Backup email: e la posta va in archivio

Scopri come salvare i messaggi utilizzando i più diffusi client di posta e quali sono i metodi per ritornare in possesso di dati in caso di crash

Redazione PMI-dome | 22 settembre 2010

La posta elettronica è ormai uno strumento di vitale importanza in qualsiasi attività economica e professionale. I messaggi possono contenere informazioni importanti come contatti commerciali, proposte di acquisto e conferme di ordini, documenti ed allegati di valore. Tale importanza ha come conseguenza il fatto che la perdita dell’archivio dei messaggi, oltre ad essere fastidioso, può avere conseguenze molto gravi in termini di perdita di patrimonio informativo.

Il perchè del backup
In un mondo perfetto i file non si corrompono né sono accidentalmente cancellati, gli hard disk non si rompono mai, i computer portatili non sono mai rubati o smarriti e quelli da scrivania non sono mai resi inutilizzabili a causa di sbalzi di tensione, traslochi maldestri o urti accidentali. Purtroppo l’esperienza quotidiana è sufficiente a cancellare qualsiasi illusione di perfezione ed il backup in generale, e quello della posta elettronica in particolare, si impone, quindi, come l’unica operazione che permetta di salvaguardare uno dei più importanti aspetti della propria vita sociale e professionale nell’era di Internet. Purtroppo, invece, molti utenti si affidano più o meno consciamente alla buona sorte e spesso è proprio il verificarsi di una costosa perdita di dati a spingerli ad interessarsi a come e dove operare per garantire la persistenza delle proprie informazioni.

Cosa salvare
Una corretta politica di backup deve individuare, prima di tutto, quali sono i dati per i quali è necessario eseguire le operazioni di replicazione. Il backup indiscriminato di tutto il contenuto del disco rigido di una postazione di lavoro o di tutti i dati personali di un utente, ad esempio, non ha come solo effetto lo spreco di risorse in termini di tempo e di spazio di memorizzazione sui supporti di backup ma anche quello di rendere più complessa l’individuazione delle informazioni da ripristinare in caso di malfunzionamento. È quindi buona pratica individuare i componenti critici delle applicazioni e dei servizi di posta elettronica utilizzati e limitare ad essi l’operazione di backup.

Il backup dei dati locali
Un primo ambito di applicazione delle tecniche di backup dei dati è quello che fa riferimento a caselle di posta elettronica accedute attraverso applicazioni locali installate sul PC. È il caso tipico degli account di email offerti unitamente all’acquisto di un dominio Internet o di quelli utilizzati dai dipendenti di un’azienda che gestisce al suo interno il server di posta elettronica. In questi casi il backup dei messaggi può limitarsi alla creazione di copie di sicurezza di opportuni file e cartelle permettendo di applicare le politiche, i dispositivi hardware e le applicazioni software normalmente utilizzate per il backup delle altre informazioni di rilievo presenti sul computer come dati e documenti. La denominazione e la posizione sul disco fisso di tali file e cartelle è strettamente dipendente dall’applicazione di gestione della posta elettronica utilizzata e deve essere, quindi, posta molta attenzione da parte dell’amministratore del sistema nella scelta degli elementi da includere nel backup.

Gestione delle caselle online
Un secondo scenario, completamente diverso, è quello dei servizi di posta elettronica pensati per essere usati e gestiti prevalentemente on line, tra i quali i più noti sono senza dubbio GMail di Google e Hotmail di Microsoft. Il fatto che la casella di posta elettronica risieda sui server dei gestori del servizio, presso i suoi datacenter, con personale specializzato e su hardware ridondato, mette al riparo l’utente da tutti gli eventi imprevisti che possono colpire il suo PC personale ma non annulla tutti i rischi possibili. L’importanza delle informazioni contenute nelle mail dovrebbe suggerire in ogni caso l’opportunità di disporre di una copia di emergenza dei propri messaggi perché, se la perdita definitiva dei messaggi di una casella online è un evento assolutamente remoto, non sono da escludere una loro cancellazione involontaria da parte dell’utente o un periodo di irraggiungibilità dell’account a causa di problemi di connessione in rete. La soluzione, in questi casi, consiste nell’accedere periodicamente alla casella online attraverso un’applicazione di gestione della posta elettronica tradizionale in modo che i messaggi sul server remoto possano essere scaricati in locale e l’operazione di backup diventi del tutto analoga a quella descritta nel caso precedente.

Locale o remoto
Un’altra scelta decisiva nell’ímplementazione di una corretta politica di backup della posta elettronica è la scelta del supporto di memorizzazione del backup. Affinché il backup possa essere ripristinato in caso di eventi imprevisti è opportuno che esso sia disponibile su un supporto durevole e facilmente accessibile. Un prima possibilità è la scelta di un supporto di memorizzazione locale basato prevalentemente su sistemi a disco magnetico, sotto forma di unità rimovibili o dischi esterni e sistemi a disco ottico, come masterizzatori CD o DVD. In realtà la disponibilità di collegamenti a banda larga e di servizi, anche gratuiti, di file storage su Internet ha reso disponibile a chiunque quello ciò che, in termini di backup, era esclusiva, fino a poco tempo fa, di grandi organizzazioni con importanti budget dedicati all’infrastruttura informatica. Si tratta della possibilità di memorizzare i propri backup in modalità remota sfruttando lo spazio su disco disponibile su server accessibili via Internet. Questo è oggi uno dei modi più sicuri e facili di conservare il backup della propria posta elettronica preservandola da danni hardware, software e generati da eventi esterni grazie alla conservazione dei dati in un luogo fisicamente indipendente da quello di origine.

Meglio prevenire che pentirsi
Il backup eseguito periodicamente nel modo corretto è l’unica valida forma di assicurazione per le informazioni contenute nei propri messaggi di posta elettronica. Come accade per i premi pagati per le normali assicurazioni di responsabilità civile, è vero che i costi in termini di tempo e fatica sembrano spesso spropositati a fronte della probabilità relativamente bassa del verificarsi dell’evento imprevisto, ma la vera convenienza si percepisce in tutta la sua importanza proprio nel momento del bisogno.

Per chi usa Outlook
Come primo caso, esaminiamo quello in cui l’utente non fa uso di un server come Microsoft Exchange, ma configura un account basato sui tradizionali protocolli di posta elettronica, mantenendo tutti i messaggi all’interno di cartelle personali memorizzati sul disco locale come file con estensione .pst. In tale evenienza basterà salvare il file contenente l’archivio in modo da essere sicuri di poterlo recuperare facilmente. Personal Folder Backup permette di eseguire il backup automatico di tale archivio su un disco esterno o di rete e di ripristinare facilmente il contenuto in caso di problemi.

Impostazione



Dopo aver installato lo strumento basta selezionare Backup nel menu File per attivare la semplice finestra di configurazione. Premendo il pulsante Opzioni si attiva un’ulteriore finestra dove è possibile specificare la periodicità del promemoria dell’operazione, le cartelle di cui fare il backup ed il disco di destinazione.


Salvataggio dati



Nella finestra principale dello strumento basta premere Salva backup per programmare l’esecuzione del backup alla prima uscita da Outlook, poiché, per poter essere eseguita, l’operazione necessita della chiusura dell’applicazione. Premendo Apri backup è possibile selezionare i file di backup ed accedere ai dati salvati