Outlook: un add-in per integrare Facebook, LinkedIn e Twitter

Integra Facebook, LinkedIn e Twitter in Outlook. Si possono gestire i profili social dal client di posta e tenere traccia delle attività di colleghi ed amici

Redazione PMI-dome | 22 settembre 2010

Facebook, Twitter e LinkedIn sono servizi sempre più di uso comune. Gli utenti che ne fanno uso sia per scopi personali sia in ambito professionale sono in continuo aumento a tal punto che queste piattaforme hanno sono divenute un punto focale per le strategie di aggregazione e marketing delle imprese. La grande flessibilità ed il dinamismo di questi social network, ha portato alla realizzazione di applicazioni volte ad integrarne le funzionalità all’interno di Outlook, così da garantire uno stretto connubio fra e-mailing e social networking.

Una di queste app è Outlook Social Connector (abbreviato OSC), messa a punto direttamente dal colosso di Redmond, e compatibile con Outlook 2003/2007 e 2010. OSC è pienamente supportato, per ora, solo da LinkedIn, Microsoft ha comunque annunciato che entro la fine del 2010 saranno disponibili, in versione definitiva, altri partner “sociali” come Facebook, Twitter, MySpace e Xing. Allo stato attuale, quindi, con OSC è possibile importare il proprio network di LinkedIn direttamente all’interno della casella di posta in arrivo di Outlook rimanendo sempre aggiornati sulle attività dei propri contatti. Si potranno inoltre monitorare e-mail, file, immagini e le informazioni relative ai colleghi.

Qualche precauzione
L’installazione di Outlook Social Connector si suddivide in due fasi. Nella prima si installa il componente Connector vero e proprio, nella seconda, invece, si va ad aggiungere il modulo relativo a LinkedIn. Le operazioni sono molto semplici, solo nel caso in cui si stesse utilizzando Outlook 2010 come client di posta, per evitare crash del sistema è necessario rimuovere prima la versione di Outlook Social Connector presente nella Suite Beta. Come fare? Semplice, dal Pannello di controllo di Outlook 2010, nel menu Programmi e funzionalità/ Microsoft Office 2010 clicchiamo su Cambia. Clicchiamo quindi su Add or remove features e Continue. Espandiamo la cartella di Outlook e quella degli addin. In Outlook Connector scegliamo Not available. Clicchiamo su Continue, completiamo la rimozione e chiudiamo Outlook 2010.

Installazione di Microsoft OSC

Una volta installati i plug-in di cui sopra, tutte le azioni che riguardano i contatti di LinkedIn verranno gestite dal pannello People Pane. Dopo aver eseguito e installato i file osc. msi (il componente di OSC) e LinkedIn Connector (il plug-in relativo a LinkedIn), avviamo Outlook: nella finestra Social network Accounts sarà visualizzata l’icona di LinkedIn. Inseriamo User Name e Password del nostro account LinkedIn, mettiamo una spunta sulla voce LinkedIn e clicchiamo su Connect. A questo punto, selezionando un contatto di Outlook (utente di LinkedIn che fa parte del nostro “network”) o aprendo una sua e-mail, nella parte bassa della schermata di Outlook apparirà automaticamente il People Pane nel quale saranno visualizzate le informazioni ricavate dal suo account. Nel People Pane la foto dei contatti sono visualizzate sulla destra, sotto forma di piccole icone. Passandoci sopra con il cursore del mouse saranno visualizzati i dati personali di ciascun utente; mentre cliccandovi si avranno a disposizione tutte le mail scambiate con quel contatto e gli aggiornamenti del suo profilo LinkedIn . Il pulsante Add (“+”), in basso a sinistra, serve per aggiungere alla propria rete sociale LinkedIn un contatto. Cliccandoci sopra potremo inviare una mail invito. Accanto al “+” verrà subito visualizzata un’icona di attesa che scomparirà quando il contatto accetterà l’invito.

TwInbox: porta Twitter in Outlook

Se invece vogliamo integrare in Outlook solo Twitter, possiamo installare TwInbox che, in pratica, trasforma Outlook in un client desktop per Twitter. Facilissimo da usare, TwInbox è compatibile con le versioni 2003 e 2007 di Office e si integra nella finestra principale del client sotto forma di toolbar; ma può essere gestito anche mediante gli strumenti di Outlook stesso. La toolbar presenta i pulsanti per la scrittura, l’invio e l’inoltro di messaggi (pubblici, privati o immediati) e gli strumenti per la visualizzazione delle statistiche sui tweet ricevuti. Inoltre, TwInbox permette anche di categorizzare i messaggi in base a specifici argomenti, creando specifici gruppi. Per installare TwinBox  bisogna seguire una semplice procedura guidata e riavviare il PC. Successivamente, all’apertura di Outlook, la toolbar con le funzionalità di base previste da Twitter (come l’invio diretto, pubblico o privato di messaggi, l’inoltro e l’URL breve) sarà visualizzata in alto nella schermata principale. Quando riceveremo un tweet, la barra di TwInbox ne visualizzerà le prime parole. Dalla casella di anteprima , poi, si potrà rispondere al mittente con un tweet diretto “d” (CTRL+clic) o pubblico “@” (CTRL+MAIUSC+clic). Per indirizzare il post ad un qualsiasi utente registrato su Twitter, aggiungiamo al suo nome il simbolo “@”.

Tweet personalizzati

Ma, una volta installato il plug-in, andiamo subito a configurarlo e a personalizzarlo. Apriamo quindi la finestra Options e nella scheda Account immettiamo il nostro nome utente Twitter e la password associata. Nella scheda successiva, Receiving, possiamo scegliere se ricevere i nuovi messaggi postati su Twitter nella cartella Posta in arrivo, o dirottarli in una cartella specifica, magari creata ad hoc . TwinBox, in pratica, si collegherà al nostro account Twitter e verificherà la presenza di nuovi messaggi. Questa frequenza di controllo dei messaggi, come il tipo di recupero, può essere personalizzato. Personalizzabile è anche la gestione degli URL lunghi più di 140 caratteri, il limite massimo di caratteri gestibile con un messaggio Twitter: si può infatti scegliere se accorciare automaticamente questi URL mediante il servizio online di url-shortening “tiny.url”. Nel quarto tab, UI, ci sono le caselle di controllo che consentono di visualizzare particolari opzioni sulla toolbar di TwInbox. In particolare, ritroviamo il campo per la spedizione dei post, i pulsanti per l’invio/inoltro dei messaggi e l’anteprima dei tweet ricevuti (che è bene attivare per una migliore gestione dei tweet).

Xobni: la sidebar 2.0

Ma tra i social network più in voga del momento Twitter e Facebook la fanno da padrone, e non poteva di certo mancare un’applicazione che permettesse di integrare queste due piattaforme, insieme a LinkedIn, all’interno della schermata di Outlook. Xobni, per l’appunto, è un plugin per Outlook che supporta l’invio e la ricezione di messaggi da e per Twitter, Facebook e LinkedIn. Una volta installato fa comparire nel client di posta una sidebar contenente una serie di funzioni capaci di collegare il sistema ai contatti dei tre social network. Al primo avvio, Xobni esegue una procedura di indicizzazione dei dati presenti in Outlook per creare, per ognuno dei contatti, una specie di “carta d’identità virtuale” con tutti i dettagli ed i collegamenti sui diversi social network di cui fanno parte. Per visualizzare dettagli e collegamenti sui social network di un contatto sarà sufficiente digitarne il nome nella barra di ricerca (presente nella parte alta della sidebar di Xobni) o selezionare una sua e-mail in Outlook e cliccare sull’icona della rete desiderata. Ad esempio per Facebook premiamo sulla “F”. In questo caso, verrà visualizzata la finestra di Xobni. Eseguiamo il login e premiamo Accedi. Nella schermata successiva, scegliamo se consentire l’accesso alle informazioni offline e torniamo al client. A questo punto, se il contatto è iscritto al servizio, visualizzeremo le notizie dell’account Facebook. Cosa simile avviene per il contatto si desiderassero consultare le informazioni su LinkedIn o Twitter. Anche i n questi casi cliccando nel pannello sulla scheda apposita (“t” per Twitter e “in” per LinkedIn) dovremo eseguire il login immettendo i nostri dati di accesso a queste due piattaforme. Naturalmente il login alle tre piattaforme viene richiesto solo quando si seleziona un contatto la prima volta, per i successi contatti questa procedura non sarà più necessaria. Per visualizzare la lista dei contatti di un soggetto, l’elenco delle conversazioni intraprese e i messaggi scambiati con esso si deve cliccare rispettivamente sulle voci “nome contatto” network, Conversations e Files exchanged presenti nella sidebar di Xobni.

Sicurezza a rischio?
Se da un lato Outlook è un client di posta molto utilizzato in ambito lavorativo, è anche vero, dall’altro, che l’uso dei social network in ufficio non è sempre visto di buon occhio. Questo perché le aziende li ritengono sia causa di un calo di produttività da parte degli impiegati, sempre più spesso impegnati in post, tweet e nella gestione dei propri profili, sia colpevoli di veicolare spam, phishing e malware. Nonostante il pericolo sia reale e nel 2009 i quattro social network, Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube, abbiano subito un elevato numero di attacchi (mirati a sottrarre dati sensibili), è bene sottolineare che tale fenomeno è controllabile mediante una fruizione intelligente e consapevole dei servizi online.

APPROFONDIMENTI
UN ADD-IN PER FACEBOOK
Outsync è un’utility gratuita in grado di trovare le corrispondenze tra le immagini dei contatti salvati nella rubrica di Outlook 2003/2007 e le foto dei relativi profili sottoscritti nel proprio account Facebook. Il funzionamento è molto semplice. Una volta lanciato ed eseguito il login sul social network, il programma troverà in automatico tutte le corrispondenze. Successivamente basterà deselezionare quelle di cui non si desiderano gli aggiornamenti e quindi sincronizzare le restanti premendo Sync.

IL NETWORKING ENTRA IN AZIENDA
Due programmi, che non sono dei veri e propri add-in in quanto non si integrano direttamente con Outlook, ma operano esternamente, sono OutSync e TamTamy. Il primo interagisce direttamente con la cartella Contatti, con gli account e le e-mail ricevute, mettendo in comunicazione il client di posta con i vari social network. Il secondo rappresenta una vera e propria piattaforma di microblogging pensata per l’utenza business. A questa categoria appartengono anche, Yammer, Cubetree o Gist.