Recuperare le email perdute o danneggiate

Addio problemi di posta: ecco come risolvere i crash all’avvio di Outlook e recuperare le mail e gli allegati perduti

di Francesco Forestiero | 15 settembre 2011

Senza dubbio Outlook è uno dei client di posta elettronica più affidabili sul mercato e più utilizzati sia a livello consumer che business. Ciò non toglie, però, che i file di dati, ovvero i file con estensione PST in cui sono archiviate le cartelle personali di Outlook (incluse Posta in arrivo, il Calendario e i Contatti), note, allegati e gran parte della configurazione del software stesso, siano sempre esposti al rischio di danneggiamento. Il che può verificarsi per un’interruzione improvvisa dell’alimentazione elettrica, un errore di sistema, una maldestra chiusura dell’applicazione o dimensioni troppo voluminose dello stesso file .PST. Se quest’ultimo ha un problema, Outlook non riesce più ad avviarsi e ciò che è peggio corriamo il rischio di perderne tutto il contenuto. Fortunatamente, come vedremo in questo approfondimento, esistono più alternative da provare per cercare di ripristinare il file danneggiato e di correggerne gli eventuali errori. In ogni caso è sempre buona norma eseguire il backup dei dati salvati.

A primo acchito, recuperare contatti, email, calendari, note e altri importanti elementi di Outlook danneggiati da errori hardware o cancellazioni avventate, sembra essere una “mission impossible”. Invece una soluzione per cavarci d’impiccio, può essere quella di usare un software ad hoc, come Outlook Repair: un’utility compatibile con tutte le versioni di Outlook dalla 2003 in avanti. Nonostante fosse distribuito in un primo momento solo con licenza a pagamento, sono disponibili da poco anche licenze gratuite per uso personale. Per sbloccare il programma, e poterlo utilizzare in modo completo, è però necessario fare richiesta (gratuitamente) della chiave di registrazione sul sito produttore. Il programma è in grado di recuperare gli elementi attraverso una profonda ricerca nell’archivio di Outlook. In particolare vengono cercati e trovati i file PST e OST e poi mostrati gli elementi che è possibile salvare. Outlook Repair presenta un’interfaccia molto semplice, alla portata anche di utenti poco esperti o principianti.

In questo approfondimento prendiamo in esame anche il problema del recupero degli allegati. Spesso infatti capita di cancellarli inavvertitamente e di incorrere in non pochi grattacapi quando ci si accorge, in un secondo momento, di averne urgente bisogno. La speranza di ritrovarli è comunque fondata. Quando apriamo un allegato, anche se considerato sicuro in Outlook, il client non lo rimuove. Bensì, come precauzione aggiuntiva, lo conserva in una sottocartella all’interno dei file temporanei di Internet chiamata OLK. Quindi, quando cancelliamo per errore qualcosa dai messaggi del nostro client, possiamo tentare di recuperarli utilizzando questa speciale cartella. In particolare, grazie all’applicativo OLK Finder potremo facilmente recuperare il contenuto di Outlook e gli allegati nelle email cancellate.

Se il nostro file PST non funziona più e preferiamo tentare tutte le strade prima di affidarci ad un software esterno, dobbiamo assolutamente provare come prima opzione ScanPST.exe. Ovvero un piccolo tool di Microsoft che viene installato insieme ad Outlook nel percorso C:\Programmi\Microsoft Office\OFFICE12. Usare ScanPST è questione di pochi clic: basta selezionare il file PST e lasciare al tool la correzione degli errori. Verrà quindi creato un file di backup (con estensione BAK) dell’archivio che si potrà poi recuperare.

Ricordiamo che nel momento dell’installazione del client di posta Microsoft, viene salvato (nella medesima cartella OFFICE12), un secondo tool di riparazione e cioè ScanOst.exe. Questo è riservato ai file fuori rete, i cosiddetti file Ost. Si tratta dell’utilità di Controllo di integrità OST, un programma per la manutenzione della “cassetta postale” altrettanto potente quanto Scanpst. Lo strumento analizza i file della mailbox sul server che esegue Exchange e, qualora vengano visualizzati messaggi di errore durante il processo di sincronizzazione tra i file Ost e la mailbox, cerca di uniformarne le differenze, memorizzandole nel registro di analisi o correggendole in modo automatico.

Scanpst: recuperare i dati secondo BigM
Prima di aprire Scanpst, Outlook deve essere chiuso. Nel percorso C:\Programmi\Microsoft Office\OFFICE12 facciamo clic sul file Scanpst.exe. Nella casella Nome del file da analizzare digitiamo il nome del file PST da esaminare o clicchiamo Sfoglia per cercarlo. Prima di avviare la scansione, da Opzioni/Sostituisci registro o Aggiungi al registro possiamo fare in modo che il file registro sia salvato nella stessa cartella del file PST. Premiamo su Avvia. Al termine Scanpst visualizzerà il numero di cartelle ed elementi trovati. Se rileva errori chiede di avviare il processo di correzione, durante il quale viene creato un file di backup del file PST, denominato [nome file].BAK. Clicchiamo quindi Correggi. Se il ripristino ha successo, apparirà il messaggio Manutenzione completata. Apriamo Outlook con il profilo contenente il nuovo file PST. In Elenco cartelle visualizzeremo la cartella Cartelle personali recuperate o Trovati, che raccoglie gli elementi recuperati. Creiamo un nuovo file PST, trasciniamoci tali elementi e rimuoviamo dal profilo Cartelle personali recuperate. Se possiamo aprire il file Pst di origine, per recuperare altri elementi importiamo la copia di backup del file in Outlook.

L’alternativa professionale
Fra le alternative a pagamento, troviamo Advanced Outlook Repair: un tool shareware che permette di ripristinare e recuperare file PST corrotti. L’utility va avviata dopo aver chiuso Outlook, quindi si seleziona il PST danneggiato o corrotto da riparare. Se si conosce la versione Outlook del file PST da correggere è possibile specificarla nel box. Lasciando la voce Auto Determined, Advanced Outlook Repair rileva il formato automaticamente. Per default l’applicativo salva i dati recuperati in un nuovo file con nome xxxx_fixed.pst, dove xxxx è il nome originale del file PST (che può essere modificato). Cliccando sul pulsante Advanced Outlook Repair inizia ad analizzare e riparare il file PST. Aprendo il file poi con Outlook, apparirà ricostruita l’intera gerarchia delle cartelle.

Un dottore per i file PST
Per recuperare i file di Outlook danneggiati useremo il software gratuito Outlook Repair 1.5. È bene precisare che per poter usare il software in modo completo sarà necessario richiedere la chiave di registrazione al produttore. All’avvio del programma, nella prima schermata, non clicchiamo sul pulsante Launch Trial version ma su Buy License online. Nel browser si aprirà una nuova pagina, in cui vanno immessi il nome del software, l’indirizzo di posta in cui ricevere la chiave e il nome utente per la registrazione. Riceveremo così nella casella di posta indicata una mail con nome e chiave d’accesso. Come vedremo di seguito, il programma permette di scegliere cosa recuperare: il database danneggiato di Outlook o Outlook Express, i file .WAB e .VCF. I file PST recuperati si potranno poi esportare.

Nella prima schermata clicchiamo Buy License online e richiediamo la chiave di registrazione nella pagina del sito che appare. Aspettiamo l’email di risposta, quindi, nella stessa schermata del programma, clicchiamo su Enter Registration key. Nel form che appare inseriamo il nome e la chiave di registrazione ricevuta.


Nel secondo step selezioniamo Recover email after a disk crash. Outlook Repair esaminerà l’intero disco rigido, ricostruendo il database e riunendo ogni byte utilizzabile. Le altre opzioni riguardano la riparazione del file .DBX danneggiato (per Outlook Express), mentre Address book recovery recupera i file .WAB e .VCF.


Una volta selezionata l’opzione desiderata, nel riquadro sinistro della finestra appare in anteprima l’elenco degli elementi trovati, raggruppati in file di dati. Facendo clic su di un file è possibile consultare cartelle, mail e contatti in esso contenuti; oppure cliccando su un elemento, lo si può visualizzare se disponibile.


Una volta individuato cosa vogliamo ripristinare, per esportare gli elementi scelti usiamo Save Wizard. Potremo salvarli nella cartella personale di Outlook, oppure esportare solo le email in Outlook Express o in un’altra cartella in formato EML. Possiamo anche salvarli con Save found files (dal menu File).


Al termine dell’operazione, sarà bene verificare il buon fine della procedura eseguita dall’applicazione avviando Outlook. Oppure, se abbiamo disinstallato Outlook, possiamo salvare i dati recuperati in una posizione sicura e importarli nel client in un secondo momento, mantenendone intatta la struttura.



Alla ricerca dell’allegato
Quando rimuoviamo per errore i file allegati alle mail, con un po’ di fortuna possiamo recuperarli andando a cercarli nella cartella OLK. A individuare questa speciale cartella ci aiuta un apposito addin: OLK finder. Questo è in particolare un tool gratuito che permette di recuperare, in base alla versione di Outlook indicata, qualsiasi allegato memorizzato all’interno della cartella temporanea. Per trovarla, il programma ne estrae il percorso dal registro di sistema, dal valore OutlookSecureTempFolder della chiave HKEY_CURRENT_USER\\Software\Microsoft\Office\[Versione di Office]\\Outlook\Security. OLK Finder scansionerà automaticamente la cartella e ne visualizza il contenuto. Successivamente i file allegati appariranno in un semplice elenco. Da qui si potranno copiare in una posizione protetta.

Dal momento che OLK finder è un tool portabile, per installarlo è sufficiente scompattare il suo archivio ed eseguire il file exe. Nella finestra che si apre, prima di tutto dobbiamo indicare la versione di MsOutlook presente nel nostro computer. Se si tratta della 2010, facciamo comunque clic su Outlook 2007.


Quando OLK Finder individua la cartella OLK, nel riquadro OLK Content visualizza i file che trova al suo interno in un elenco, con: nome, dimensioni, tipo e data di modifica. Da qui è possibile ricopiarli un una posizione protetta. Per farlo basta cliccare col tasto destro sul file voluto e usare il menu contestuale.


Se invece facciamo doppio clic sul file, l’allegato si aprirà nell’applicazione associata. Sulla parte destra della finestra troviamo due pulsanti. Premendo il primo, Explorer, ci si sposta nella cartella temporanea in cui sono archiviati gli allegati. Mentre con Select All potremo selezionare tutti i file.


In alto, nella casella OLK Location, viene specificato il percorso della cartella, mentre nella barra di stato il programma riporta le dimensioni e il numero dei file individuati. Se però Outlook è installato nel PC e al termine della ricerca in OLK Content non viene riportato alcun allegato, possiamo adottare qualche espediente.


In primis dovremo verificare che non si sia indicata la versione di Outlook errata. In questo caso OLK Finder non riuscirà a trovare la cartella. O ancora verificare che nel client non sia stato aperto alcun allegato. È anche possibile che i file temporanei di Internet siano stati eliminati e risulti impossibile quindi procedere.