Le evoluzioni del content management

Qualunque sia il modello di riferimento della Intranet è opinione comune, che una volta trovato un commitment forte all'interno dell'azienda e scelta la soluzione tecnologica ad hoc che rispetti il proprio budget, gli utenti utilizzeranno sicuramente lo strumento progettato.

Molte volte non viene tenuto in debita considerazione che, indipendentemente dal suo obiettivo primario, una Intranet è sempre un prodotto editoriale e come tale deve comprendere le esigenze e le necessità dei propri utenti.
E' indispensabile dunque avere una buona interfaccia usabile, accessibile, progettata secondo standard W3C e che abbia un ottimo "look and feel". Inoltre è necessario avere un sistema sicuro, scalabile, affidabile ed un supporto tecnologico che faccia da piattaforma coerente a servizi ed applicazioni, ma se il contenuto pubblicato non è interessante, non è utile al target per il proprio lavoro e non è aggiornato, le statistiche dimostreranno che gli accessi saranno pressoché inesistenti.

In una Intranet l'organizzazione e gestione dei contenuti è quindi uno dei punti maggiormente critici seppure venga spesso percepito come secondario.
In fase di progettazione infatti vengono sovente a scontrarsi due tendenze contrastanti:
- la volontà da parte dei pubblicatori di rendere la maggior parte delle informazioni a loro disposizione fruibili attraverso la rete
- e la necessità degli utenti di identificare in modo veloce solo le informazioni di cui si necessita per il proprio lavoro.

L'idea che il contenuto sia stato da sempre gestito dall'azienda e veicolato verso le persone in modo efficace e la convinzione che il web sia un mezzo di comunicazione come tanti giustifica la confusione che viene a crearsi in fase di implementazione.

Forrester conferma questo orientamento fotografando un mercato americano che non investe abbastanza in tecnologie di gestione dei contenuti e che predilige le soluzioni informatiche sviluppate in modo poco organico e razionale "in house" e che spesso si rivelano poco efficaci [Intervista condotta su 134 IT executives tra le prime 3500 aziende Fortune].
Se da un lato i livelli degli investimenti in software e sviluppo di soluzioni organizzative e tecniche risultano in crescita dall'altro si sottolinea l'esigenza di migliorare in modo significativo l'usabilità, l'information retrieval, la collaborazione tra aree funzionali differenti, la possibilità di organizzare dei workflow di approvazione, l'aggiornamento dei contenuti e l'integrazione con applicazioni legacy e tra repository sparsi in azienda. (figura 1)

Emerge dunque una situazione abbastanza complessa in cui il problema apparente è che l'azienda deve poter gestire in modo efficace delle informazioni mentre il "core" della progettazione è nuovamente centrato sulla persona.

E' per questo motivo che la tendenza degli ultimi anni di progettazione Intranet si sta spostando lungo due assi convergenti:

• da un lato la presenza di un forte orientamento alla personalizzazione delle interfacce e dei servizi
• mentre dall'altro si riscontra un interesse crescente per l'implementazione di sistemi che garantiscano la profilazione e che permettano agli utenti di non smarrire l'orientamento nella enorme mole di informazioni presenti on line.

La progettazione ha dunque recepito che deve tener conto dell'unica variabile indispensabile: l'attenzione del "lettore/scrittore".

Il paradigma comunicativo ed organizzativo dovrà necessariamente subire delle modifiche in quanto dovrà permettere alle persone di poter dare il proprio contributo alla comunità aziendale in base ai propri interessi, competenza ed alla professionalità che, in una logica di "circolo virtuoso", non può fare altro che accrescere il vantaggio competitivo e la capacità innovativa dell'azienda stessa.

Tutto questo è possibile solo se queste attività di creazione e condivisione della cultura e della conoscenza aziendale vengono sostenute da una incisiva ed efficace strategia di Knowledge Management e da un riposizionamento in rete in ottica di trasparenza e di riconoscimento del valore della collaborazione.

Valentina De Vita