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PMI Dome

Dati al sicuro e sempre disponibili AAAAAAAAAAAAA2parte

Durante le nostre trasferte o i periodi di vacanza possiamo utilizzare i servizi di storage remoto. Impariamo a sfruttarne le potenzialità in modo da avere i documenti sempre a portata di mouse
Redazione PMI-dome
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Ecco Documenti


1. Per accedere a Google Documenti basta effettuare il login su Gmail, alla pagina gmail.google.com e fare clic sul link Documenti; il pannello principale mostra un menu a tendina, per la selezione delle cartelle e dei file e la finestra principale a destra.

Copia file


2. Per caricare dei file su Google Documenti, selezionare il pulsante Carica; nella finestra che è visualizzata scegliere il file Sfoglia e premere quindi Carica file, per effettuare l’upload sullo spazio online. A destra sono specificate le limitazioni nella dimensione dei file.

Word sul Web


3. Subito dopo il caricamento, il file sarà visualizzato nel suo ambiente: caricando un documento di testo, per esempio, sarà disponibile in una pagina simile a Word; fare clic su Salva per salvare il file con un nome assegnato da Google, oppure su File\Salva con nome.

Documenti perfetti


4. L’editor di testo offerto da Google Documenti (ma lo stesso vale per il foglio di calcolo), offre tutti gli strumenti necessari per creare documenti professionali o modificare quelli realizzati con Office. È possibile formattare il testo, inserire oggetti nel documento, e stamparlo al termine del lavoro.

Nuova cartella


5. Dal menu Nuovo è possibile creare nuovi documenti, coma ed esempio file di testo, fogli di calcolo, presentazioni, moduli, ecc, oppure altre cartelle, utili per organizzare l’ambiente di lavoro. Per creare una nuova directory andare in Nuovo\Cartella.

Personalizzazioni


6. Quando la cartella è visualizzata, fare clic su Nuova cartella, digitarne il nome ed una descrizione nelle caselle al centro della finestra. Scegliere un colore per la cartella e trascinare i file già caricati (disponibili in Tutti gli elementi) nella nuova directory.






Documenti anche dallo smartphone
Ormai ogni professionista utilizza un sistema “mobile” per la gestione del lavoro fuori dall’ufficio. E durante le vacanze è possibile accedere ai propri documenti online anche dallo smartphone Windows Mobile, o dall’iPhone: alla pagina www.memopal.com/it/default.aspx è disponibile il servizio Memopal (servizio a pagamento: 49 euro all’anno per 150 GB di dati) che effettua un backup dei documenti memorizzati sul PC, salvandoli online in modo sicuro! Con Memopal si hanno due vantaggi: si ha sempre un backup dei dati e i documenti sono disponibili online da qualsiasi posto del mondo. La versione di Memopal per iPhone è disponibile sul sito citato in precedenza, facendo clic su Scarica Memopal e poi su Iphone App Store.

Documenti sull’iPhone


1. Dopo avere installato Memopal sull’iPhone, oltre che sul PC ed avere in seguito effettuato il backup dei file, basta aprire il tool sullo smartphone per visionare i documenti disponibili online. Gli ultimi caricati sono disponibili all’interno di Most Recent Files.

Condividivisione


2. Memopal consente anche di condividere un file con altri colleghi: basta selezionare il documento e andare alla sezione Share, indicando l’e-mail della persona che deve prelevare il file; lo slider in basso consente di specificare per quanto tempo il documento deve essere disponibile.

 Approfondimenti

Trasferimento diretto per i file più grandi
Molti servizi di storage online pongono dei limiti alla dimensione massima dei file. Se si deve inviare un documento molto “pesante” ad un collega però, si può ovviare usando un servizio come Jetbytes (http://jetbytes.com), che consente di spedire un file di qualsiasi dimensione, direttamente al destinatario, senza depositarlo su un server online. Con Jetbytes, in pratica, si crea un “canale” tra mittente e destinatario, che devono essere entrambi connessi nello stesso momento. Il mittente dovrà caricare il file sul sito di Jetbytes (non è necessaria alcuna registrazione), indicando l’e-mail del collega, che riceverà un messaggio con il link per il download del documento. Semplice ma molto efficiente!

Lo storage online di Microsoft
Chi utilizza Windows Live Messenger, può utilizzare lo stesso account anche per accedere a SkyDrive (http://skydrive.live.com), il sistema gratuito di storage e condivisione dei file, offerto da Microsoft. SkyDrive offre 25 GB di spazio, accessibili da qualsiasi dispositivo, per salvare i documenti più importanti, da utilizzare anche durante le vacanze semplicemente connettendosi al Web. Il servizio di Microsoft consente di creare nuove cartelle, rendendole private o condividendole con amici, colleghi o altre persone. SkyDrive è accessibile direttamente da Messenger, selezionando la foto del proprio avatar e la voce Vai al tuo Windows Live Space.

Allegati di grandi dimensioni sull’e-mail
Alcuni provider forniscono dei servizi aggiuntivi che consentono di usare la posta elettronica anche per l’invio di file molto grandi. Con Libero, si possono inviare allegati fino a 2 GB, utilizzando Jumbo Mail: il servizio memorizza online il documento, inviando al destinatario una e-mail con il link per il download, che resta attivo per qualche giorno. Tiscali offre un servizio simile, chiamato Tiscali Allega Maxi, per inviare allegati fino a 2 GB mentre Alice, dispone del servizio Alice Giga Mail.

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