Gmail Posta Prioritaria: con Priority Inbox, addio spam per professionisti, uffici e aziende

Con la funzione di Priority InBox, Google individua per le email importanti: così sarà possibile ottimizzare l’uso della casella di posta

Redazione PMI-dome | 05 gennaio 2011

La posta elettronica è, fra i servizi Internet, uno strumento indispensabile per la comunicazione a distanza. Negli ultimi tempi, tuttavia, con il boom dei social media sono nati modi alternativi e più informali per comunicare, come i post in bacheca su Facebook o le reply di Twitter, oltre alle rispettive funzionalità di messaggistica. Questi metodi alternativi hanno in comune con l’e-mail una caratteristica fondamentale, la comunicazione asincrona, che consente a mittente e destinatario di non essere entrambi connessi contemporaneamente al momento dell’invio: il mittente invia il messaggio, il destinatario, se non è online in quel momento, potrà leggerlo al successivo login. Per l’iscrizione ai social media è comunque necessario l’inserimento di un indirizzo di posta elettronica, a cui vengono puntualmente inviate di default (quasi) tutte le notifiche che il network può generare. Ciò, assieme all’iscrizione alle newsletter, comporta inevitabilmente un intasamento della casella di posta elettronica principale, che da utile strumento per comunicare a distanza può trasformarsi in un cumulo di messaggi, fra cui è difficile capire cosa conta veramente. Ciò accade in quanto i messaggi di norma sono ordinati in ordine cronologico e non in base alla priorità. Per andare incontro a questa esigenza, di recente Google ha lanciato una nuova funzionalità integrata nel suo servizio di posta elettronica. Chiamata Priority Inbox, ha l’obiettivo di fare ordine fra le e-mail, mettendo in evidenza quelle che realmente ci interessano e a cui potremmo avere urgenza di rispondere.

Come funziona?
Keith Coleman, product management director di Google, intervistato da Nick Bilton per il New York Times, ha ammesso che la posta prioritaria era già in cantiere dalla prima versione di Gmail e in parte si basa sullo stesso algoritmo adoperato per eliminare le mail di spam. La novità di Mountain View è stata resa disponibile gradualmente su tutti gli account Gmail e per attivarla occorre cliccando sul link rosso che compare in alto a destra della schermata principale. Una volta attiva, i messaggi in arrivo vengono suddivisi in tre categorie: Importanti e da leggere per i più urgenti, Speciali per le e-mail scelte da noi e Tutto il resto per i messaggi che possono attendere. Nella nota di benvenuto, Google scrive che i criteri di selezione delle e-mail importanti sono: “le persone a cui mandi più messaggi o con cui chatti di più, la frequenza con cui scambi e-mail con queste persone e quali sono le parole chiave che appaiono con maggiore frequenza nei messaggi che leggi”.


Figura 1 - I pulsanti + e – permettono di cambiare priorità alle email in arrivo

Personalizzazione
Chiaramente il meccanismo di assegnazione della priorità può incorrere in errore, perciò è possibile far salire di livello un messaggio marcato come non importante o viceversa, tramite i due pulsanti dedicati (il segno “+” e “-” in alto nella schermata di Gmail -
Figura 1). Nelle nostre prove, dopo alcuni giorni di utilizzo della Priority Inbox, Gmail ha contrassegnato come importanti quasi tutti i messaggi ricevuti. Molti di questi non lo erano, ma il sistema ha dimostrato in seguito di apprendere in fretta le istruzioni che via via gli impartite. Ad ogni modo, essendo molto vasta la tipologia di e-mail che usualmente si ricevono, per varietà di mittenti e contenuti, il training si annuncia lento nel raggiungere una meta definitiva. La posta prioritaria ha un buon livello di personalizzazione. Dall’apposita scheda delle Impostazioni (Figura 2), si può scegliere se visualizzare la classica posta in arrivo o la novità di BigG subito dopo il login, cambiare l’ordine delle categorie o il numero di e-mail visualizzate, o disattivare il servizio. Interessante l’opportunità di inserire una quarta categoria, che consente di visualizzare tutti i messaggi dotati di una particolare etichetta. È, inoltre, concesso attivare dal menu a tendina contestuale l’opzione che consente di nascondere una o più categorie, qualora non ci fossero messaggi al loro interno.


Figura 2. La scheda della posta prioritaria ha un buon livello di personalizzazione

Filtri o Posta prioritaria?
Come è noto, su Gmail ogni utente può creare dei filtri personalizzati, con cui ad esempio marcare con una etichetta i messaggi che contengono una parola chiave o sono inviati da un certo mittente. L’idea che sta alla base dei filtri è l’assegnazione statica di regole che, se soddisfatte, compiono una certa azione sul messaggio (Figura 3). La posta prioritaria, invece, è dinamica e varia così come varia nel tempo la nostra definizione di importanza. Di default i filtri sono immuni alla Priority Inbox, perciò se abbiamo deciso che un messaggio deve bypassare la posta in arrivo, così accadrà, a meno che non decidiamo di ignorare i filtri dalle impostazioni. A meno che non abbiate un carico di e-mail che supera la decina ogni giorno, a nostro avviso usare la posta prioritaria può essere superfluo, perché un uso corretto dei filtri consente di già una buona gestione dei messaggi, evitando il training dinamico dei primi tempi. Innanzitutto è fondamentale ridurre alla radice le cause di intasamento della casella di posta, puntando a limitare le newsletter che riceviamo, magari con un più comodo feed reader. In seguito, occorre impostare correttamente le notifiche dei social network, privilegiando solo quelle che siamo davvero interessati a ricevere nella nostra casella di posta. Fatto ciò, suggeriamo la creazione di almeno due etichette, una per le newsletter, l’altra per le notifiche dai social media, e la creazione dei relativi filtri dall’apposita scheda delle impostazioni. In tal modo sarà possibile escludere dalla posta in arrivo questi messaggi, che potrete comunque leggere dall’etichetta assegnata. Non essendo i filtri incompatibili con la posta prioritaria è comunque possibile adoperarli entrambi, segnando ad esempio sempre come importante il messaggio proveniente da un certo mittente.



Figura 3. I Filtri sono differenti dalla Priority Inbox: aggiungono semplicemente un’etichetta a determinati messaggi