Fattura attenta, ti smaterializzerò!

Gli esperti non hanno dubbi: rendere elettronici i documenti porta vantaggi pratici e benefici economici anche importanti, sia per la singola impresa sia per il sistema-Paese. Cerchiamo di capire a che punto è l'Italia in questo settore

di Nicodemo Angì | 25 maggio 2011

Nel film “Brazil” c'era un anarchico riparatore (un indimenticabile Robert De Niro) che soccombeva per l'abbraccio soffocante delle carte burocratiche. La vita reale non arriva – fortunatamente - a questi livelli, ma la quantità di documenti che produce una PMI e perfino un singolo professionista (per non parlare delle grandi aziende) è sicuramente non trascurabile.

Per fortuna l'informatica ed il web possono offrire soluzioni concrete e collaudate alla domanda: “come diminuire il volume dei documenti prodotti e spediti durante le operazioni aziendali e istituzionali?”. Il concetto chiave è la “dematerializzazione” di queste carte, un concetto definito già diversi anni fa. Senza andare troppo indietro nel tempo basta pensare ad una ricerca che il Politecnico di Milano ha pubblicato nel 2008, prendendo spunto dall'obbligo – introdotto da una Legge Finanziaria di quegli anni - dell'invio di sole fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione. Si erano individuate una decina circa di fattispecie di fatturazione elettronica, suddivisibili grossomodo nelle soluzioni volte a digitalizzare e automatizzare il processo compreso fra la creazione della fattura alla sua conservazione e nell'insieme più ampio (comprende infatti aspetti logistico-commerciali e amministrativo-finanziari) che parte dall'ordine fino alla chiusura dei pagamenti. Se comunque interessante era il tempo di ritorno dall'investimento – indicato come inferiore all'anno per tutti i modelli considerati, anche nel caso delle PMI - il completo dispiegamento dei benefici di questo sistema si concretizzava con l'adozione del ciclo integrato ordine-pagamento. Solo in questo caso si riusciva infatti a godere di una sostanziosa riduzione dei costi di gestione delle non conformità e della diminuzione delle attività a basso valore aggiunto, a tutto vantaggio della produttività. Nel caso i produttori di elettrodomestici dematerializzassero tutto il processo ordine-pagamento, ad esempio, otterrebbero un risparmio di circa 70 euro a ciclo, cifra che scenderebbe a 25 euro per l'industria farmaceutica, più accurata e sistematizzata già da oggi.

Cosa è cambiato in questi tre anni (un periodo piuttosto lungo se riferito all'IT e Internet)? A dircelo è sempre il Politecnico in un'altra ricerca, che evidenzia come la dematerializzazione dei documenti nel settore B2B sembri aver finalmente imboccato la strada “giusta”, dopo un periodo di esitazioni (imprenditoriali) e incertezze (normative).

Guardare al futuro
Se la penetrazione della fatturazione elettronica in Italia non è ancora altissima (le società che l'hanno usata, più o meno estesamente, sono circa 60.000) interessante è invece la sua forte crescita. Le imprese con più di 10 dipendenti che hanno progetti di conservazione non “fisica” dei documenti (per la maggior parte sono libri, fatture attive e registri) ammontano a circa 4.000, con un aumento del 56 % rispetto al 2009. La digitalizzazione dei documenti catalizza la creazione (e ne è anche l'effetto) di reti dedicate alla circolazione di questo tipo di file. Sono così circa 7.500 le aziende che fanno parte di un network EDI (Electronic Data Interchange); esse sono circa il 33 % delle grandi imprese italiane ed il 2 % delle PMI. Queste realtà sono ovviamente molto ben “predisposte” ad uno scambio documentale e infatti fra di esse cresce il numero degli scambi di documenti, siano essi semplici (+ 12 % rispetto al 2009) o evoluti, che incrementano del 10 %.

Le imprese che interagiscono tramite delle Extranet, meno specializzate, sono circa 47.000; disaggregando questo dato si arriva a stabilire che si tratta di circa il 12 % delle grandi imprese, il 15% delle Pmi e qualcosa di meno dello 0,2% delle microimprese. Sono invece pochissime (qualche decina) le aziende che fatturano  elettronicamente a “pura a norma di legge”: si tratta per lo più di realtà che appartengono allo stesso gruppo, dato che la normativa per la fatturazione elettronica pura prevede sia la stipula di un accordo apposito tra le parti sia il portare le fatture in conservazione entro 15 giorni, un periodo piuttosto breve per le aziende che non facciano parte dello stesso gruppo.

Eppure, come sottolineato dallo studio del Politecnico, i benefici economici derivanti dalla smaterializzazione documentale sarebbero così importanti da avere un impatto pari a intere Leggi Finanziarie, considerando che le fatture Business-to-Business che circolano nel nostro Paese sono sono circa 1,3 miliardi/anno. Implementando tecniche di fatturazione elettronica anche semplici, secondo le quali la fattura venga scambiata in formato non strutturato, il Sistema Paese beneficherebbe di vantaggi – fra minori costi e aumenti d'efficienza – calcolabili nell'ordine dei 7-8 miliardi di euro l'anno. Adottando invece il modello più evoluto di smaterializzazione – quello che coinvolge cioè tutti gli step ed i documenti del ciclo ordine-pagamento – tali vantaggi arriverebbero all'iperbolica cifra di 60 miliardi di euro l'anno. La flessibilità di queste procedure ne permetterebbe poi l'applicazione anche a processi che non siano solo quelli ordine-pagamento, coinvolgendo anche, ad esempio, contratti, registri contabili e documenti assicurativi e doganali. Il solo settore delle assicurazioni RC-auto, ad esempio, “vale” 35 milioni di fascicoli/anno in Italia ed il dematerializzarli potrebbe comportare vantaggi quantificabili in circa 1,5 miliardi di euro annui.
Alessandro Perego, responsabile scientifico dell'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, ritiene che il cammino della dematerializzazione documentale sia non solo già ben tracciata ma anche tappezzata di interessanti opportunità. L'iniziativa spetta ora alle società private e alle organizzazioni pubbliche, tutti attori che devono comportarsi attivamente. Anche la semplice inerzia appare infatti pericolosa, alla luce di condizioni al contorno già ben delineate quali i già citati benefici, i sempre maggiori input in tal senso da parte degli organi legislativi, italiani e anche europei e l'obbligo di fatturazione elettronica verso la PA, solo per citarne alcuni.

Se a tutto questo si aggiunge anche un rilevante beneficio ambientale ed energetico non si può non auspicare il successo di questa civilissima e silenziosa “rivoluzione industriale”.