Archivi e documentazione ottica sostitutiva: un’esigenza crescente

Le nuove normative facilitano lo sviluppo delle applicazioni di gestione e archiviazione Documentale Sostitutiva, e i dati confermano un bisogno da soddisfare per un gran numero di aziende.

scansione documenti

La gestione aziendale oggi si trova ad affrontare nuove ma importantissime problematiche interne: eccesso di documentazione cartacea, archivi poco pratici, alti costi di messaggistica interna ed esterna.
Lo sviluppo dell’ICT ha così portato all’ideazione di soluzioni in grado di:

  • ridurre drasticamente i costi di gestione e di archiviazione di tutti i documenti fiscali relativi a ciclo attivo e passivo, registri contabili e altro ancora, eliminando gli originali e le copie cartacce tramite la sostituzione con un documento digitale, con valenza legale (normative sulla Conservazione Sostitutiva emanate all’inizio del 2004 )
  • semplificare e rendere meno costose le attività legate alla messagistica (invio di fatture, circolari, direct marketing ecc…)
  • massimizzare l’efficienza del customer service
  • soddisfare l’esigenza di un archivio documentale flessibile, semplice da gestire, in grado di costituire un vero e proprio punto di riferimento per tutto il personale interno all’azienda e per i collaboratori esterni

Soluzioni spesso realizzate in outsourcing, atte a garantire alle aziende una pronta risposta allo sviluppo di quei macrotrend identificati all’inizio di quest’anno dagli analisti Gartner e di Idc(due delle maggiori società di analisi e ricerca per il settore informatic).
Secondo una ricerca condotta da Xplor Italia Research è emerso che:

  • il 7,5% dei documenti va perso e che il 3% ulteriore viene archiviato erroneamente
  • nelle aziende un addetto spende in media 25 ore per ricostruire un documento perso e 400 ore/anno per cercare quelli che non si trovano
  • si ritiene che in media si perda 1 documento su 20 e che si producano 19 copie di uno stesso documento

E’ evidente che la trasformazione degli archivi cartacei in archivi elettronici con il medesimo valore legale comporta una serie di vantaggi: risparmio in termini di spazio fisico (in quanto non sarete più obbligati a tenere copia cartacea dei documenti) e tempo di ricerca e consultazione dei documenti, maggiori garanzie di privacy e sicurezza, migliore condivisione delle informazioni. Si prevede, infatti, uno sviluppo tale dell’ICT e dell’utilizzo di strumenti informatici in ragione degli obblighi di compliance stabiliti dagli accordi incrociati tra Europa e USA, che molte aziende dovranno valutare in modo più strutturato l’opportunità di portare all’esterno alcune attività.

E anche il mercato italiano con aziende come Faber System si prepara alla sfida con soluzioni flessibili finalizzate alla razionalizzazione dei processi e ad una significativa riduzione dei costi. Oltre ad operare come agente e partner Postel, Faber System è in grado di gestiree in completo outsourcing l’inoltro di documenti e file di spool dei clienti per la trasmissione Postel/e-mail/Fax/Sms/Edi/Gestione Repository con la relativa archiviazione ottica (sostitutiva).