Approvvigionamento online: vantaggi e come farlo

Quali sono le caratteristiche ed i possibili vantaggi dell’approvvigionamento online per un’azienda? L’e-procurement, una nuova possibilità per le PMI presenti sul Web. Vediamone insieme i vantaggi, i rischi e le varie modalità di implementazione.

In molti, anche in seguito alle ultimi analisi di settore, parlano dell’e-procurement con scetticismo o entusiasmo, ma soprattutto come possibile vantaggio per le PMI che operano sul Web.

Una nuova forma di approvvigionamento che, se ben implementata, permette di ridurre tempi e costi. Ma è importante considerarne anche i rischi poiché, una volta attuata, può portare ad una vera e e propria “rivoluzione aziendale”.

Che cos’è l’e-procurement? E quali vantaggi può portare alle imprese online? Vediamolo insieme.

E-procurement: di cosa si tratta

Con il termine e-procurement si fa riferimento alla possibilità di servirsi dell’approvvigionamento online, ovvero di quel processo per cui un’azienda decide di effettuare i propri acquisti (materie prime, semilavorati, materiali vari, servizi, ecc.) online, servendosi di piattaforme B2B.

Tale strumento permette quindi di acquistare beni e servizi riducendo i costi ed i tempi di approvvigionamento, e migliorando anche la gestione delle scorte o dei cataloghi (costantemente aggiornati) anche dalla stessa Intranet aziendale.

Scopo di servirsi di un simile strumento è, quindi, quello di ottenere sensibili vantaggi sia a livello economico che nell’ottimizzazione dei processi aziendali.

Infatti, soprattutto al crescere delle dimensioni di un’impresa, diventa progressivamente più difficoltoso riuscire a gestire in modo economico le procedure d’acquisto e, soprattutto, riuscire ad effettuare un controllo attendibile e sicuro sull’efficacia delle stesse.

E-procurement: vantaggi e rischi

Le principali modalità per realizzare un e-procurement sono due:

• la prima implica una completa ristrutturazione interna dei processi aziendali, acquistando un software gestionale adeguato alle proprie esigenze ed implementandolo in azienda;
• la seconda, invece, prevede di affidare l’e-procurement, e quindi l’intero processo o una sua parte, ad aziende esterne specializzate (servirsi quindi dell’outsourcing).

Come più volte ripetuto, questa seconda possibilità porebbe essere più conveniente sia per grandi aziende che per imprese di medie o piccole dimensioni. Se il proprio partner viene infatti scelto con l’attenzione dovuta, potersi affidare ad esterni consente di attenuare i problemi che il rinnovato processo può comportare:

• difficoltà nell’ottenere una completa integrazione con gli ERP aziendali;
• ostacoli dovuti al cambiamento culturale e organizzativo che tale innovazione comporta in qualsiasi azienda, a prescindere dalle sue dimensioni;
• necessario ripensamento dei centri di potere e soprattutto probabile ridimensionamento delle responsabilità decisionali dell’area acquisti;
• necessari investimenti a livello di risorse umane, soprattutto per creare professionalità adeguate al rinnovato sistema gestionale.

Tali aspetti, sebbene problematici, non devono di certo scoraggiare nella volontà di innovare tecnologicamente i propri processi aziendali.

Tuttavia, è bene tenerne conto prima di affrontare un simile cambiamento che richiede sicuramente tempo ed un discreto dispendio di risorse: non si tratta infatti di gestire online ciò che prima veniva gestito con fax e telefoni, ma di attuare una  sorta di piccola “rivoluzione aziendale“.