Come spedire una fattura via e-mail

Per facilitare lo sviluppo e la diffusione dell’e-commerce in Italia è oggi possibile, rispettando determinati criteri, spedire una fattura via e-mail. Vediamo come farlo nel modo più corretto possibile.

Per snellire le operazioni contabili, tenendo conto della diffusione dei mezzi informatici, la normativa italiana cerca facilitazioni per le aziende che operano online.

A tal proposito, il Ministero delle Finanze ha concesso la possibilità di inviare fatture tramite posta elettronica, a patto che tali documenti rispettino determinate caratteristiche.

Vediamo nello specifico come fare e quali sono i vincoli da rispettare.

Fatture via e-mail: la normativa italiana

Il Ministero delle Finanze ha da poco autorizzato la trasmissione attraverso mezzi elettronici della copia della fattura spettante al cliente.

In realtà, la normativa non contemplerebbe in modo specifico una simile trasmissioni di dati fiscali, ma il Ministero, tenendo conto dell’oramai ampia diffusione dei mezzi informatici, ha ammesso che per ‘consegna’ o ‘spedizione’ della fattura si possa intendere anche la trasmissione tramite posta elettronica o altri strumenti.

In sostanza viene riconosciuta la legittimità dei dati trasmessi per via informatica, fermo restando il rispetto della regolamentazione di operazioni rilevanti ai fini dell’Iva (ovvero i dati contenuti nel documento conservato dall’emittente e in quello inviato al cliente devono essere i medesimi).

Vengono peraltro concesse alcune differenze nella disposizione formale dei dati nel caso le tecnologie differenti utilizzate lo richiedano. Il contenuto, però, non può mai variare.

Fatture elettroniche: i criteri da rispettare

La fattura emessa in via elettronica ha comunque valore solo se rispetta alcune caratteristiche irrinunciabili. Deve infatti contenere:

• Ditta;
• Indirizzo di residenza o di domicilio dei due soggetti coinvolti. In caso di privati, nome e cognome o ragione sociale;
• Numero della partita Iva dell’emittente;
• Descrizione dei beni o dei servizi oggetti della transazione: quantità, natura e qualità;
• Tutti i dati necessari per la determinazione precisa dell’imponibile (corrispettivi, si escludono invece premi e beni ceduti a titolo di sconto);
• Aliquota applicata e determinazione dell’imposta da versare;

Nel caso si scelga questa soluzione occorre prestare attenzione per quanto riguarda il momento in cui la fattura si ritiene emessa e ricevuta, momento dal quale scaturiscono gli obblighi Iva.

Si ricordi quindi che una fattura si considera:

• Effettuata nel momento stesso in cui la si trasmette. Va quindi registrata entro quindici giorni dall’atto di emissione ed occorre includere le relative operazioni nelle liquidazioni periodiche per il versamento dell’Iva.
• Ricevuta nel momento in cui pervengono effettivamente i dati al destinatario e comunque non oltre i cinque giorni successivi alla trasmissione dei dati stessi. La fattura, per poter detrarre l’Iva a credito, andrà quindi ugualmente registrata.

Documenti fiscali online: gli altri casi

Non può invece avvenire lo stesso per altri documenti fiscali come ricevute o scontrini. Le motivazioni stanno proprio nella legislazione che regola tali documenti.

Le ricevute infatti, per essere valide, devono essere fornite esclusivamente dalle tipografie autorizzate e dotate di numero progressivo e prefissi alfabetici di serie.

Per quanto riguarda lo scontrino fiscale, anch’esso, per avere valore legale, deve essere rilasciato solo da registratori di cassa appositamente autorizzati e dotati di memoria fiscale indelebile.

Restrizioni che non riguardano, come abbiamo appena visto, le fatture fiscali.