Cloud e Remote Storage: vantaggi e consigli

Durante le nostre trasferte o i periodi di vacanza possiamo utilizzare i servizi di storage remoto. Impariamo a sfruttarne le potenzialità in modo da avere i documenti sempre a portata di mouse

Chi non può permettersi un intero mese di ferie deve prepararsi a portare il proprio ufficio anche nel luogo di vacanza. Niente paura, non stiamo parlando di un trasloco di mobili e PC anche sulla spiaggia! Per fortuna c’è Internet, che offre mille risorse e consente di creare un archivio dei propri documenti online, da tenere sempre al sicuro e avere a disposizione da qualsiasi posto del mondo. La soluzione arriva dai servizi di storage online, pensati per memorizzare ogni tipo di file e perfetti per il lavoro da ufficio. Si tratta di strumenti semplici da utilizzare, che offrono funzioni avanzate per avere tutti i propri dati sempre a portata di mano!

Semplice ed efficiente

Chi non ha mai usato un servizio di storage online potrebbe confondere uno strumento di questo tipo con gli spazi web destinati alla creazione di siti Internet o al file sharing. Sebbene tutti i casi citati abbiano dei punti in comune, un hard disk online è uno spazio web pensato per essere usato proprio come un disco USB, o come una pen drive: accedendo al proprio spazio è possibile creare nuove cartelle, memorizzare documenti o spostarli tra le varie directory, rinominare o eliminare i file.

Insomma, tutto ciò che si può fare con un hard disk USB è possibile anche con un hard disk online. Naturalmente per usare un servizio di questo tipo è necessario avere a disposizione una connessione ad Internet, oggi disponibile facilmente, acquistando una Internet Key o collegando il portatile al proprio cellulare UMTS .
Naturalmente ci si potrà appoggiare anche ad un Internet point per i trasferimenti di file pesanti in termini di MB.

Salvare sul web o sulla pen drive?

Portare con se i propri documenti oggi non è certo un problema, grazie a pen drive e hard disk USB con capacità enormi, che consentono di avere in mano migliaia di file di grandi dimensioni. Ma la pen drive è uno di quegli oggetti che al momento del bisogno non si ha mai con se! Si lavora con un collega o presso uno dei propri clienti, sulla spiaggia o nella verde località di montagna e ci si accorge che la chiavetta contenente la relazione da inviare è scomparsa, o semplicemente è rimasta in ufficio. O ancora, la chiavetta è nella borsa, ma non c’è quel file tanto importante. Grazie all’hard disk online basta avere una connessione ad Internet per collegarsi al proprio disco sul web e avere in un attimo tutti i file caricati prima di allontanarsi dall’ufficio.

Ma il vero vantaggio nell’utilizzo di un servizio di storage online è la possibilità di condividere i documenti con altre persone: oggi purtroppo, si lavora anche ad agosto, sebbene molti si spostino nelle località di vacanze. Scambiare documenti, relazioni, presentazioni e qualsiasi altro tipo di file, con persone che si trovano a chilometri di distanza diventa così un grande problema. Grazie ad un servizio di storage è possibile condividere i documenti con altre persone, configurando l’hard disk online in modo che colleghi, clienti e amici, possano accedere solo ad alcune cartelle, in base ai diversi diritti loro assegnati. Grazie ad un servizio di questo tipo quindi, non è necessario inviare i file per e-mail, ma è possibile avere ogni documento sempre disponibile sul web.

Massima sicurezza online

Ma i vantaggi nell’uso di un hard disk online non finiscono qui! Servizi di questo tipo sono scelti anche da chi desidera la massima sicurezza per i propri dati, qualora si trattino documenti importanti o riservati. Memorizzando i propri file su una chiavetta o sull’hard disk online, si riesce ad ottenere un buon livello di sicurezza solo attivando la crittografia, funzione disponibile soltanto su alcuni dispositivi di memorizzazione. Impostando una password per l’accesso al drive, oppure lasciando la pen drive o l’hard disk USB “liberi”, come avviene nella maggior parte dei casi, chiunque entri in possesso del dispositivo potrà copiare o modificare i documenti in esso contenuti senza alcuna difficoltà. Memorizzando invece i propri file su un hard disk online, si potrà accedere ai documenti solo possedendo i dati dell’account, o come ospiti, per la visualizzazione di alcuni file pubblici. I servizi di storage migliori inoltre, forniscono servizi di crittografia dei dati, per renderli sicuri contro ogni tipo di intrusione. Qualcuno inoltre, si preoccupa che i dati memorizzati online possano essere prelevati dagli amministratori del servizio ed usati in modo illecito: in realtà questo non è possibile, perchè nei migliori servizi anche gli amministratori dello storage online hanno delle limitazioni nell’accesso ai file.

Documenti sparsi per la rete!

Chi desidera la massima sicurezza può utilizzare un servizio alquanto particolare, disponibile da poco tempo ed implementato da LaCie (l’azienda nota per gli hard disk USB) e Caleido, società che detiene il marchio Wuala. Grazie al software Wuala (www.wuala.com/en/download) gli utenti possono mettere a disposizione una parte del proprio hard disk, creando una sorta di rete di file sharing pensata proprio per i documenti. Aprendo uno dei propri file attraverso Wuala, il servizio penserà al recupero delle varie parti del documento, che sarà disponibile immediatamente sul proprio PC.

Office anche su Internet

Alcuni servizi di storage online, come l’ottimo Google Documenti, mettono a disposizione dei propri utenti diversi strumenti di produttività, per lavorare con i file memorizzati, modificarli o crearne alcuni nuovi. Google Documenti offre un ambiente di lavoro in cui è possibile creare cartelle, organizzare i file caricati e persino creare nuovi documenti compatibili con Office. Questa caratteristica rende Google documenti la scelta ideale per lavorare in vacanza anche con un piccolo netbook, senza occupare spazio sull’hard disk con pesanti applicazioni da ufficio. L’uso del servizio è molto semplice: basta attivare un account Gmail, alla pagina http://mail.google.com/mail/signup, per ottenere un indirizzo sull’ottima casella di posta elettronica ed accedere a tutti gli strumenti offerti gratuitamente da Google.Gigabyte gratis sul Web Uno dei migliori servizi di storage online è senza dubbio Spideroak (https:// spideroak.com/), un servizio che offre fino a 2 GB di spazio per i dati (sufficiente per memorizzare centinaia di documenti Office e molti altri tipi di file) e che fornisce inoltre funzioni avanzate per i professionisti più esigenti. Chi pretende davvero il massimo, ora può ottenerlo! Con Spideroak, infatti si può conquistare lo spazio di un hard disk, cioè ben 100 GB, con una spesa di 10 dollari al mese. Per potersi avvelere di questo servizio è necessario registrarsi ed in seguito scaricare il plugin da installare sul PC per la gestione dei file online. Con una sola registrazione sarà possibile impiegare Spideroak su tanti altri computer!

Ecco il client

Dopo avere scaricato il tool, facendo clic su Download nella pagina principale del sito, si avvia l’installazione e si segue la procedura guidata selezionando Next, fino ad arrivare al pannello SpiderOak User Account Setup, in cui inserire i dati personali e un nome per il PC.

Creiamo l’account

In questo pannello deve essere digitato nome utente e password, nelle caselle Username e Password, confermando con il pulsante Next. È importante ricordare di leggere le note sull’uso dei dati e della password, operazione da confermare spuntando la casella in basso.

Configuriamo il servizio

Pannello principale

L’interfaccia di Spideroak è piuttosto semplice: a sinistra è possibile scegliere le categorie di dati (per effettuare una classificazione dei file già memorizzati o presenti sul proprio PC); nel pannello a destra è possibile selezionare i documenti da copiare sullo spazio online.

Copiare i dati

Arrivati a questo punto, possiamo copiare online i primi documenti che utilizzeremo durante le ferie: basta semplicemente selezionare i file o le directory di cui effettuare l’upload e di seguito confermare l’operazione con il pulsante Save nella sezione BACK UP.

Un attimo di pazienza
La copia dei dati dal proprio PC allo spazio di Spideroak può richiedere pochi secondi o molti minuti, in base al numero di megabyte ed alla velocità della connessione. Dalla sezione STATUS, comunque, è possibile ottenere informazioni sullo stato dell’operazione.

L’ufficio sul Web!

Durante le vacanze, o in qualsiasi altro momento, è sufficiente connettersi a Spideroak e aprire la sezione VIEW, per avere a disposizione tutti i documenti caricati sul servizio. Per scaricare un documento in locale, è sufficiente selezionarlo e fare clic su Download (Remove per eliminarlo).

Condivisione

Grazie a SpiderOak è possibile condividere i file caricati con i colleghi o altre persone, per lavorare insieme anche da diversi posti del mondo! Basta andare al tab SHARE, immettere una password, in Enter New ShareID, fare clic su Next e confermare con Finish.

Collaborazione

In ShareID immettere l’identificativo appena creato, assegnare un nome alla stanza in ShareRoom e una chiave di accesso in RoomKey. Selezionare Indefinitely nel menu a tendina e scegliere i file da condividere con Select. La stanza è creata, infine, selezionando