Responsabile della conservazione dei documenti informatici: chi è e cosa fa

11/02/2021

Il responsabile della conservazione dei documenti informatici è una figura fondamentale all’interno di un’azienda. Vediamo insieme la sua natura, quali sono i suoi compiti principali e cosa prevede la normativa in materia di responsabilità civile e penale.

Electronic signature concept vector illustration.

La conservazione dei documenti informatici, detta anche conservazione sostitutiva, rappresenta quel processo di elaborazione che consente di memorizzare nel tempo su supporti ottici atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

Tale procedura deve garantire la leggibilità e l’integrità del documento, l’identificazione certa dell’autore, nonché l’ordine cronologico in base alla data in cui i documenti sono stati formati. Di tutto questo se ne occupa il responsabile della conservazione dei documenti informatici, il quale, apponendo la sottoscrizione elettronica e la marca temporale, garantisce il corretto svolgimento della procedura.

Il responsabile della conservazione dei documenti informatici: le mansioni principali

La figura del responsabile della conservazione dei documenti informatici (PRONTO)


Leggi anche: Mutuo prima casa: cosa posso detrarre e quali documenti presentare

Il responsabile della conservazione dei documenti informatici ha due mansioni principali per garantire il corretto svolgimento della procedura: apporre la sottoscrizione elettronica e la marca temporale.

La sottoscrizione elettronica rappresenta la firma digitale ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la certezza sull’identità del firmatario e sull’integrità del documento.

Per marca temporale, invece, si intende l’informazione contenente la data e l’ora associata ad uno o più documenti informatici.

L’esistenza di tali elementi peculiari determina la validità legale e/o fiscale del documento e consente di differenziare il processo di conservazione da quello di archiviazione elettronica.

Nello svolgimento dei suoi compiti, in particolare, il responsabile definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia di documenti da conservare digitalmente (analogici o informatici), utilizzando procedure autonomamente realizzate, personalizzate tramite il proprio sistema operativo, con l’unico vincolo che queste ultime siano documentate.

Non sono richiesti particolari standard per i supporti di memorizzazione. Gli unici obblighi cui il responsabile deve uniformarsi sono l’impiego del riferimento temporale e della firma digitale.

Tutti i compiti del responsabile della conservazione sostitutiva

hacking-2964100_1920

Precisamente, i suoi compiti sono:

  1. archiviare e rendere disponibili, in relazione ad ogni supporto di memorizzazione, le seguenti informazioni:
      • la descrizione dei contenuti di tutti i documenti;
      • la descrizione e l’identificazione del responsabile della conservazione;
      • la descrizione e l’identificazione delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, indicando i compiti di queste ultime;
      • l’indicazione delle copie di sicurezza;
  2. verificare il funzionamento corretto del sistema e dei programmi di gestione;
  3. adottare tutte le misure che si rendono necessarie per assicurare la sicurezza fisica e logica del sistema deputato alla conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
  4. definire e trascrivere tutte le procedure di sicurezza che permettono di rispettare le norme che regolano l’apposizione del riferimento temporale;
  5. assicurare che sia presente un pubblico ufficiale in tutti quei casi in cui sia previsto il suo intervento, garantendo a quest’ultimo tutta l’assistenza e le risorse necessarie per il compimento delle sue attività;
  6. verificare, con cadenza periodica non superiore ai cinque anni, la leggibilità effettiva dei documenti conservati, provvedendo, quando sia necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

Il documento conservato deve essere reso disponibile in qualunque momento e può essere esibito su supporto cartaceo o per via telematica.


Potrebbe interessarti: Tari 2021: come si calcola, chi paga e quando scade

Le responsabilità a carico del responsabile

businessman-unlocking-a-lock-on-the-touch-screen-min

Per quanto riguarda la conservazione dei documenti fiscali, il responsabile è tenuto, se espressamente delegato dal contribuente, a trasmettere all’Agenzia delle Entrate una comunicazione contenente l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale.

In merito, si puntualizza che la responsabilità fiscale e tributaria resta a carico del contribuente; quella operativa è, invece, del responsabile.

Il responsabile della conservazione di norma non si identifica con l’autore del documento informatico, salva la facoltà di quest’ultimo di designare un terzo quale soggetto emittente del documento informatico. Nel caso in cui l’emittente sia una persona giuridica, il responsabile della conservazione potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio o un amministratore), sia un terzo esterno all’ente.

Il legislatore non ha previsto una disciplina ad hoc che regoli il rapporto tra il responsabile della conservazione e il soggetto emittente. In merito, è opportuno distinguere due ipotesi.

Il primo caso è quello in cui il responsabile gestisce il sistema di conservazione avvalendosi prevalentemente del proprio lavoro. Tale fattispecie qualifica un contratto d’opera. In tal caso, la prestazione eseguita rappresenta un’obbligazione di risultato, pertanto il responsabile è tenuto a garantire la perfetta e corretta funzionalità del sistema di conservazione.

In considerazione delle dimensioni del sistema di conservazione e dei conseguenti onerosi adempimenti, il responsabile ha però la facoltà di delegare parte dei propri compiti ad altri soggetti pubblici o privati. In questo caso si delinea un contratto di mandato tra il responsabile della conservazione sostitutiva e il soggetto che è stato delegato a compiere determinate attività.

Potrà trattarsi esclusivamente di un mandato con rappresentanza, quindi il mandatario dovrà agire sempre in nome e per conto del responsabile. Pertanto, le funzioni esercitate dal soggetto delegato avranno efficacia diretta nella sfera giuridica del responsabile della conservazione. Da ciò ne consegue che in caso di danni cagionati al committente risponde sia il mandatario che il responsabile.

 

Luca Paolucci
  • Laurea in Economia e Management
  • Laureando in Management Internazionale
  • Esperto di: Politica, Economia e Detrazioni Fiscali
Suggerisci una modifica