Dematerializzazione: opportunità non colta dalle PMI?

Ancora molto poche le piccole e grandi imprese che, nonostante usino risorse IT, non sfruttano le fatture digitali: il limite è principalmente negli investimenti in formazione

di Lorenzo Mari | 16 maggio 2011

Se le fatture venissero tagliate una volta per tutte e le imprese decidessero di puntare sul telematico per documenti di ufficio quali documenti, contratti, il libro giornale o il fascicolo doganale, si otterrebbe uno sgravio in termini di riduzione dei costi di gestione di oltre 70miliardi di euro l’anno se si considera l’intero arco delle aziende italiane. Ma anche solo fermandosi alla fatturazione i costi si ridurrebbero notevolmente, tuttavia si tratta di opportunità non colte, in particolare dalle nostre PMI

La fatturazione elettronica è difatti adottata da solo un’impresa su sette, laddove è una vera e propria realtà tra le grandi imprese che contano più di 250 dipendenti.

Tuttavia, come fa rilevare nel Sole 24 ore di oggi Enrico Netti, sono più di 7.500 le imprese che presentano un cui ciclo ordine-pagamento che si svolge interamente all'interno di un circuito per lo scambio elettronico dei documenti (Edi) e sono oltre 50mila quelle che comunicano tra loro, dematerializzando in vario modo i documenti cartacei usati per le relazioni commerciali, nell'ambito di circa 200 Extranet private.

 Il percorso di adozione della fatturazione elettronica sarebbe dunque una sorta di moviola che vede crescite molto lente. Lo evidenzia l'edizione 2011 del rapporto elaborato dall'”Osservatorio fatturazione elettronica e dematerializzazione” della School of Management del Politecnico di Milano, “Non si capisce come mai a fronte dei possibili percorsi per fare entrare in azienda la dematerializzazione, il tasso di adozione in Italia sia basso, al di sotto della media europea – osserva in merito il Prof. Perego, docente di Logistica del Politecnico di Milano e direttore scientifico dell'Osservatorio. Si dovrebbe, a suo modo di vedere, partire innanzi tutto dalle imprese grandi perché questo innescherebbe un processo virtuoso che coinvolgerebbe “Un punto di partenza sono le imprese medio-grandi, dove oggi il tasso di adozione è inferiore al 50%. Quando si muovono queste realtà anche le Pmi del loro ecosistema traggono beneficio da questo progetto”.

Tuttavia anche l’implementazione di queste nuove tecnologie ha un costo, in termini principalmente di attrezzature e formazione del personale. Avverte Perego però che “Il costo per implementare questi servizi si ripaga in qualche mese ma il grosso lavoro è di tipo organizzativo, intervenendo sui processi e sulla formazione delle persone”. Il direttore scientifico dell’Osservatorio fa l’esempio di una media azienda che realizza 80% del proprio business con catene della moderna distribuzione, con le quali scambia flussi di documenti digitali: ”Il top management ha deciso di non andare in questa direzione perché avrebbe escluso i clienti meno organizzati dal punto di vista tecnologico” Ha dunque rinunciato a una riduzione del 15-20% del costo medio di una fattura, scegliendo di non affrontare un round d'investimenti che si preannunciava piuttosto oneroso in funzione del sistema informatico.

Non mancano però le esperienze positive, superato questo ostacolo momentaneo ma certamente rilevante dell’adeguamento del personale e delle attrezzature. Dopo un investimento contenuto, in Roquette Italia da quest'anno è iniziato l'invio delle mail con i Pdf delle fatture ai clienti, i quali sembrano avere accettato di buon grado: “In conservazione sostitutiva vanno i Pdf – aggiunge Fabrizio Francani, direttore amministrativo – siamo estremamente soddisfatti e il tasso di accettazione è intorno al 80%”. Tra i vantaggi il manager evidenzia la grande rapidità con cui si accede alla fattura, incrociando e analizzando i dati: “La tecnologia è molto amichevole e rende possibile il collegamento tra registrazione contabile e l'immagine che ha portato alla scrittura”.