Fattura elettronica per le aziende: vantaggi e caratteristiche - parte I

Il 1. gennaio 2004 è entrata in vigore la direttiva 2001/115/CE, che impone l'uso di sistemi EDI o della firma digitale per le fatture trasmesse per via telematica. La trasmissione elettronica delle fatture, o EIPP (Electronic Invoice Presentment and Payment, ovvero servizio di presentazione e pagamento elettronico delle fatture nei rapporti B2B) o EBPP (Electronic Bill Presentment and Payment, ovvero servizio di presentazione e pagamento elettronico delle fatture nei rapporti B2B), è un sistema che già da anni le grandi imprese utilizzano con sistemi EDI (Electronic Data Interchange) e solitamente in tracciato Edifact.

Avendo però sia elevati costi di gestione che di mantenimento dei network proprietari, non hanno mai avuto una diffusione su larga scala nelle medie e piccole imprese. Ma l’avvento di nuove e sempre più veloci tecnologie di connessione ad internet (ISDN, ADSL, HDSL, ecc.), il linguaggio XML (eXtensible Markup Language) che ha permesso lo scambio telematico, lo standard UBL (Universal Business Language) che ha definito le specifiche in base alle quali debbano essere redatti i documenti aziendali, il protocollo SSL e la firma digitale che garantiscono per tutte le fatture trasmesse ed archiviate l’autenticità della loro origine e l’integrità del loro contenuto, hanno permesso la realizzazione di sistemi di e-invoicing basati su tecnologie web-based a bassissimo costo e semplici nell’utilizzo, che riescono a trasferire alle piccole e medie imprese tutti i vantaggi (e non solo economici, come vedremo), connessi alla dematerializzazione elettronica delle fatture.

I costi esorbitanti della fattura cartacea
Il costo per il totale trattamento (dalla produzione alla distruzione) di una fattura cartacea per le imprese europee è stimato tra i 10 e i 50 euro.
In particolare alcuni studi hanno individuato con maggiore precisione che è compreso tra 23 euro (studio Arthur D.Little del 2001) e 27 euro (studio BVA del 2002), con una maggiore incidenza del costo in capo al ricevente-cliente (secondo l’inchiesta condotta dalla BVA il costo è per 2/3 è imputabile al ricevente-cliente e per 1/3 all’emittente-fornitore).

Analizzando la composizione dei costi della fattura cartacea dal lato del fornitore, li possiamo riassumere in:

• redazione della fattura: hardware, software, carta, ricontrollo dei dati inseriti, pre-data entry,data entry in contabilità ;
• invio della fattura: bolli e buste, imbustare le fatture, affrancare le buste, postalizzare le buste;
• archivio: archiviazione, classificazione, ricerche, duplicati, spazio per archivio, distruzione fatture;
• gestione degli incassi: ricezione dei pagamenti, controllo e riconciliazione, solleciti di pagamento, data entry in contabilità;
• richieste: spiegazioni telefoniche, invio copie di fatture;
• dispute e controversie: errori di fatturazione, produrre ed inviare una nuova fattura, dispute e controversie;
• gestione della tesoreria: pessima gestione della tesoreria, difficoltà nell’outsourcing della gestione della tesoreria

Passando ad analizzare la composizione dei costi della fattura cartacea dal lato del cliente, li possiamo riassumere in:

• ricevimento della fattura: ricezione delle buste, apertura delle buste;
• controllo e smistamento: catalogare e smistare le fatture, riscontro con gli ordini, pre-data entry, data entry in contabilità;
• archivio: archiviazione, classificazione, ricerche, duplicati, spazio per archivio, distruzione fatture;
• gestione dei pagamenti: approvazione del pagamento, controllo e riconciliazione, data entry in contabilità;
• richieste: spiegazioni telefoniche, invio copie ricevute di pagamento;
• dispute e controversie: errori di fatturazione, richiesta di invio nuova fattura, dispute e controversie;
• pessima gestione della tesoreria, difficoltà nell’outsourcing della gestione della tesoreria stessa

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