di servizi di stampa on-line. Sebbene questa alternativa sia utile per chi ha a che fare con volumi di stampa molto grandi, nella maggior parte dei casi è possibile svolgere, con pochi passi e semplici accortezze, tutto in autonomia.

La stampante
È buona abitudine conoscere minuziosamente le funzioni della propria stampante. Molto spesso capita che una volta acquistata la nuova periferica, questa venga posizionata sulla scrivania, etichettata come strumento da utilizzare solo con fogli standard ed il suo manuale sia dimenticato in fondo a qualche cassetto. Prima di indirizzarsi all’acquisto, sarebbe opportuno che si facesse un’analisi delle caratteristiche a noi più congeniali; se nel nostro ufficio è richiesta spesso la stampa dei fogli in formato fronte/retro, sarà bene considerare l’idea di acquistare una stampante che svolga tale funzione, anche in modo automatico. In più c’è da considerare che i tipi di stampanti in commercio sono differenti ed il più delle volte non è detto che quella di ultima generazione e più costosa sia la più adatta alle nostre esigenze.

I modelli
La tipologia di stampante più diffusa è certamente quella a getto di inchiostro (conosciuta anche come inkjet) che ha trovato maggiore successo presso l’utenza privata ed i piccoli uffici, fondamentalmente a causa dei costi contenuti, della silenziosità e della buona resa dei colori, in grado di raggiungere livelli paragonabili alla fotografia tradizionale (ovviamente con l’utilizzo di appositi formati di carta fotografica). Simile a questa, troviamo anche la tecnologia a inchiostro solido o SolidInk che a differenza della prima, è in grado di offrire, anche su supporti cartacei comuni, immagini dall’aspetto fotografico (grazie alla lucidità della cera). Sebbene, come detto, queste due tecnologie siano molto diffuse fra l’utenza media, altre sono di uso più comune in ambiti quali la pubblica amministrazione o le aziende private. Ne sono un esempio le stampanti a matrici di aghi caratterizzate da un tamburo di aghi che battono sulla carta attraverso un nastro inchiostrato, mentre si spostano lateralmente sul foglio. Nonostante questa tecnologia risulti obsoleta rispetto ad altre, rimane ancora l’unica a svolgere operazioni particolari; risulta la soluzione ideale per il trattamento di volumi elevati di dati e di bozze ma soprattutto per la stampa su moduli a più copie, per laquale non esiste altra alternativa. Un’ulteriore classe di periferiche, sempre più presenti negli uffici è quella delle stampanti laser, che non si basano sull’utilizzo dei classici tubetti di inchiostro, ma sull’impiego del toner: polvere finissima contenente particelle di carbone ferro e resina che si imprimono sulla carta costituendo così il testo e le immagini. Le stampanti laser si dividono in monocromatiche ed a colori; le prime sono più diffuse per la riproduzione di semplici documenti di testo e offrono una stampa netta, nitida e molto rapida; le seconde stanno sostanzialmente prendendo piede rispetto le nomali Inkjet perché risultano più veloci nei progetti complessi come fotografie o grafici molto ricchi di dettagli.

Risparmio a 360 gradi
Spesso quando si redige un documento, si può avere la necessità di un’anteprima cartacea così da avere un’idea di come stia procedendo il lavoro ed averne una visione di insieme. Fin che siamo alle prese con poche pagine, il problema può anche non porsi ma, prendiamo il caso della stampa di documenti molto voluminosi; stampare ad esempio ottanta fogli per una semplice copia di anteprima comporta non solo una certa perdita di tempo ma anche uno spreco di fogli ed inchiostro. Ecco perché può essere una buona idea eseguire una stampa in qualità bozza. Ormai tutte le stampanti consentono di utilizzare impostazioni più o meno personalizzabili per il risparmio di inchiostro; basta accedere al pannello di controllo generale della stampante, per trovare fra le impostazioni diversi standard di qualità che vanno appunto dalla bozza (in cui lo spreco di inchiostro è minimo) alla stampa a massima risoluzione (in cui le testine di stampa andranno a consumare molto inchiostro, per ottenere in genere stampe fotografiche). Fra le opzioni presenti, troviamo anche la possibilità di stampare in bianco e nero, impiegando cosi solo la cartuccia dedicata al nero. Utilizzare questa funzione può essere un ottimo espediente se vogliamo avere un’anteprima di un documento con molte figure e grafici e non si desidera sprecare inchiostro a colori (in genere, infatti, la cartuccia di quest’ultimo è sempre più costosa). Oltretutto per ottimizzare anche lo spreco di fogli, si può scegliere di stampare più pagine per foglio, opzione anch’essa attiva in tutte le stampanti.

Il giusto formato
Un problema che spesso porta gran confusione è quello di capire quale sia il giusto formato di carta da utilizzare per un determinato tipo di stampa. Avere a che fare con sigle come A3 e A4 (per i fogli), o DL e C5 (per le lettere) sembra un vero e proprio rebus. In realtà destreggiarsi fra i vari formati è molto semplice. Lo standard (ovvero i fogli che usiamo quotidianamente per fotocopie e stampe) è indicato con la sigla A4 ed ha dimensioni pari a 210 × 297 mm; partendo da questo, basta usare un piccolo trucco per orientarsi fra gli altri: il passaggio da un formato ad un altro immediatamente superiore, si ottiene dimezzando il lato maggiore, ad esempio A5 individua un documento pari alla metà di un A4 e di conseguenza un A6 sarà uguale alla metà di un foglio A5 (ed alla quarta parte di uno A4). Viceversa il passaggio verso numerazioni inferiori (come da A4 a A3) si ottiene raddoppiando il lato minore. Per quel che concerne le buste il discorso è ancora più semplice; il formato più utilizzato è certamente il DL, che corrisponde alla normale busta commerciale delle dimensioni 110 x 220 mm in grado di contenere il classico foglio A4 ripiegato in tre parti. A questo formato corrispondono in genere anche le buste con una o due finestre; gli altri standard di maggiore utilizzo sono invece C4, C5 e C6, che individuano rispettivamente buste capaci di accogliere un foglio A4, A5 o A6.

La grammatura
Una ulteriore caratteristica da tenere in considerazione per ciò che riguarda i fogli, è la grammatura. In funzione dello scopo per cui verranno utilizzati, avremo bisogno di carte più o meno spesse, è evidente che per stampare un semplice documento possiamo scegliere una grammatura standard, che è di 80 g/m2; mentre se dovremo stampare la copertina di un opuscolo propenderemo certamente per una maggiore. Stesso dicasi per la stampa delle fotografie, in questo caso occorrerà dare la preferenza alle carte fotografiche, inoltre a seconda del risultato da ottenere, sarà bene sceglierne la tipologia. Dato il costo elevato rispetto all’ordinaria risma di fogli, se desideriamo una fotografia da attaccare semplicemente in bacheca, sarà sufficiente una carta fotografica dalla media grammatura (ad esempio da 160 g/m2), se il risultato da ottenere è invece il migliore possibile, dovremo indirizzarci verso fogli da 250 o 280 g/m2 e scegliere una modalità di stampa a qualità massima (spesso indicata con l’opzione qualità fotografica).

Come in tipografia
Con la nostra stampante è possibile realizzare anche opuscoli e libri, senza ricorrere a studi tipografici; quello che conta il più delle volte è non solo riuscire a creare un progetto di questo tipo, ma realizzarlo con professionalità e stile. Di conseguenza è bene tenere conto non solo dei margini di rientro del testo, ma anche di quanto spazio lasciare per la rilegatura e specificare queste caratteristiche grazie a Word è semplicissimo. Dall’apposita sezione Imposta Pagina (raggiungibile da Layout di pagina/Margini/Margini personalizzati), si possono assegnare le misure che meglio si addicono al nostro caso, avendo costantemente a disposizione un’anteprima che ci mostra il risultato finale. Ma realizzare un prodotto di classe, significa anche aggiungere particolari, come cornici, colori di fondo pagina e filigranature in trasparenza, tutti elementi in grado di rendere un progetto ricercato e professionale.

Più pagine per foglio
Per valutare la qualità di un lavoro voluminoso ed averne una visione di insieme, o se si vuole semplicemente creare una bozza di quanto fatto risparmiando sulla carta, si può scegliere di stampare più pagine di un documento per foglio. Fra sue impostazioni è previsto l’inserimento da due fino a sedici fogli per pagina, ma risulta certamente chiaro che ad un numero maggiore corrisponde una leggibilità tendenzialmente minore; bisogna comunque tenere presente che, disponendo di una buona stampante, si possono ottenere risultati soddisfacenti con sei o al limite otto pagine per foglio, anche se nel secondo caso, i caratteri risulteranno molto piccoli ma ancora discretamente leggibili.

Operazioni preliminari



Per accedere alla funzione di inserimento multiplo, clicchiamo sul pulsante Office posto in alto a sinistra dell’interfaccia di Word. Dal menu che compare, scorriamo le voci presenti fino a selezionare Stampa. Così facendo comparirà una nuova finestra dedicata alle differenti impostazioni di stampa.


Pagine a volontà



Nella nuova finestra apparsa, spostiamoci nell’area Zoom posta nella parte in basso a destra dell’interfaccia. Quindi clicchiamo sul menu a discesa relativo la voce Pagine per foglio. Qui scorriamo le opzioni presenti, selezionando il numero di pagine che vogliamo stampare per ciascun foglio ed infine clic su Ok.


Stampa fronte/retro senza segreti
Molto spesso si ha la necessità di dover stampare un documento in modo tale che la paginazione sia presente sia sul fronte che sul retro. Nonostante questa sia una delle funzioni certamente più utili, è bene specificare che, mentre alcune stampanti consentono di stampare automaticamente su entrambi i lati di un foglio (spuntando una semplice opzione), altre includono solamente istruzioni per reinserire manualmente le pagine per stamparne il secondo lato. Altre ancora invece non supportano la stampa fronte retro. Anche in quest’ultimo caso è però possibile con un semplice espediente raggiungere il nostro obiettivo. Ovviamente la prima operazione da compiere è vedere fra le impostazioni della stampante se questa supporti tale funzione e, di conseguenza, seguire la metodologia più appropriata.

Ecco le opzioni



Sia che la nostra stampante preveda o meno la funzione di stampa automatica, dovremo portarci nella finestra dedicata alle opzioni di stampa. Facciamo clic sul pulsante Office e dal menu selezioniamo la voce Stampa. Comparirà così una nuova finestra di dialogo relativa le impostazioni desiderate.


Verifica modalità



Selezioniamo dal menu, nella parte alta dell’interfaccia, la stampante desiderata e clicchiamo sul pulsante Proprietà. Nella nuova finestra apriamo la scheda Funzioni (per alcune stampanti potrebbe essere indicata con Caratteristiche). Quindi selezioniamo il menu Stampa fronte/retro e verifichiamo le opzioni presenti.


Opzione manuale



Se la stampante prevede solo l’opzione manuale, torniamo alla finestra di dialogo Stampa e spuntiamo la voce Stampa fronte retro. Premiamo quindi Ok. Verranno così stampate tutte le pagine visualizzate su un lato della carta. In seguito sarà richiesto di rigirare la pila di fogli e reinserirla per terminare la stampa.


Fronte/retro automatico



Nel caso la nostra stampante consenta la stampa su ambedue i lati del foglio in modo automatico, accedere alla funzionalità relativa è molto semplice. Basterà portarsi sulla parte alta della finestra e nell’area Stampante, spuntare la voce Stampa fronte retro. Premiamo infine il pulsante Ok per avviare la stampa.


Piccolo espediente



Se la funzione fronte/retro non è supportata fare clic sul pulsante Office, scegliere la voce Stampa e nella nuova finestra selezionare Pagine dispari. Premere Ok per avviare la stampa. Per ottenere il risultato fronte/retro, basta capovolgere la pila di fogli, scegliere questa volta Pagine pari e premere Ok.