Imposta al meglio ogni attività e tieni sotto controllo magazzino, clienti e fatturazione. Con un software ad hoc, ottimizzerai la gestione degli affari
Quando ci si rivolge ad un gestionale, si pensa solitamente alla semplice attività di fatturazione o gestione delle anagrafiche. In realtà ci sono molte altre operazioni, spesso non considerate, che risultano molto utili e di fondamentale importanza per il controllo dell’esercizio, specie a inizio anno. In primis la verifica degli articoli in magazzino. A tal proposito, Quadro Light permette di controllare costantemente la disponibilità dei prodotti e stabilirne le scorte minime. In questo modo, nel passaggio da un anno all’altro, si potrà considerare se effettuare nuovi acquisti o reputare sufficienti gli stanziamenti presenti. Gli articoli, poi, si potranno registrare in base al codice, al barcode, alla categoria merceologia, ecc. Altra opzione a cui è bene fare molto attenzione riguarda i pagamenti irrisolti e in particolar modo quelli a scadenza posticipata (specie se a ridosso dei due anni).
Anche questa attività è contemplata dal programma, che consente di redigere un vero e proprio Scadenzario in cui tenere traccia sia dei dati contabili che delle scadenze legate alla fatturazione. Nell’esaminare le vendite, però, ci sono delle considerazioni da farsi. Non tutti i clienti possono essere trattati allo stesso modo.
Nel tempo alcuni di essi avranno acquisito una certa affidabilità, quindi per loro si potranno scegliere delle politiche ad hoc nel nuovo anno (in visione della crisi). Un esempio è creare dei listini prezzi personalizzati, così da premiare e agevolare i clienti abituali con dei prezzi di favore. O ancora prevedere delle particolari modalità di pagamento, magari fino a 120 giorni, solo per i soggetti giudicati più sicuri. Quest’ultima opzione è facilmente definibile in Quadro Light con un semplice espediente. Ci basterà duplicare una normale tipologia di pagamento (presente nella sezione Tabelle/Tipi di Pagamenti), assegnando particolari scadenze successive e rinominando l’opzione con un codice ad hoc assimilabile al cliente.
Per agevolare il passaggio al nuovo anno lavorativo il software è dotato di un’apposita voce (Apertura dell’Anno nuovo) che andrà a generare in automatico tutti i quadri e gli archivi necessari all’esercizio (nel nostro caso il 2012). Eseguita l’operazione sarà necessario riavviare l’applicativo e scegliere dal menu temporale l’anno in corso. Per sicurezza sarà bene fare comunque un rapido controllo degli archivi e verificare la riorganizzazione eseguita dal programma. È infatti possibile che alcuni elementi non siano stati riportati dal vecchio anno e quindi si dovrà procedere alla loro definizione.
Ovviamente Quadro Light prevede anche tutte le normali operazioni tipiche di un classico gestionale. Dal menu Fatturazione/ DDT – Spedizione, ad esempio, potremo gestire (e stampare) le Bolle di vendita, mentre la redazione delle fatture è prevista nella sezione Fatturazione/ Fatture Clienti. Per ciascuna di esse si potrà accedere poi ad un menu dedicato, che consente di generare documenti in modo programmato, con particolari opzioni di contabilità ed elaborazioni per: liste viaggi, ordini clienti, ecc. Altra interessante funzione di elaborazione riguarda l’allineamento dei database clienti/fornitori dell’anno in corso, con il DB del periodo precedente. Per accedere a tale attività basterà andare in Fatturazione/Clienti, scegliere dal nuovo menu la sezione Elaborazioni e selezionare la voce Allinea il Database Clienti/Fornitori con DB anno Precedente.
Prepariamo l’azienda al nuovo anno
Dopo aver effettuato il download, avviamo l’installazione di Quadro Light, scegliamo l’opzione Italiano e clic su OK. Seguiamo la procedura guidata e al termine premiamo Fine. Il programma si aprirà automaticamente. Per prima cosa andiamo in Tabelle/Tabella Ditta e compiliamo i campi nella sezione Recapito Ditta. Sempre in Tabella Ditta definiamo i dati amministrativi e di contabilità. Qui andremo ad indicare: limite imponibile per bollo (e importo), contributo integrativo, capitale sociale, la ritenuta d’acconto e quant’altro necessario per la nostra attività. In più, potremo anche specificare i dati di un eventuale Soggetto Delegato.
Confermiamo con Salva e passiamo alla Tabella IVA (menu Tabelle). In questa sezione potremo stabilire le diverse aliquote IVA da applicare. Per aggiungere una nuova voce clicchiamo l’icona Aggiungi un Nuovo Record, definiamone codice IVA (a 5 cifre), descrizione standard, analitica e compiliamo la parte dedicata ai riporti.
Per aggiunge le modalità di pagamento con cui registreremo acquisti e vendite del nuovo anno, andiamo in Tabelle/Tipi di Pagamenti e clicchiamo Aggiunge un Nuovo Record. Inseriamo il Codice (alfanumerico a 5 cifre) e scegliamo dal menu accanto una delle voci (ad esempio Ricevuta Bancaria). Inseriamo poi Descrizione e Scadenze.
Andiamo ora in Fatturazione/Clienti. Qui potremo riportare l’intero elenco della clientela. Ci basterà premere Aggiungi un Nuovo Record e compilare i campi. Di default il sistema genera un codice cliente automatico progressivo. Tuttavia sarà bene modificarlo per utilizzare la numerazione già impiegata negli anni precedenti. Da File/Operazioni sugli archivi/Apertura dell’Anno nuovo, il sistema consente di aprire in automatico un nuovo anno (creando gli archivi necessari). Fra le opzioni troviamo la possibilità azzerare il Piano dei conti e Riporti IVA, riportare scadenze clienti/fornitori (con i dovuti pagati e non), storico di prezzi/articoli ecc.
Impostazioni generali
Quadro Light consente di modificare le voci che costituiscono il sistema di gestione delle attività aziendali e le diverse funzionalità del programma legate ad esse. Il menu è accessibile da Tabelle/Opzioni del programma ed è suddiviso in sette schede. Nella prima, Generali, possiamo variare le modalità di registrazione di ricavi, RIBA e fatture in contabilità, le numerazioni e altro ancora. In Default abbiamo invece tutte le opzioni generali. Qui è bene definire il Tipo di Fattura da usare per le vendite, l’IVA e il Tipo di scadenza per agente. Da Gestione vendite e Gestione Acquisti potremo ritoccare a piacimento le attività di registrazione per operazioni di compravendita; mentre in Listini e Magazzino andremo infine a personalizzare la visualizzazione di articoli e quant’altro sia legato agli ordini.
Un checkup per il magazzino
Controllare le scorte e fare un’attenta revisione dei pezzi in magazzino è indispensabile quando si passa ad un nuovo anno. Nella sezione Fatturazione/Anagrafica Magazzino potremo registrare ogni articolo in base al codice, secondo il gruppo di appartenenza, il barcode, la categoria merceologia, il codice produttore, ecc. Per verificare la disponibilità dei prodotti, il sistema mette a disposizione un filtro e un campo in cui indicare e visualizzare sia le scorte minime in magazzino, che le quantità previste per l’esposizione in negozio. Inoltre, per filtrare le scorte, potremo avvalerci dei pulsanti: Fasce prezzi, Codici e Descrizioni. Per migliorare la gestione dell’attività è utile definire listini personalizzati. Fornitori e clienti hanno una storia di solvibilità e fiducia, di cui è bene tenere conto negli anni. Per farlo basterà scegliere un articolo in Magazzino Merci, cliccare Inserisci in Listino Personalizzato, compilare i campi e premere Conferma
Scadenze sotto controllo
All’inizio di ogni anno, specialmente nei momenti di crisi, è bene tener in conto la possibilità di utilizzare e concedere pagamenti differiti. Il saldo a 30/60/90 o addirittura a 120 giorni è sempre più diffuso, proprio per dare il tempo alle aziende di reperire le liquidità necessarie. Ad ogni modo è importante tenere conto delle fatture differite emesse e le scadenze per le quali dovremo ricevere i saldi. Proprio per questo Quadro Light implementa uno Scadenzario (raggiungibile dal menu Fatturazione) in cui tracciare, per ogni fattura, i dati contabili e le scadenze legate alle transazioni. Il sistema, inoltre, consente di: aggiornare le scadenza creando registrazioni di contabilità, eseguire registrazioni multiple di pagamenti e incassi (anche con compensazione) o filtrare solo le scadenze non pagate.
L’ottimizzazione passa dai reparti
Ripartire di slancio nel nuovo anno significa anche definire al meglio compiti e costi. Ogni azienda, piccola o grande che sia, ha una suddivisione per reparti e ciascuno di essi deve essere ben strutturato e seguito. Proprio a tal fine Quadro Light, in Tabelle/Tabella Reparti, mette a disposizione i Centri di Lavoro–Reparti. Per aggiungere un reparto clicchiamo Aggiunge un Nuovo Record e digitiamo Codice e Descrizione. Definiamo poi i costi per il centro di lavoro, indicando il costo orario e il tempo associato. Infine, per ottimizzare la gestione, dovremo compilare il Calendario disponibilità con tutti i dati di lavorazione per ciascun periodo. Terminata la registrazione potremo verificare in qualsiasi momento costi e tempi di lavoro, cliccando sull’icona Visualizzazione con Formato Tabellare. In più, se nel tempo dovessimo renderci conto di uno scompenso nelle prestazioni di qualche reparto, potremo modificarne costi e periodi, per raggiungere un miglior risultato.
