File e documenti nel cloud in tutta sicurezza con Dropbox

Dropbox è un servizio in the cloud che mette a disposizione uno spazio di storage online con cui condividere qualsiasi risorsa. Il sistema si basa sulla registrazione di un account, disponibile in form/a gratuita (con uno spazio di 2GB) o a pagamento. Si basa su tre differenti modalità di gestione: locale (con un client da PC), via Web (via browser) e mobile (attraverso un app disponibile per iPhone, iPad, Android e BlackBerry).

Per condividere fi le e cartelle con altri utenti Dropbox basterà un semplice drag&drop. I documenti saranno subito disponibili e sincronizzati nella cartella condivisa di ogni soggetto. Stesso dicasi in caso di modifica di un file. Tuttavia, se il destinatario di un documento non è iscritto a Dropbox, potremo inserire il fi le nella cartella  Public e generare un link per consentirne il download. Per quanto riguarda invece il lato mobile, una volta scaricata e attivata l’app sullo smartphone, potremo accedere anche in mobilità ai documenti e inoltrarli via SMS o mail.

Le risorse memorizzate nello spazio online sono crittografate con l’algoritmo AES-256 e le trasmissioni di file (comprese le consultazioni via Web) sono protette dal protocollo SSL. Altra garanzia riguarda le cartelle condivise. Queste sono accessibili solo ed esclusivamente dai collaboratori che abbiamo invitato alla condivisione. Mentre le cartelle pubbliche, i cui file sono raggiungibili tramite un link, non sono comunque navigabili o ricercabili diversamente. 

Fra le cartelle di Dropbox c’è quella Public, che non solo rende disponibili i file tramite il nomale sistema di condivisione del programma, ma permette anche di associare un link ad un documento e renderlo disponibile con un clic. Inseriamo ad esempio un file nella cartella Public e clicchiamo su di esso con il tasto destro. Dal menu che appare selezioniamo la voce Dropbox/Copy Public Link. In questo modo il sistema creerà un link al file accessibile da chiunque. Potremo quindi incollare l’URL in un messaggio di posta, passarlo tramite Instant Messaging o incollarlo come riferimento in un file di testo.

Dropbox non consente di ricevere file da utenti non registrati. Grazie ad AirDropper è però possibile aggirare questa restrizione. Il servizio, infatti, permette di richiedere l’invio dei file tramite un mirror esterno sul Web. Colleghiamoci su  https://beta.airdropper.com, clicchiamo Start e  Allow. Nella pagina che appare inseriamo i dati richiesti e le mail dei destinatari. Cliccando Send il sistema invierà un messaggio con le istruzioni per l’upload dei file. I destinatari dovranno premere sul pulsante Upload nella mail ricevuta, cliccare Add Files e caricare i file richiesti. Selezionando Send questi verranno ricevuti del richiedente sullo spazio Dropbox.

Quando decidiamo di condividere risorse con colleghi ed amici, è bene avere la possibilità di tenere sotto controllo ogni attività eseguita sui file. Dropbox, a tal proposito, consente di visionare le operazioni di ciascun utente. La sezione dedicata a questa attività è la scheda Events, nell’interfaccia Web di Dropbox. Qui troveremo lo storico delle azioni suddiviso per pagine e giorni. Per cambiare periodo di riferimento, basterà cliccare sul menu Jump to e selezionare la data interessata. Altro strumento è fornito dalla voce  Recently changed files, presente nel menu contestuale che appare cliccando sull’icona di Dropbox. Questo ci indicherà gli ultimi file oggetto di variazioni.

Durante l’utilizzo di Dropbox è possibile che si rimuova un file importante per errore. Come recuperarlo? In realtà il sistema prevede una sorta di “cestino remotoâ€�, che mantiene tutti i file cancellati (nascondendoli all’utente). Per visualizzarli andiamo sull’interfaccia web di Dropbox, accediamo alla cartella in cui era presente il file e clicchiamo Show deleted files. Così visualizzeremo (in grigio chiaro) i documenti eliminati con accanto la scritta deleted. Per ripristinarli basterà premere la freccetta di menu blu e cliccare due volte  Undelete. Se vogliamo invece liberare spazio ed eliminare definitivamente i file, sarà sufficiente premere Permanently Delete File.

Dropbox consente di condividere gli elementi di Outlook, agendo direttamente sul file .PST debitamente modificato. Solitamente, infatti, le sue dimensioni superano i 2GB; ma predisponendolo per contenere solo le informazioni necessarie (scindendo le mail con un processo di archiviazione ad hoc), si otterrà un file più leggero. Successivamente in  Strumenti/Impostazioni Account/File di dati individuiamo la directory in cui è memorizzato il PST, copiamolo in Dropbox, facciamo puntare il client al file nel cloud e clic su Imposta come predefinito per terminare. Unica accortezza è non lavorare in sincrono sul PST, così da lasciare a Dropbox il tempo di aggiornare le risorse e sbloccare il file.

Fra le funzionalità implementabili in Dropbox rientra anche la stampa di file in remoto e da qualsiasi device. Grazie ad eprint, infatti, potremo collegare una stampante ad una determinata cartella di Dropbox e far si che il dispositivo stampi ogni file inserito in essa. Ovviamente è necessario che PC e stampante siano accesi. 

Chi volesse aggiungere un ulteriore livello di sicurezza sui dati, può utilizzare TrueCrypt: un’applicazione capace di creare volumi crittografati e che potremo sfruttare in Dropbox come hard disk virtuali protetti. Creiamo un volume crittato da Create volume/Create an encrypted file container e definiamo come  Volume Location (unità cifrata) una cartella di Dropbox. Successivamente sceglieremo il tipo di algoritmi di crittografia e lo spazio associato all’unità virtuale crittografata (tenendo presente qual è lo spazio a disposizione su Dropbox). Settiamo infine password e file system dell’unità TrueCrypt ed il gioco è fatto.

Quando si pensa a sistemi di videosorveglianza, si è generalmente portati a considerare costosi servizi a pagamento. In realtà è possibile far fronte a questa esigenza in modo gratuito, usando semplicemente una webcam e Dropbox. In primis dovremo fornirci di un programma che consenta di catturare ogni movimento e di immortalarlo con una foto. Fra i software capaci di assolvere a questo compito troviamo  Easy WebCam Recorder. Una volta installato dovremo creare in Dropbox una nuova cartella Webcam, accedere alle opzioni di Easy WebCam Recorder e settare la cartella come directory in cui salvare le foto. Così, anche a distanza, potremo controllare ufficio e abitazione.