Infoglut : l'incubo del Knowledge Worker

Il Knowledge Management è il complesso di:

> Politiche gestionali
> Meccanismi organizzativi
> Tecnologie dell'informazione

attraverso le quali l'impresa stimola e indirizza comportamenti degli individui e dei gruppi che fanno parte della società.
Come ben sappiamo il KM non ha a che fare unicamente con la condivisione delle informazioni attraverso una tecnologia specifica che supporta la Intranet, ma si interessa anche del contesto, che Nonaka definiva "Ba", costituito dall'insieme dei fattori ambientali, culturali, di processo, di comunicazione che riguardano l'azienda tutta.

Sulla base di queste premesse, le strategie maggiormente efficaci di KM si propongono di gestire il flusso delle informazioni aziendali per far pervenire le informazioni giuste alle persone che ne hanno bisogno, affinché possano utilizzarle velocemente ed aiutarle a condividere e trasformare informazione in azioni che migliorino le performances dell'organizzazione. Il fine è quello di aumentare il livello dell'intelligenza istituzionale oppure, per usare un'altra espressione, del quoziente intellettivo dell'azienda: il KM è dunque un processo incrementale e continuo nel quale le conoscenze esistenti vengono raccolte, organizzate e rese disponibili per migliorarsi continuamente.
Si stima infatti, che sempre più aziende definiscano critica per la loro attività la capacità di creare innovazione attraverso la condivisione e la capitalizzazione della conoscenza, tuttavia questo porta con se un problema che ha preso il nome di Infoglut.

Infoglut è un termine coniato per definire il "marasma" in cui spesso ci siamo trovati quando cerchiamo informazioni rilevanti per qualche progetto o best practise o dati riguardo alla nostra attività. Il significato di Infoglut è rappresentato dagli innumerevoli risultati che una ricerca semplice o booleana su un motore internet genera in pochi secondi.
In azienda circolano sempre più documenti in formato elettronico, grafici su fogli Excel, mail con informazioni determinanti, white paper scaricati da internet, report e notizie di società di ricerca ed agenzie di stampa.

Il vantaggio competitivo della nostra attività non è più legato all'accesso ad informazioni strategiche e rilevanti, quanto piuttosto ad una corretta gestione di queste informazioni ed ad utilizzo corretto del tempo, divenuto risorsa determinante e sempre più scarsa.
In un report dal titolo "Taxonomy & Content Classification", il Delphi Group fotografa una situazione in cui i "knowledge worker" si ritrovano a trascorrere buona parte del tempo disponibile alla ricerca di documentazione archiviata chissà dove, arrivando addirittura a trascorrere quasi mezza giornata di lavoro dispersi in "infoglut".
(figura 1)

Figura 1 : Il contesto di lavoro dei knowledge worker Fonte: "Taxonomy & Content Classification" Giugno 2002 - Forrester Research.

Il valore è critico se si considera la necessità di ottimizzare la maggior parte del tempo, risorsa scarsa del nostro quotidiano, e di favorire la velocità operativa.
La presenza per la maggior parte di dati non strutturati, e dunque classificabili con maggiori difficoltà, non fa che enfatizzare la criticità del valore "risorsa scarsa" tempo.

Diversi strumenti di KM hanno provato in questi anni a porre soluzioni per il grosso problema dell'Information overload, ma spesso la questione si è posta su un piano puramente quantitativo.
Controllare una mole enorme di dati strutturati può essere utile a supportare le decisioni dei knowledge worker anche se spesso di rivela una condizione necessaria e non sufficiente.

Gli utenti ritengono infatti che l'impedimento all'accesso alle informazioni sia imputabile a due fattori:

> Strumenti poco efficaci (sia nel retrieval sia nell'interazione uomo-macchina     interfaccia)
> Volatilità dei dati: questo dato conferma che esiste un elevato ritmo di     aggiornamento delle informazioni che diventano obsolete in modo veloce e che     rischiano di diventare più deleterie se presenti ed inesatte piuttosto che se non     fossero del tutto presenti in rete.

La sfida di progettazione per Intranet efficaci sta nella definizione dei bisogni informativi del singolo utente e nella progettazione usabile e coerente di un sistema di accesso ai dati (information design, information retrieval, disegno dell'interfaccia, etc) che sia comprensibile per chi cerca qualcosa e che non si basi unicamente sui sistemi di ricerca interni, ma su sistemi che permettano di sfogliare le informazioni secondo percorsi intuitivi e da non rimandare a memoria.

Le directory o altri sistemi di classificazione più o meno automatica accompagneranno in questo modo la persona all'informazione, donandole il contesto che spesso viene a mancare quando si cerca qualcosa per parole chiave.

Valentina De Vita