E-mail, telefono, conference... utili ma con controindicazioni

Una recente indagine condotta da RoperASW in collaborazione con Tandberg rivela che gli strumenti comunemente adottati dalle aziende per comunicare al di fuori degli uffici — e-mail e telefono — non sono sufficienti a rendere il processo decisionale veloce e al passo con i tempi. Dalla ricerca emerge che il 56% dei professionisti ritiene di sprecare almeno 30 minuti al giorno a causa dell'utilizzo di metodi di comunicazione inadeguati. Solo negli Stati Uniti, questo comporta una perdita di circa 297 miliardi di dollari all'anno.

Nella stragrande maggioranza dei casi, i professionisti delle aziende sostengono che la comunicazione faccia a faccia — rispetto alla comunicazione audio e on-line o basata sul Web — è più semplice da capire, è più personale, permette rapide decisioni, agevola la negoziazione, riduce il rischio di confusione e fraintendimenti, responsabilizza maggiormente gli interlocutori e si presta meglio alle spiegazioni dettagliate.

I risultati di questa indagine evidenziano con chiarezza che nelle moderne realtà di collegamenti in rete, la presenza faccia a faccia è diventata più importante che mai.

Obiettivo del sondaggio, che ha visto il coinvolgimento di 625 professionisti, era quello di paragonare l’efficacia della comunicazione face-to-face, audio ed elettronica nello svolgimento di attività di business e meglio comprendere come la video comunicazione si inserisca all’interno del mix attuale.

Alcune delle problematiche legate alla comunicazione audio o elettronica sono:

• la confusione delle conferenze audio impedisce di prendere decisioni rapide (l’81% ritiene che le video conferenze riducano la confusione)
• mancanza di fiducia tra le parti (il 90% degli intervistati ritiene che le video conferenze generino fiducia)
• processi di negoziazione più lenti e complessi (il 75% è favorevole alla comunicazione face-to-face)

Le aziende perdono quindi in produttività perché le persone sono meno focalizzate ed efficaci quando si affidano al telefono o alla posta elettronica per tenere delle riunioni. Secondo il sondaggio:

• la maggior parte dei partecipanti è occupato a fare altre cose – solo il 23% è attento all’audio
• la partecipazione è scarsa se l’incontro avviene per telefono
• le persone raramente leggono completamente le email che ricevono (il 39% le cancella prima di terminarle)

In aggiunta, i rispondenti confermano di fare altre cose mentre partecipano a un meeting tra cui:

• 27% svolge altri lavori
• 25% scrive email
• 21% scarabocchia
• 17% mangia
• 13% naviga sul Web

Anche se il 22% degli intervistati ha confermato di condurre la maggior parte dei meeting via audio o web, solo il 5% ritiene che sia il metodo di comunicazione migliore. Dal sondaggio emerge che la comunicazione visiva è la forma di comunicazione preferita per molti motivi tra cui:

• genera fiducia – 90%
• è più personale – 87%
• riduce i malintesi – 81%
• è più facile da comprendere – 76%
• facilita le negoziazioni – 75%

In aggiunta, il 95% conferma di gradire la comunicazione non-verbale, il 93% è più attento quando vede l’interlocutore, il 92% ritiene che la vista faciliti le relazioni. E molti sostengono che la video comunicazione offra gli stessi vantaggi della comunicazione di persona.