Pianificare le ferie con Excel

Perché aspettare l’ultimo momento per definire le vacanze in azienda? Grazie al foglio di calcolo, è facile realizzare il piano ferie e garantire, allo stesso tempo, la continuità delle attività

di Francesco Forestiero | 26 luglio 2011

Quando si gestisce una squadra di lavoro, la pia­nificazione delle presen­ze durante i periodi estivi è di cruciale importanza, al fine di garantire il proseguimento delle attività. Bisogna sapere con lar­go anticipo se una determinata risorsa sarà disponibile in un certo periodo o, nel caso contra­rio, adoperarsi per realizzare una corretta turnazione del persona­le. Che si tratti di un progetto o dello svolgimento di specifiche mansioni, è compito del respon­sabile pianificare le assenze pro­grammate, rispettando le esigen­ze di ogni risorsa. E per far fronte a tutto ciò è possibile ricorrere ancora una volta ad Excel.
L’uti­lizzo di un foglio di calcolo consente l’intersezione e la gestione delle diverse assenze, individuando eventuali periodi critici così da affrontare al me­glio l’intervallo estivo.
Il primo passo verso la com­pilazione del piano ferie con­siste nel raccogliere le diverse richieste dei dipendenti, in tempo utile per proporre even­tuali variazioni. Questa comu­nicazione potrebbe avvenire, ad esempio, tramite mail con l’invio di un file Excel unificato e contenente alcuni campi da compilare (con le date di assen­za proposte dal dipendente).
Nel progetto che andremo a svi­luppare ipotizziamo un foglio di calcolo che verrà compilato dal dipendente al momento oppor­tuno, contenente tutte le infor­mazioni necessarie alla verifica dei giorni di assenza. Per sem­plicità di gestione e soprattutto per evitare la programmazione di tutto il piano ferie annuali in un unico momento, si sud­dividerà in trimestri la comu­nicazione delle assenze. In tal modo, mettiamo il caso ci si ap­presti a definire le ferie estive e quindi il terzo trimestre (luglio-settembre), nei primi giorni del mese di giugno, con un mese di anticipo sul primo giorno utile, si possono pianificare le ferie della forza lavoro.
Al fine di evitare l’utilizzo di un nuovo foglio di calcolo per ogni trimestre dell’anno, sarà predi­sposta la generazione automati­ca del calendario trimestrale. La generazione automatica di un calendario può risultare un’ope­razione non semplicissima, so­prattutto se si vogliono conside­rare i giorni festivi. Per risolvere il problema ci serviremo di una macro, che grazie a qualche riga di codice Visual Basic consentirà la puntuale compilazione del ca­lendario di un qualsiasi anno. Per semplificare le cose utilizzeremo il più possibile le formule messe a disposizione dal foglio di cal­colo, così da predisporre diretta­mente nelle celle i dati necessari alla generazione del calendario. Per le festività si utilizzerà una tabella contenente le date di tutti i giorni festivi previsti nell’anno. La tabella si potrà ampliare o mo­dificare a piacimento, inserendo ad esempio la festa patronale della città o altre date che si de­siderano evidenziare in rosso sul calendario. Per le domeniche ci serviremo, invece, della formula GIORNO.SETTIMANA. Questa restituisce un numero progres­sivo da 1 a 7, a partire da una determinata data. Il codice VB eseguirà quindi, mediante un ci­clo iterativo, la scansione del ca­lendario controllando l’eventuale presenza di giorni festivi. Tirando le somme il dipendente avrà da­vanti a se un file contenente in una griglia i tre mesi di riferimen­to e potrà indicare, digitando un simbolo o un particolare caratte­re, i giorni di assenza direttamen­te sul calendario.
Il foglio di calcolo utilizzato per la comparazione delle assenze dei diversi dipendenti è molto più semplice rispetto al precedente. Una prima schermata verrà uti­lizzata per l’inserimento dei dati estrapolati dal foglio di calcolo inviato dall’utente. Utilizzando un semplice Copia e Incolla, si riporteranno tutti i piani ferie dei dipendenti. Un secondo fo­glio del file, invece, riporterà il confronto mese per mese delle assenze di ogni risorsa. Nel pro­getto non si è considerata per semplicità l’esigenza della com­presenza di particolari risorse o l’indispensabilità di altre in specifici periodi. Questo perché, ordinate in colonna per periodo, le assenze possono essere facil­mente visualizzate e confrontate in un colpo d’occhio, valutando eventuali periodi scoperti. Fino ad un numero contenuto di risor­se da gestire risulta quindi suffi­ciente una comparazione visiva, che oltretutto prescinde da deci­sioni differenti in base al tipo di lavoro svolto ed alle esigenze del­le risorse stesse.

Un foglio per i dipendenti
Primo passo per la realizzazione del no­stro progetto, consta nella definizione del foglio dipendente. Sarà quindi neces­sario mettere a punto la struttura di un fo­glio di calcolo, che verrà compilato dalle risorse facenti parte del gruppo di lavoro gestito. L’utente visualizzerà, aprendo il file, una finestra di dialogo all’interno del­la quale potrà inserire i dati necessari alla generazione del calendario. Per semplicità si è scelto di inserire il nome del dipen­dente, l’anno ed il trimestre di riferimento. Ovviamente questa è una struttura di base. A seconda alle esigenze tali dati potranno essere ampliati, ad esempio, con il numero di matricola o ancora il reparto di appar­tenenza. Un foglio del file dedicato alle festività potrà essere nascosto all’utente e modificato solo dal coordinatore.


Per la generazione del calendario realizzia­mo una griglia di dimensioni 3x31, inseren­do i mesi in riga e i giorni in colonna. Inseriamo poi i dati principali necessari alla generazione del calendario. Nella cella B15 del primo mese inseriamo la formula =SE(B7=1;”Gennaio”;SE(B7=2;”Aprile”;SE(B7=3;”Luglio”; “Ottobre”))).


Digitiamo nella cella A17 la formula =B7*3 e con -1 generiamo i mesi precedenti. In­seriamo in basso, per ogni mese, il numero di giorni e con un CERCA.VERT nelle celle AH15, AH16 e AH17 riportiamo il numero di giorni del mese. Realizziamo una griglia con la formula =GIORNO.SETTIMANA(DATA(aaaa;mm;gg)) nelle celle C19:AG21.


In un altro foglio di calcolo inseriamo una griglia contenente l’indicazione di tutte le festività con giorno e mese e accanto in forma­to gg/mm/aaaa usando DATA. Riportiamo poi tutta la griglia in formato data con la formula =DATA(aaaa;mm;gg). Usiamo nelle griglie la formula SE per verificare i mesi di 30 giorni e febbraio.



Andiamo in Sviluppo/Visual Basic per avviare l’Editor. Facciamo clic su Inserisci/UserForm. Inseriamo 3 etichette e 3 caselle di testo, mo­dificando nelle proprietà degli oggetti la voce Caption. Aggiungiamo un pulsante di comando e con un doppio clic incolliamo il contenuto del file generacalendario.txt (scaricabile dal link in fondo all'articolo).


Facciamo doppio clic su ThisWorkbook nella finestra Progetto dell’Editor di Visual Basic e incolliamo lo spezzone di codice, inserendo come intestazione Private Sub Workbook_Open() e successivamente lo spezzone di codice User­Form1.Show. La finestra di dialogo creata verrà così caricata all’avvio del file.

Per gli anni bisestili?
Un problema da affrontare nella generazione del calendario è legato al riconoscimento degli anni bisestili. Come è noto gli anni bisestili, che ricorrono ogni 4 anni, sono formati da 366 giorni anziché 365. Il controllo è presto fatto. Un anno è bisestile se il suo numero è divisibile per 4, con l’ecce­zione degli anni secolari (quelli divisibili per 100) che sono bisestili solo se di­visibili per 400. Con la formula RESTO(anno) e l’uso degli operatori logici E ed O, possiamo verificare questa condizione. La formula usata nel foglio di calcolo è =SE(O(RESTO(B4;400)=0;E(RESTO(B4;4)=0;RESTO(B4;100)<>0));1;2). Questa restituirà 1 per gli anni bisestili e 2 per quelli non bisestili.

Assenze sotto controllo
Cliccando sul pulsante Genera Calen­dario, inserito nella finestra di dialogo creata, vengono ricopiati i dati contenuti nelle caselle di testo all’interno delle cor­rispondenti celle del foglio di calcolo. Suc­cessivamente viene richiamata la funzione Domeniche, il cui codice è contenuto nel file domeniche.txt (scaricabile dal link in fondo all'articolo). Il codice non fa altro che utilizzare due cicli For e verificare se un de­terminato giorno della griglia corrisponde ad una domenica (griglia numerica da 1 a 7) o ad una festività (comparando le date della griglia del foglio Festività con i giorni di festa inseriti). Un tasto Modifica, che ri­chiama la finestra di dialogo per modificare i dati inseriti e un tasto Copia, che provvede a copiare il contenuto della griglia compila­ta, concludono il file.


Dalla scheda Sviluppo avviamo l’Editor di Vi­sual Basic cliccando su Visual Basic. Andia­mo in Inserisci/Modulo e ricopiamo all’interno lo spezzone di codice contenuto nel file domeniche.txt (scaricabile dal link in fondo all'articolo). A questo punto verranno automaticamen­te colorati di rosso i giorni di festa ed in nero i giorni mancanti, come il 31 ad alcuni mesi.


Dalla scheda Sviluppo clicchiamo su Inserisci dal menu Controlli. Selezioniamo il controllo ActiveX Pulsante di comando e successivamente facciamo doppio clic sul pulsante generato. Modifichiamo poi la proprietà Caption e inse­riamo lo spezzone di codice UserForm1.Show. In questo modo si richiamerà la finestra.


Da Inserisci, nel menu Controlli della sche­da Sviluppo, selezioniamo un altro controllo ActiveX Pulsante di comando. Facciamo doppio clic su di esso e inseriamo lo spezzone Call Copia. Inseriamo quindi un nuovo Modulo e incolliamo nell’editor lo spezzone di codice Range(“C14:AG17”).Select e Selection.Copy.



In un nuovo file incolliamo le selezioni provenienti dal pulsante Copia del foglio dipendente. Incolliamo anche il nome del dipendente al quale corrisponde il piano ferie. Inseriamo l’indicazione del trimestre di riferi­mento ed utilizziamo la stessa formula del pre­cedente foglio per l’individuazione del mese.


Ricopiamo con i collegamenti i dati per di­pendente contenuti nel primo foglio, dispo­nendoli questa volta per mese. Avremo così tutti i dipendenti in riga, mentre in colonna vi saranno i giorni del mese. Selezioniamo la griglia, clicchia­mo su Formattazione Condizionale e impostiamo la regola Uguale a inserendo “x” come valore.

La gestione del personale è anche sul Web
Fra i vari software di ERP presenti in Rete vale la pena citare 3Time. Il software, accessibile mediante autentica­zione con password ed username, consente la gestione del personale in ingresso ed uscita, registrando con un orologio di sistema tutti gli spostamenti. Raggiungibile all’indirizzo www.3time.it, il software offre una demo di prova con cui è possibile saggiare tutte le funzionalità del servizio. Si tratta infatti di un applicativo a pagamento per il quale, sempre online, è possibile richiedere un listino prezzi. Acceden­do alla Demo si può verificare l’esistenza di 4 differenti profili di accesso: dipendente, amministratore di sede, amministratore di società e amministratore di siste­ma. Dal lato dipendente è possibile registrare diversi tipi di movimento, come ad esempio: l’assenza personale, richiedere permessi e altro. Il tutto direttamente sul Web sfruttando una semplice connessione. Ciò consente un notevole risparmio rispetto all’acquisto di costose licen­ze per software e si evita di installare pesanti applicativi sulle macchine in azienda.

Qui trovate il file del progetto realizzato in quest'articolo e gli altri file indispansabili.

Buon lavoro.