Le funzionalità presenti nei portali aziendali

Le stesse aziende testimoniano i successi dei portali. Ad esempio, l'inclusione di nuovi rapporti di ricerca realizzati da gruppi di lavoro provenienti da tutto il mondo nell'accesso a un portale, può consentire all'area Ricerca & Sviluppo di un'azienda di commercializzare più rapidamente nuovi prodotti

La pubblicazione sul portale di proposte e presentazioni create in filiali disseminate ovunque nel mondo permette di ridurre il tempo speso dagli addetti alla vendita per ripetere il lavoro già svolto dai colleghi.

Mentre è chiaro oggi quali siano i vantaggi derivanti dall'utilizzo di un portale aziendale nell'ambito della diffusione delle informazioni, non è ancora consolidato l'uso del portale per lo sviluppo di attività collaborative ed interattive.

Forrester Research ha condotto uno studio alcuni mesi fa, intervistando 49 intranet manager selezionati tra le prime 3500 società internazionali con una media di circa 10.000 dipendenti collegati.

Il risultato di questa indagine è la tabella seguente. (figura. 1).

Figura 1 : Informazioni presenti nei portali Fonte: "Making Enterprise Portal Pay" 2001 - Forrester Research, Inc.

Dall'analisi effettuata da Forrester si evince che vengono privilegiate le informazioni statiche dall'azienda verso le persone, rispetto a funzionalità realmente interattive o collaborative.
Il risultato è che il portale aziendale è in primo luogo un archivio di informazioni ed un canale di comunicazione monodirezionale dell'azienda verso il personale, cosa che dimostra che molte aziende non hanno ancora sviluppato le funzionalità più concrete dell'intranet, quelle cioè che possono portare ad un miglioramento delle performance aziendali o una riduzione dei costi.

Le funzionalità più semplici sono le più diffuse. E' evidente dallo studio che le aziende hanno finora privilegiato le informazioni statiche indirizzate dall'azienda alle persone; il motivo è semplice: questo modus operandi ha un effetto immediato e non modifica alcun processo aziendale.
L'analisi rileva anche un aspetto interessante: dopo aver gestito contenuti statici, il portale aziendale incomincia ad essere utilizzato per attività e contenuti dinamici. E' questo il passo importante per l'utilizzo più concreto della intranet: lo sviluppo di funzionalità ed applicazioni che indirizzano il miglioramento delle performance aziendali.

Le funzionalità innovative sono ritenute prioritarie.
Dall'analisi di Forrester oltre alle informazioni ed attività che possiamo definire "standard" emergono alcune funzionalità delle intranet che sono state ritenute prioritarie per i manager delle big companies intervistate, come gli strumenti di collaborazione online, cioè ambienti di lavoro virtuali, che consentono la collaborazione tra gruppi di lavoro interfunzionali permettendo alle aziende di creare in tempo reale il miglior team per lo specifico progetto, accelerando cosi i tempi di sviluppo ed i processi decisionali.

Altre funzionalità interattive implementate come la prenotazione viaggi, la gestione degli ordini di acquisto o l'help desk online, fanno parte di quei servizi fondamentali che le aziende offrono al proprio personale per velocizzare lo svolgimento delle attività quotidiane o la risoluzione dei problemi.

Intranet è un percorso.
Considerando l'insieme di aziende analizzato è possibile esaminare i risultati dell'indagine come il raggruppamento dei diversi "percorsi" che le società stanno compiendo nello sviluppo dei propri portali.
Il percorso di ogni singola azienda è differente dalle altre in base allo specifico business ed alla sensibilità del management per il modello di organizzazione basato sulla Rete.

Realizzare un Portale Intranet è un cammino da affrontare a step successivi, coerenti con una visione ed un conseguente disegno strategico di riferimento, e con un approccio multidisciplinare che tenga in conto gli aspetti di comunicazione, web design, organizzazione, architettura, integrazione e sviluppo di applicazioni.

Il primo passo del percorso per molte aziende si è concentrato sull'attivazione dei servizi essenziali alle persone, come quelli presenti ai primi posti dell'indagine Forrester, mentre i successivi step attivano gradualmente servizi informativi ed applicativi grazie ad una maggiore integrazione con il resto dell'azienda.