L'Amministrazione Digitale e l'Archiviazione sostitutiva (Parte I/II)

1. Premessa
Oltre sei mesi sono trascorsi dalla emissione delle ultime norme che consentono di utilizzare le regole del documento informatico anche per i documenti amministrativi ed in questo periodo si è consolidata la consapevolezza che si è aperta la strada verso una ridefinizione dei processi organizzativi del Servizio Amministrazione e Finanza.
I documenti dell'amministrazione (fatture, estratti conto, bilanci, tabulati...) sono numerosi, complessi da gestire ed hanno sempre una rilevanza legale per l'Azienda. Comportano quindi alti costi di gestione e di conservazione.
Attenzione però : spesso si tende a considerare solo questi ultimi mentre sono nettamente prevalenti i costi ( e di conseguenza i risparmi possibili) di gestione che non quelli di conservazione.
Le norme attuali permettono la gestione e la conservazione in formato elettronico consentendo notevoli aumenti di efficienza e di qualità nei processi, sia all'interno dell'azienda sia nei confronti di clienti e fornitori.
Una delle aziende pronte a dare soluzioni ad hoc in quest'ambito è Docflow maturando esperienze che le consentono di mettere i suoi clienti in condizione di trarre subito il massimo vantaggio da queste innovazioni.
L'articolo, che vedrà la sua pubblicazione nei prossimi gioni tra le pagine di i-dome.com si articolerà nei seguenti punti :

• Verso la nuova "Amministrazione Digitale"
• Il punto sulla normativa
• I vantaggi ottenibili
• La proposta Docflow

2. Verso la nuova "Amministrazione Digitale"
I modelli organizzativi presenti presso l'ufficio amministrazione delle aziende non hanno avuto sostanziali modifiche negli ultimi decenni, malgrado gli incredibili progressi ottenuti dalla information technology.
E' pur vero che l'introduzione dei sistemi ERP ha consentito di rendere più veloce ed economica la gestione dei processi transazionali ed ha integrato l'amministrazione con le altre componenti aziendali.
Ma per descrivere compiutamente qualunque transazione aziendale è necessario accedere al documento e questo spesso comporta una ricerca manuale che può ridurre l'efficienza del sistema informativo.
Attraverso l'integrazione con un sistema documentale ("document enabling") è possibile collegare il documento alla transazione SAP fornendo così all'utente l'informazione completa.
Il documento in amministrazione svolge un ruolo di rilievo essendo esso il contenitore indispensabile per definire nel dettaglio qualunque transazione.
Inoltre le norme contabili comportano la conservazione dei documenti, gli unici che possono permettere di ricostruire l'evento ai fini di prova fiscale.
Questo fatto ha portato ad una doppia gestione del fatto amministrativo : molto veloce ed efficiente la parte transazionale, sostanzialmente obsoleta la parte documentale.

La danza del documento


La convergenza di tre fattori ha reso possibile negli ultimi anni una completa ridefinizione dei processi documentali. I tre fattori sono :

• La diffusione di internet che consente la facile condivisione di dati e documenti
• Lo sviluppo della tecnologia di document management
• La completezza delle normative sul documento informatico estese a livello europeo

E' già possibile oggi ipotizzare una organizzazione della amministrazione completamente automatizzata per il ciclo che inizia con l'ordine e termina con il pagamento passando per l'emissione (o la ricezione) della fattura.
E' d'obbligo però un chiarimento : non è possibile eliminare "il documento" come tale e sostituirlo con la elaborazione di un dato. Il documento resta essenziale per descrivere una transazione nei suoi aspetti numerici, temporali e legali e come tale dovrà sempre accompagnare le transazioni.
Il processo di automatizzazione dei processi documentali amministrativi richiede comunque del tempo per essere adottato completamente e si possono così individuare le seguenti "macro fasi":
fase 1 : realizzazione di processi "paperless" per la gestione interna della gestione delle fatture e degli elaborati contabili
fase 2 : diffusione della fattura elettronica ed integrazione dei sistemi contabili
La prima fase è oggi completamente realizzabile e consente notevoli risparmi ed incremento di produttività.
Anche la seconda fase può essere messa in previsione in quanto la normativa in vigore è sufficientemente completa e la tecnologia è assolutamente adeguata; quello che manca è uno standard universalmente accettato e quindi c'è da attendersi una adozione progressiva sopratutto presso le piccole aziende .
Questo non significa che il processo completamente automatico non possa essere avviato con i partner principali in modo da avere immediati vantaggi e contribuire alla diffusione della nuova organizzazione.

Docflow ha sviluppato competenze che le consentono di mettere in funzione sistemi di gestione elettronica dei documenti che operano nelle fasi di creazione, distribuzione, gestione, archiviazione. Le tecnologie applicative presidiate da Docflow sono Electronic Publishing (incluso XML), Document Management, Workflow e Imaging. Sin dalla costituzione Docflow ha maturato molteplici esperienze operando anche su medie aziende italiane, nelle quali la flessibilità è un imperativo, e può oggi offrire un'esperienza per certi versi unica nello scenario italiano che comprende metodologie e soluzioni chiavi in mano per la gestione elettronica dei documenti.